如何为研究查找并使用档案
档案馆保存着对研究而言不可替代的原始资料。本指南将教你如何定位相关档案馆、为访问做好准备、在馆藏中导航，并有效地在研究中使用档案材料。
什么是档案？
档案馆是收集、保存历史文献和记录，并提供访问渠道的机构。与主要收藏已出版材料的图书馆不同，档案馆收藏的是独一无二、未曾出版的原始资料。
你能在档案馆中找到什么
- 个人文件： 信件、日记、期刊
- 机构记录： 会议记录、往来信函、报告
- 政府文件： 官方记录、政策、立法
- 照片与视觉材料
- 音频和视频记录
- 地图与建筑图纸
- 手稿与未出版作品
- 短期出版物： 小册子、海报、传单
档案馆的类型
国家档案馆
保存官方记录的政府档案馆（例如美国的国家档案与记录管理局）。
大学档案馆
保存大学的历史，常常也收藏与研究领域相关的特藏。
特藏图书馆
学术图书馆内收藏的珍本图书、手稿和独特材料。
企业档案馆
企业记录，部分对研究者开放。
宗教档案馆
教会记录、宗教组织文件。
博物馆档案馆
与博物馆藏品和历史相关的馆藏。
社区档案馆
地方历史学会及以社区为基础的馆藏。
查找相关档案馆
从你的主题入手
- 确定关键人物、机构或事件
- 考虑与你的研究相关的地理位置
- 思考谁可能会创建与你主题相关的记录
- 确定你所研究的时间段
搜索工具
- ArchiveGrid： 跨数千家档案馆进行搜索
- Archives Portal Europe： 欧洲档案馆藏
- WorldCat： 搜索档案馆和特藏
- NARA Catalog： 美国国家档案馆目录
- 大学图书馆目录： 特藏与档案
咨询档案管理员
档案管理员是其馆藏方面的专家。可以联系他们以：
- 确认他们是否拥有相关材料
- 获得关于特定馆藏的指导
- 了解访问要求
- 理解检索指南（finding aids）
访问前的准备
研究该馆藏
- 在线查阅检索指南和馆藏说明
- 确定要申请查阅的具体盒号或文件夹
- 阅读该馆藏来源（provenance）的背景信息
- 查看是否有已数字化、可在线获取的材料
了解访问要求
- 注册： 可能需要以研究者身份注册
- 身份证明： 通常需要带照片的身份证件
- 预约： 部分档案馆要求提前预约
- 限制： 部分材料的访问存在限制
- 开放时间： 通常有限，请相应安排行程
准备好你的研究问题
- 你在寻找什么具体信息？
- 你希望回答什么问题？
- 哪些类型的文件会有帮助？
- 你关注的是哪个时间段？
准备好相应的设备
- 笔记本电脑或平板电脑用于做笔记（如获准使用）
- 铅笔（通常禁止使用钢笔）
- 用于手写笔记的笔记本
- 相机或智能手机用于拍照（如获准使用）
- 引用信息记录表或模板
在档案馆中开展工作
阅览室规则
档案馆为保护材料制定了严格的规则：
- 禁用钢笔： 只允许使用铅笔
- 禁止饮食： 甚至水也可能被禁止
- 禁止携带包袋： 通常须使用馆方提供的储物柜
- 小心操作： 有时需要佩戴白手套
- 一次只能查阅一个文件夹： 保持文件原有的顺序
- 不得带走材料： 一切材料须留在阅览室内
- 保持安静： 尊重其他研究者
申请查阅材料
- 填写调阅单，注明馆藏和盒号
- 将申请提交给档案管理员
- 等待材料被取出
- 领取材料时须签收
- 归还材料后才能申请下一批
查阅文件
- 保持文件的原有顺序
- 小心翻页
- 使用提供的书托或压书器
- 如发现任何损坏须告知工作人员
- 不要在文件上做标记或折叠文件
从档案中做笔记
应记录哪些内容
- 馆藏信息： 档案馆名称、馆藏名称/编号
- 盒号和文件夹编号： 引用时必不可少
- 文件详情： 日期、作者、收件人、类型
- 内容笔记： 摘要和要点
- 直接引语： 用引号标注原文表述
- 语境： 各文件之间的相互关系
- 你的分析： 初步想法和关联
拍照指南
- 确认是否允许拍照
- 为保护文件不要使用闪光灯
- 拍摄整页内容，包括边缘部分
- 每张照片都要附带拍下引用信息
- 按盒号/文件夹整理照片
- 部分档案馆的拍照会收费
引用信息
立即记录完整的引用细节：
- 文件的创建者/作者
- 文件标题或描述
- 日期
- 馆藏名称和编号
- 盒号和文件夹编号
- 档案馆名称和所在地
引用档案资料
通用格式要素
- 创建者/作者
- 文件标题或描述
- 日期
- 文件夹和/或盒号
- 馆藏标题和编号
- 保存机构名称和所在地
Chicago样式（档案引用中最常用）
脚注：
1. John Smith to Mary Jones, 15 March 1945, Folder 12, Box 3, Smith Family Papers, University Archives, State University, City, State.
