如何用 Chicago 格式引用档案与一手资料

简要回答：如何用 Chicago 引用档案

脚注先写具体的一件：写信人致收件人、有题名的文件，或简短描述，然后是日期。其后从检索工具抄下系列、馆藏、标识号和收藏机构——整篇论文只用一种顺序。参考文献写馆藏名，不要逐封信列出，除非你只引用了其中一件。

CMOS 18 §14.119 给出本页每个示例所遵循的识别规则。各大学的 CMOS 18 指南转述手册原文：

CMOS 18 §14.120 接着把工作分给注释和列表：

该用哪一套 Chicago 体系

历史、文学、艺术史以及大多数其他人文学科课程要求 Notes-Bibliography：带编号的脚注或尾注、首次完整引用之后的缩略注释，以及馆藏参考文献。社会学、教育学和一些社会科学期刊要求 Author-Date。建立在 Chicago 之上的学生手册 Turabian 仍按 CMOS 17 讲述第 9 版；Turabian 10 已经宣布，但还不是现行学生用书。档案格局——注释先写该件、列表写馆藏——正是 CMOS 18 保留的同一格局。同一篇论文里不要把脚注和括号式 author-date 混用。若课程大纲未说明，就对齐你投稿的期刊——或历史系的默认，即 Notes-Bibliography。

Notes-Bibliography：CMOS 官方示例

CMOS 18 §§14.127–14.128 印出大学 CMOS 18 指南仍在使用的同一组三个长期示例。它们不是编造的教学案例。照抄标点：注释用逗号，参考文献用句点，memorandum 这类属类描述不加引号。带真实题名的独立未刊草稿是另一回事——那一页是如何用 Chicago 引用手稿（CMOS 18 §14.114）。

手稿馆藏中的信件

信件以写信人、单词 to 和收件人起笔。除非你需要把信与电报或备忘录区分开，CMOS 不加 letter 一词。官方范本是 University of Georgia Library 所藏 Phillipps Collection of Egmont Manuscripts 中 James Oglethorpe 写于 13 January 1733 的信：

昆士兰大学的 CMOS 18 notes-and-bibliography 指南在收藏机构之后印出同一条 Oglethorpe 注释，并加上 (hereafter cited as Egmont MSS)——这是 CMOS 认可的、引入你将反复使用的短馆藏标签的方式。若你只引这一封信，CMOS §14.120 允许信件本身出现在参考文献中。若你引用多件 Egmont 材料，参考文献只写一次馆藏。

具名案卷中的备忘录

当它不是信件时，写出体裁。CMOS 的第二个官方示例是 Horace Kallen Papers 中 Alvin Johnson 1937 年的 memorandum。YIVO 为这批文稿编写的检索工具（RG 317）使用略有不同的馆藏题名，并要求文件夹号。保留 CMOS 逗号，但在引用真实案卷时优先采用收藏机构的现行名称：

CMOS 的 file 36 / Horace Kallen Papers 一行是手册标本。检索工具的首选引用，才是第二位研究者在 YIVO 实际会用的写法。若你打开的是 folder 732（该检索工具中的 Alvin Johnson 往来信函案卷），就写那个文件夹号——不要把「file 36」当装饰留下。检索工具在 yivoarchives.yivo.org。

家族馆藏中的装订册

当该件是一册而不是单页时，CMOS 把册次说明留在注释里，参考文献仍列馆藏。第三个官方示例是 Massachusetts Historical Society 所藏 Paul Revere 的 waste books。该会的 Revere Family Papers 指南（fa0017；缩微胶卷 P-230）将这两册题为 Wastebook and memoranda, Boston, 3 Jan. 1761–10 Oct. 1783 与 Wastebook, Boston, 2 Aug. 1783–7 Aug. 1797。CMOS 把同一跨度圆整为 1761–83 和 1783–97：

若你用的是缩微胶卷或 History Vault 扫描件，而不是阅览室里的装订原册，就写明。CMOS 仍要求参考文献列出馆藏；该会的首选行才是后来读者会去检索的定位信息。

检索工具上该抄下什么

CMOS 18 并不发明一套通用的盒—文件夹顺序。它点出稳定要素，并要求你保持一种序列。抄收藏机构的标签，不要凭记忆改写。

• 该件（§14.119）。 信件写出发信人与收件人；文件若有题名则加引号；否则用不加引号的短描述（memorandum、diary entry、photograph）。
• 日期（§14.122）。 件上的日期。若检索工具只给出年份，就用年份。若没有任何依据，写 n.d.。形如 [ca. 1865] 的方括号估年，仅当目录或内部证据支持时才允许。
• 系列（若该机构使用系列）（§14.119）。 你并未实际查阅的系列不要写。
• 馆藏题名（§14.121）。 用检索工具印出的具体名称——Abraham Lincoln Papers，而不是笼统的「林肯手稿」。
• 编号（§14.123）。 盒、文件夹、案卷、卷轴或册次——只写收藏机构自己使用的标识。不要为了让注释看起来完整而编造文件夹号。
• 收藏机构与地点（§14.125）。 写出收藏机构。当两家机构可能混淆时补上城市。CMOS 18 取消了图书的出版地；它并未取消档案所在地。

