Come trovare archivi per la ricerca

Risposta rapida: come trovare archivi per la ricerca

Nomina le persone, le organizzazioni, i luoghi e le date che avrebbero creato i documenti. Cerca descrizioni di collezioni, non il testo integrale. Leggi lo strumento di ricerca prima di viaggiare. Scrivi al repository con il titolo della collezione e i numeri di scatola già in mano. Poi cita l'item in modo che una persona sconosciuta possa rintracciarlo.

Che cosa sono gli archivi (e in che cosa differiscono dalle biblioteche)

Schmidt apre la guida SAA con il motivo per cui gli archivi esistono:

Una biblioteca pubblica o universitaria è costruita perché tu possa prendere in prestito o scaricare un'altra copia dello stesso libro pubblicato. Un archivio è costruito perché tu veda l'oggetto unico o raro sotto supervisione. Il contrasto di Schmidt è quello che studentesse e studenti sentono alla prima visita:

La stessa guida è esplicita: gli archivi possono custodire materiale pubblicato e inedito, in qualsiasi formato: manoscritti, lettere, fotografie, registrazioni di immagini in movimento e sonore, opere d'arte, libri, diari, artefatti e i loro equivalenti digitali. Le regole della sala di consultazione esistono perché quegli oggetti sono spesso le uniche copie. Gli esempi di Schmidt sono fondi reali, non collezioni inventate:

• Lettere scritte da Abraham Lincoln all'Abraham Lincoln Presidential Library and Museum, Springfield, Illinois
• Disegni architettonici di Frank Lloyd Wright all'Avery Architectural and Fine Arts Library, Columbia University
• Fotografie della costruzione del Panama Canal nella Transportation History Collection, University of Michigan Special Collections
• Filmati di episodi di I Love Lucy al Paley Center for Media

I nomi sono disordinati di proposito. Un dipartimento chiamato "Special Collections" può essere un archivio. The Performing Arts Reading Room della Library of Congress è una sala di lettura di biblioteca che funziona come un archivio. Chiedi che cosa puoi richiedere, non che cosa dice la porta.

Tipi di repository

La guida SAA raggruppa i repository in base a chi ha creato i documenti e a chi sono destinati. Usa la tabella per decidere dove è probabile che siano finiti i fascicoli di una creatrice o di un creatore — non per trattare ogni istituto come aperto al pubblico alle stesse condizioni.

I repository aziendali e religiosi sono quelli che studentesse e studenti sottovalutano. Possono essere l'unico posto in cui sopravvivono i fascicoli di prodotto di un'azienda o i registri di affiliazione di una congregazione — e possono rifiutare chi arriva senza appuntamento. Conferma l'accesso per iscritto prima di prenotare il viaggio.

Come trovare l'archivio giusto

Non partire da "archivi vicino a me". Parti dalla traccia documentaria. Le prime tre domande di Schmidt restano le più economiche: quali repository compaiono nelle bibliografie dei libri sul tuo tema, quali repository altre persone specialiste hanno davvero visitato e quali repository un sito tematico elenca già. Poi cerca nei cataloghi collettivi — e tratta l'elenco di strumenti SAA come una mappa del 2012, non come un elenco aggiornato in tempo reale.

L'elenco di strumenti SAA è utile e in parte datato

La pagina di Schmidt Finding and Evaluating Archives nomina ancora strumenti che si sono spostati o sono stati sostituiti. Usa la destinazione attuale; non digitare il vecchio URL da un volantino stampato.

• URL di ArchiveGrid. SAA punta ancora all'host ritirato beta.worldcat.org/archivegrid. Lo strato di discovery dal vivo è ArchiveGrid.
• Dimensione di ArchiveGrid. La stessa pagina SAA dice ancora che la banca dati contiene "nearly a million collection descriptions." OCLC Research descrive ora ArchiveGrid come milioni di descrizioni, aggiornate ogni trimestre da record MARC WorldCat più strumenti di ricerca raccolti. Tratta qualsiasi cifra in evidenza come un'istantanea.
• Catalogo NARA. SAA nomina ancora ARC (the Archival Research Catalog). L'interfaccia pubblica attuale è il National Archives Catalog. Access to Archival Databases (AAD) resta la ricerca su un sottoinsieme dei documenti elettronici NARA.
• Indici in abbonamento. SAA elenca ancora Archive Finder (ProQuest / Chadwyck-Healey). Può essere utile in un campus che lo paga. Non è una prima tappa se ArchiveGrid e il sito del repository sono gratuiti.
• National Union Catalog of Manuscript Collections. NUCMC descrive ancora collezioni di manoscritti e condivide quei record in WorldCat — ed è così che molti arrivano ad ArchiveGrid.

Strumenti di ricerca che descrivono collezioni

• [ArchiveGrid](https://researchworks.oclc.org/archivegrid/) — lo strato di discovery di OCLC Research sulle descrizioni archivistiche di WorldCat e sugli strumenti di ricerca raccolti. La maggior parte dei record descrive collezioni, non ogni lettera al loro interno. Aggiungi has_links:1 a una query quando vuoi solo descrizioni che già puntano a contenuti digitali. OCLC è esplicito: la maggioranza delle descrizioni riguarda fondi statunitensi.
• [SNAC](https://portal.snaccooperative.org/) — Social Networks and Archival Context. Cerca una persona, una famiglia o un'organizzazione e segui le risorse collegate fino a strumenti di ricerca e record di catalogo in molti repository. NARA partecipa alla cooperativa; è un indice di nomi, non un sostituto dell'elenco delle scatole.
• [National Archives Catalog](https://www.archives.gov/research/catalog) — descrizioni dei documenti federali statunitensi a Washington, negli archivi regionali e nelle biblioteche presidenziali.
• [Library of Congress](https://www.loc.gov/) — la biblioteca nazionale degli Stati Uniti e un grande repository di manoscritti. Usa NUCMC quando ti servono descrizioni condivise anche in WorldCat.
• [Archives Portal Europe](https://www.archivesportaleurope.net/) — strumenti di ricerca, guide ai fondi e pagine di istituti da archivi di tutta Europa. Un risultato qui significa spesso "scrivi a questo repository", non "scarica il file".
• [Digital Public Library of America](https://dp.la/) — oggetti digitali aggregati da biblioteche, archivi e musei statunitensi. Utile per le scansioni; incompleto per le scatole inedite.
• Consorzi regionali di strumenti di ricerca — Online Archive of California, Archives West, Texas Archival Resources Online, Arizona Archives Online. Usali quando conosci già la regione.