参考文献：
Smith Family Papers. University Archives, State University, City, State.
APA样式
Smith, J. (1945, March 15). [Letter to Mary Jones]. Smith Family Papers (Box 3, Folder 12). University Archives, State University.
MLA样式
Smith, John. Letter to Mary Jones. 15 Mar. 1945. Smith Family Papers, Box 3, Folder 12. University Archives, State University.
数字档案
主要数字档案
- Library of Congress： 数百万件已数字化的藏品
- National Archives（NARA）： 美国政府记录
- Europeana： 欧洲文化遗产
- Digital Public Library of America： 汇聚多方馆藏
- Internet Archive： 网站、图书、媒体资料
- Google Arts & Culture： 博物馆和档案馆藏品
数字档案的优势
- 可随时随地访问
- 可在大型馆藏中进行搜索
- 便于保存和整理图像
- 常常附有文字转录
- 可放大查看细节
局限性
- 只有一小部分材料被数字化
- 数字化内容的选取存在偏向性
- 可能会遗失来自实体排列方式的语境信息
- 质量参差不齐
- 存在版权限制
研究策略
先泛览，再聚焦
- 浏览馆藏，了解其范围
- 确定最有希望的盒号/文件夹
- 深入研究关键材料
- 顺藤摸瓜，追查相关材料
追寻线索
- 留意对其他文件的引用
- 追踪跨馆藏的通信往来人
- 留意相关机构
- 检查你所找到文件中的引用
保持灵活
- 你可能找不到预期中的内容
- 对新的方向保持开放态度
- 记录意外的发现
- 根据发现调整研究问题
伦理与最佳实践
尊重隐私
- 对个人信息保持敏感
- 考虑使用相关材料的伦理影响
- 遵守档案馆的相关限制
- 尊重捐赠者的意愿
承认来源脉络
- 理解馆藏是如何形成的
- 考虑哪些声音被保存下来了（哪些没有）
- 认识到记录中可能存在的偏见
- 恰当地为资料来源提供语境
恰当地引用
- 对档案馆给予充分的署名认可
- 提供足够的细节，方便他人查找到该资料来源
- 遵循档案馆偏好的引用格式
- 说明是否使用了数字替代品
成功进行档案研究的技巧
计划多次访问
你很少能一次访问就完成研究。请计划多次行程或延长停留时间。
与档案管理员建立联系
建立良好的关系。档案管理员能够为你推荐相关馆藏，并提供有价值的见解。
加入研究社群
与使用同一档案馆的其他研究者建立联系。分享发现和策略。
保持详尽的记录
记录下一切。这样能为你日后节省时间，避免重复往返。
保持耐心
档案研究需要花费时间。材料并不像图书馆的书籍那样有着完善的索引。
常见问题
- 使用档案馆需要特殊许可吗？
- 大多数档案馆对研究者开放，但你可能需要注册。部分材料的访问会受到限制。请提前联系相关档案馆。
- 需要花费多少费用？
- 许多档案馆是免费的，但有些会对复印、拍照或调研时间收费。访问前请查看收费标准。
- 我可以把材料带回家吗？
- 不可以。档案材料必须留在阅览室内。你可以拍照，或申请获取复印件。
- 如果我无法亲自前往怎么办？
- 许多档案馆提供付费的研究服务、数字访问或复制服务。部分档案馆已将其馆藏的一部分数字化。
- 我如何知道某个馆藏里有什么内容？
- 查阅检索指南——即馆藏的详细说明。大多数档案馆都提供在线检索指南，或可应要求提供。
结语
档案馆为研究提供了不可替代的原始资料。通过充分准备、遵守档案馆的规程，并做好详尽的笔记，你可以有效地利用档案材料来支撑原创研究。档案研究需要耐心和灵活性，但它能提供无与伦比的机会，让你接触到历史的声音和文献。