美国国会图书馆为 Abraham Lincoln Papers 编写的检索工具（ms009304，2021 年 11 月修订）用一句话写出该机构自己偏好的引用：

优先采用那套措辞，再在周围保持 CMOS 标点。Handle hdl.loc.gov/loc.mss/eadmss.ms009304 是稳定标识；目前会重定向到手稿部的检索工具记录。若公开目录没有给出容器号，就省略。

一封可以回溯的数字化信件

CMOS 18 规定，在线查阅的馆藏与实体馆藏形式相同，再加 URL 或数据库名。使用该件的持久 URL，不要用你落到的检索页。Abraham Lincoln 写给 Horace Greeley 的 22 August 1862 信件，是 Library of Congress Abraham Lincoln Papers 中的真实文件（条目标识 mal4233400）。LOC 记录是这封信的剪报，不是林肯的发信手稿。引用你实际使用的对象：

本页旧版把 Thomas Jefferson 写给 John Adams 的 27 June 1813 信件挂到 Library of Congress 的「Box 45, Folder 3」。信是真的；那组盒—文件夹号并不出现在公开的 LOC 记录上。若目录没有给出容器号，就省略。从此环境访问 loc.gov 条目页常常会遇上机器人验证；把 mal4233400 当作目录标识，不要当成 HTML 页已为你加载的断言。

日记：引用你读过的那一份

日记条目是描述，不是加引号的题名：diary entry, 1 January 1785。馆藏仍写入参考文献。Martha Ballard 1785–1812 年的日记是真实馆藏。DoHistory 仍写明，两册原装订本在奥古斯塔的 Maine State Library，索书号 Ms B B189——不是本页更早版本所写的 Maine State Museum。Laurel Thatcher Ulrich 的 A Midwife's Tale（Knopf, 1990）是关于这本日记的已出版著作。引用你笔记中的那一份：

若信件或日记已经出版，除非你能说明为何核阅原件——笔迹、编者默删的一段，或印刷本规范化过的日期——CMOS 要求引用已出版版本。这是已刊与未刊的陷阱，不是风格偏好。

档案馆藏中的照片

用收藏机构的题名，不要用后来的俗称当标题。Dorothea Lange 1936 年 3 月拍摄 Florence Owens Thompson 的照片常被称作 "Migrant Mother." Library of Congress 印刷与照片部记录按 Farm Security Administration 说明题名，并将扫描件发布为条目 2017762891：

你可以在正文里提及俗称。不要在注释里用它替换目录题名。对于不在档案馆藏中的已出版插图，使用 CMOS 第 14 章的插图各节，而不是本页的手稿馆藏格局。

National Archives 的 record group

NARA 的联邦档案按 record group 编排，不按人名姓氏。CMOS 18 §14.119 仍然适用，但 NARA 自己的 General Information Leaflet 17（2010 年修订；PDF 才是可引文本）才是第二位研究者实际会用的定位信息。活页上的这条规则，正是学生常跳过的：

GIL 17 要求写出该件、file unit、系列、subgroup、record group（名称与编号）以及收藏机构。各层之间用分号隔开。活页自己的文本档案示例是这封 1871 年司法部信件：

那是 NARA 的定位写法，不是 CMOS 注释。在 Chicago 论文里，保留 CMOS 的逗号和句式，但不要为了写「RG 60, Box 12」而丢掉系列和 record group。已出版的法规、听证会和法院意见属于政府文献或法律引用，不是你并未打开的档案案卷。

总统图书馆不是家族馆藏

GIL 17 第 6 条是学生常压扁成「LBJ Papers, Box 12」的例外。对捐赠给 Presidential library 的文稿，先引记录或文件夹题名，再写 White House file、这批文稿，以及具名的图书馆。活页自己的例子是这份 1964 年 Lee White memorandum：

写出活页所写的馆舍名。后续引用可在你已介绍之后使用活页自己的缩写——FDRL、NAB、NACP、RG。

数字化的 NARA 案卷：GIL 17 与 CMOS

GIL 17（2010）仍在谈论 Archival Research Catalog（ARC）。该目录现为 National Archives Catalog。保留活页的定位层次；若你是这样取回文件的，就换上现行 Catalog 标识。GIL 17 还要求为网络副本写查阅日期。CMOS 18 不要求：访问日期用于无日期的网络内容，而不是已经自带日期的稳定档案条目 URL。

在 Chicago 历史论文里，注释形状遵循 CMOS，并加上 Catalog URL。只有在教师或收藏机构要求采用 NARA 自己的形式时，才补上 GIL 17 的查阅日期。本页旧版为 Record Group 267 中的 Brown v. Board of Education 编造了「Box 5, Folder 3」。RG 267 是 U.S. Supreme Court；那组盒—文件夹号不是一条引用。若你并未打开案卷，就引已出版的意见。

