如何引用私人沟通和电子邮件
电子邮件、访谈、电话通话和短信等私人沟通需要特殊的引用处理方式，因为读者无法自行查阅这些来源。本指南讲解如何在APA、MLA和芝加哥格式中引用这些来源。
什么是私人沟通？
私人沟通是指读者无法获取的私下交流，包括：
- 私人电子邮件和邮件往来
- 私人访谈（面对面、电话或视频）
- 电话交谈
- 短信和即时消息
- 私人信件
- 非公开的备忘录
- 社交媒体私信
由于读者无法获取私人沟通内容，大多数引用格式对其的处理方式与已发表的来源不同。有些格式仅在正文引用中提及，而另一些则要求完整记录。
APA格式：私人沟通
APA第7版基本规则
在APA格式中，私人沟通仅在正文中引用，不会出现在参考文献列表中。这是因为读者无法查阅或核实这些来源。
正文引用格式：
(名字首字母. 姓, personal communication, 月 日, 年份)
APA示例
私人电子邮件
正文引用（括号形式）：
Research shows significant improvements in student outcomes (M. Johnson, personal communication, January 15, 2024).
正文引用（叙述形式）：
M. Johnson (personal communication, January 15, 2024) indicated that student outcomes improved significantly.
私人访谈
正文引用：
According to the director, the program has exceeded expectations (S. Lee, personal communication, February 10, 2024).
电话交谈
正文引用：
The new policy takes effect immediately (R. Martinez, personal communication, March 5, 2024).
短信
正文引用：
The meeting was rescheduled to next week (K. Chen, personal communication, April 12, 2024).
重要的APA注意事项
- 使用名字首字母和姓氏，切勿仅使用首字母或仅使用姓氏
- 务必注明确切日期（月 日，年份）
- 切勿将这些内容纳入参考文献列表
- 如果该沟通内容是可查阅的（已发布在线或已存档），则应采用不同的方式引用
MLA格式：私人沟通
MLA第9版基本规则
与APA不同，MLA要求私人沟通出现在引用著作列表中。请清楚描述沟通的媒介。
MLA示例
私人访谈
引用著作：
Rodriguez, Maria. Personal interview. 15 Jan. 2024.
正文引用：
(Rodriguez)
电子邮件
引用著作：
Johnson, Michael. "Re: Research Project Update." Received by Sarah Thompson, 22 Feb. 2024.
正文引用：
(Johnson)
电话访谈
引用著作：
Davis, Robert. Telephone interview. 10 Mar. 2024.
正文引用：
(Davis)
短信
引用著作：
Chen, Kevin. Text message to the author. 5 Apr. 2024.
正文引用：
(Chen)
信件
引用著作：
Williams, Jennifer. Letter to the author. 18 May 2024.
正文引用：
(Williams)
芝加哥格式：私人沟通
芝加哥第17版基本规则
芝加哥格式会在脚注/尾注中列出私人沟通，但通常不会将其纳入参考书目。不过，某些类型的私人沟通可能会被纳入参考书目。
芝加哥示例（注释-书目体系）
私人访谈
脚注/尾注：
1. Patricia Brown, interview by author, January 20, 2024.
参考书目（如内容充分）：
Brown, Patricia. Interview by author. January 20, 2024.
电子邮件
脚注/尾注：
2. Michael Johnson, email message to author, February 15, 2024.
参考书目（通常省略）：
（邮件往来通常不纳入参考书目）
电话交谈
脚注/尾注：
3. Robert Davis, telephone conversation with author, March 10, 2024.
芝加哥示例（作者-日期体系）
在作者-日期体系中，私人沟通的引用方式可以与注释-书目体系类似，也可以在正文中标注为"personal communication"。
正文引用：
(Maria Rodriguez, pers. comm.)
或使用完整信息：
Maria Rodriguez (personal communication with author, January 15, 2024) stated that...
已发表访谈与私人访谈的区别
区分你亲自进行的私人访谈与已发表的访谈至关重要：
你亲自进行的私人访谈
这些属于未发表的私人沟通。请遵循你所用引用格式中关于私人沟通的规则。
已发表访谈
发表在杂志、报纸、网络或广播中的访谈，应按已发表来源的类型引用，而非作为私人沟通引用。
APA示例（已发表访谈）：
Gates, B. (2024, January 10). The future of technology [Interview]. In Tech Today. https://www.techtoday.com/gates-interview
快速参考表
| 沟通类型 | APA | MLA | Chicago |
|---|---|---|---|
| 电子邮件 | 仅正文引用 | 引用著作条目 | 仅注释 |
| 访谈 | 仅正文引用 | 引用著作条目 | 注释+可选参考书目 |
| 电话通话 | 仅正文引用 | 引用著作条目 | 仅注释 |
| 短信 | 仅正文引用 | 引用著作条目 | 仅注释 |
特殊注意事项
知情同意与伦理
在引用私人沟通（尤其是访谈）时，请考虑其中的伦理影响：
- 在引用他人的私人沟通之前，先取得许可
- 某些机构审查委员会（IRB）要求研究访谈需征得同意
- 如涉及敏感话题，请考虑对来源进行匿名化处理
- 尊重保密协议和职业界限
匿名或保密来源
当你必须保护来源身份时，请谨慎处理：
APA处理方式：
(Anonymous healthcare worker, personal communication, March 15, 2024)
MLA处理方式：
Anonymous. Personal interview. 15 Mar. 2024.
群发邮件或备忘录
对于发送给多个收件人的邮件或内部备忘录，请说明背景：
APA示例：
(J. Smith, personal communication to project team, April 10, 2024)
社交媒体私信
社交媒体平台上的私信属于私人沟通：
APA：
(M. Rodriguez, personal communication, January 20, 2024)
MLA：
Rodriguez, Maria. Direct message to the author. 20 Jan. 2024.
视频通话和虚拟会议
Zoom通话、Skype交谈及其他视频沟通方式：
MLA示例：
Thompson, Sarah. Video call with the author. 5 Feb. 2024.
最佳实践
- 保留记录 - 保存沟通的邮件、笔记或录音（需征得许可）
- 记录确切日期 - 记录沟通发生的具体日期
- 使用全名 - 尽可能包含名和姓
- 清楚描述媒介 - 说明是电子邮件、电话、短信等
- 保持一致 - 对所有私人沟通使用相同的格式
- 核实准确性 - 尽可能与来源核实细节
应避免的常见错误
- 在APA参考文献列表中包含私人沟通 - 它们应仅出现在正文引用中
- 遗漏日期 - 务必注明确切日期
- 使用模糊的描述 - 请明确说明沟通类型
- 未经许可即引用 - 在适当情况下取得同意
- 将已发表的访谈当作私人沟通处理 - 已发表的访谈性质不同
- 忘记区分媒介 - 请说明是电子邮件、电话、访谈等
何时应使用替代来源
私人沟通在学术写作中存在局限性，因为读者无法核实它们。请尽可能考虑以下替代方案：
- 以已发表的访谈代替私人访谈
- 以已发表的报告或新闻稿代替私人邮件
- 以会议报告或网络研讨会代替私下交谈
- 以社交媒体公开帖子代替私信
仅在信息独特、对你的论证至关重要，且无法从已发表形式获取时，才主要使用私人沟通作为来源。