数字档案、数据库与会话 URL

在收藏机构之后加上 URL 或数据库名——而不是用它替代馆藏。优先使用 handle、PURL 或条目永久链接。含有 ezproxy 或会话令牌的代理数据库 URL 会失效。若读者只能通过该数据库取回文件，CMOS 可以接受只写数据库名。

• 持久条目 URL。 上文 Lincoln 与 Lange 的注释使用 https://www.loc.gov/item/... 标识。
• 数据库名。 若你只在授权馆藏内打开扫描件（例如 Revere 缩微胶卷所在的 ProQuest History Vault），就写出该馆藏名。不要粘贴代理字符串。
• 检索工具与文件。 引用检索工具是告诉读者你怎样找到那只盒子。引用信件是告诉他们你读了什么。这是两种不同来源。
• 访问日期。 CMOS 要求为无日期的网络内容写访问日期，而不是为已经自带日期的稳定档案条目 URL。对 NARA 网络副本，GIL 17 更严。

引用检索工具本身

当你引用的是馆藏说明而不是其中的一份文件时，把检索工具当作网络文件来引。Lincoln Papers 检索工具是一份真实、有日期的 LOC 文件（2021 年 11 月修订）：

档案馆收藏的口述史访谈

CMOS 18 §§14.108–14.110 把访谈归在受访者名下，再写出访谈者、日期，以及保存录音或誊本的档案馆。Rosa Parks 于 14 November 1985 接受 Blackside, Inc. 访谈，用于 Eyes on the Prize。Washington University Libraries 的 Film and Media Archive、Henry Hampton Collection 将访谈发布为 Interview with Rosa Parks（MAVIS 访谈记录 895；发行于 1985-11-14）：

完整的访谈格局——已出版、播出和未刊——见如何用 Chicago 格式引用访谈。不要把访谈写成笼统的「档案文件」并丢掉访谈者。

档案馆藏的 Author-Date

Author-Date 较少用于未刊馆藏，但 CMOS 18 §14.128 有规定。把具体的一件写进句子。把馆藏——而不是每一份 memorandum——写入文献表。括号里的年份往往是读者查找表项所需的馆藏年或文件年，不是出版年。莫纳什大学的 CMOS 18 Author-Date 指南这样转述官方 Kallen 示例：

若文献表没有 Johnson 条目，就不要硬写成 (Johnson 1937)。表项是馆藏。若你只引用该馆藏中的一件，CMOS 允许该件领起这条文献——与 Notes-Bibliography 中的同一例外。

私人收藏与受限案卷

CMOS 18 §14.129 涵盖不在公共收藏机构的信件和文稿。像其他未刊材料一样引用，再把收藏机构换成 private collection 或 in the author's possession。未经许可不要写出物主或街道地址。一些大学和企业档案馆要求书面许可后才能引用。那是机构规则，不是 CMOS 标点规则——要遵守，若档案馆要求，就在致谢行说明。各大学 CMOS 18 指南用一句话转述地点禁令：

学生实际会踩的坑

• 编造容器号。 盒号与文件夹号来自检索工具或眼前的文件夹签。本页已撤下的 Jefferson、Marshall、NAACP、Woolf、Alice Paul 和 Brown 示例都没通过这项检验。
• 打开了另一份案卷却仍保留 CMOS 标本。 手册里的 file 36 是标本。YIVO 的 Alvin Johnson 往来信函是 RG 317 中的 folder 732。抄你实际使用的文件夹。
• 把 NARA 写成家族馆藏。 record group 加一个盒号不够（GIL 17）。补上系列和 subgroup。写出馆舍名。
• 把总统图书馆压扁成一个姓。 GIL 17 要 White House file 和具名的图书馆，而不是「LBJ Papers, Box 12」。
• 把已出版版本伪装成档案。 若你读的是 Ulrich 或一部印本信件集，就引书。若你读的是手稿，就引手稿。
• 笼统的馆藏题名。 CMOS 14.121 要收藏机构的具体名称。
• 用猜测填补缺失日期。 用 n.d. 或有依据的 [ca. year]。不要为了看起来完整而写下一个笃定的年份。
• 会话 URL。 优先使用 handle、条目永久链接或数据库名。
• 下一文件夹用 ibid. CMOS 18 更主张缩略注释。同一馆藏中的新一件仍需要自己的条目行。
• 访谈没有访谈者。 档案收藏的口述史仍遵循 §§14.108–14.110。

本页与邻近指南有何不同

这个 URL 是针对档案馆藏内部材料的 Chicago 格式指南。如何查找研究用档案 是检索与阅览室指南；它引用 CMOS 只为把你送到这里。如何用 Chicago 引用手稿 涵盖中世纪架号、独立未刊文稿，以及不在具名馆藏中的工作论文。历史引用指南 是学科总览。历史一手资料 讲如何查找数字化历史来源，不讲 CMOS 注释标点。

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