La copia pubblica ArchiveGrid di OCLC presenta ancora l'indice così:

Tratta quel numero come l'istantanea di un indice vivo, non come la pretesa che ogni scatola del mondo sia elencata. Se una ricerca non restituisce nulla, non hai dimostrato che i documenti non esistono: hai dimostrato che non sono descritti in quell'aggregazione. I report Building a National Finding Aid Network (NAFAN) sono ricerca sulla qualità dell'EAD, non una casella di ricerca per studentesse e studenti.

Caccia commentata: trovare la cartella dietro una lettera MLA

Il MLA Style Center cita la lettera di Marianne Moore del 28 settembre 1954 a Bryher nei Bryher Papers della Beinecke Rare Book and Manuscript Library (GEN MSS 97, box 38, folder 1373). Quella è una citazione finita. Ecco come avresti trovato la collezione se avessi conosciuto solo i nomi.

1. Cerca in SNAC o ArchiveGrid Bryher o Marianne Moore. L'uno o l'altro nome dovrebbe far emergere carte a Yale.
2. Apri il record ArchivesSpace dal vivo: Bryher papers, GEN MSS 97 su Archives at Yale.
3. Leggi l'abstract e le date prima di comprare un biglietto. Lo strumento di ricerca (revisionato fino al 2025) dà inclusive dates 1812–1980 e bulk dates 1911–1978, estensione 80.97 linear feet (206 boxes) e creator Bryher (1894–1983).
4. Leggi Conditions Governing Access. La collezione è aperta alla ricerca, ma le boxes 179–181 sono materiale fragile riservato, con surrogati di consultazione nei fascicoli principali.
5. Leggi Conditions Governing Use. Beinecke possiede la carta; "Literary rights, including copyright, belong to the authors or their legal heirs and assigns."
6. Controlla lo stoccaggio. Molti contenitori, compresa la corrispondenza di Series I, sono conservati fuori sede. Archives at Yale chiede a chi visita di richiedere il materiale online almeno due giorni lavorativi prima della visita.
7. Solo allora scrivi la richiesta per la box 38. Non chiedere a Beinecke "tutto sul modernismo."

Leggi lo strumento di ricerca prima di richiedere una scatola

La definizione di Schmidt è quella da memorizzare:

Il SAA Dictionary of Archives Terminology allarga poi il termine. Il suo commento — la frase che citano le guide successive — è:

Uno strumento di ricerca moderno è spesso una pagina Encoded Archival Description (EAD) online in ArchivesSpace, come a Yale, piuttosto che un raccoglitore dattiloscritto. Le parti che decidono se un viaggio vale la pena sono le stesse che SAA annota nel suo strumento di ricerca di esempio. Quell'appendice è una collezione didattica — Corinth Historical Society / Corinth Chamber of Commerce Records — non un repository vivo che puoi visitare.

• Titolo, creatrice o creatore e date — comprese le bulk dates, l'intervallo in cui cade davvero la maggior parte del materiale. Il campione Corinth di SAA è datato 1921–2005 con bulk dates 1975–1997.
• Storia biografica o amministrativa — chi ha creato i documenti e perché esistono
• Ambito e contenuto — formati e punti di forza, e che cosa non c'è
• Ordinamento — serie e sottoserie; gli archivi conservano l'ordine della creatrice o del creatore, non riclassificano secondo il tuo tema
• Condizioni di accesso e uso — restrizioni della persona donatrice, norme sulla privacy, note di copyright
• Materiali correlati — altre collezioni in cui è confluita la stessa creatrice, lo stesso creatore o lo stesso tema
• Elenco dei contenitori — l'inventario a livello di scatola e cartella che metterai sul modulo di richiesta

Se lo strumento di ricerca si ferma al livello della collezione, scrivi al repository e chiedi se in sede esiste un elenco di scatole. Non dare per scontato che una descrizione sottile significhi una collezione sottile.

Scrivi all'archivista con dati specifici

Il messaggio di esempio di Schmidt è il modello che ottiene una risposta utile. Copia la forma; sostituisci le parentesi con il tuo progetto.

Nomina la collezione, la segnatura e le scatole che vuoi. "Avete qualcosa sulla Seconda guerra mondiale?" spreca il tempo del personale e ottiene un no generico. Chiedi dello stoccaggio fuori sede, dei tempi di prelievo, della registrazione, della fotografia e se l'orario del weekend ha un'archivista o un archivista di reference in servizio.

Prima di visitare

Le pagine di Schmidt sulla pianificazione e sulla visita fanno la differenza tra una giornata di viaggio sprecata e un carrello pieno di scatole. Conferma orari e chiusure. Chiedi se le scatole che vuoi sono fuori sede (ore o giorni per recuperarle). Controlla i limiti di prelievo e l'orario dell'ultimo prelievo. Leggi il tariffario delle riproduzioni. Chiedi se sono ammessi portatili e macchine fotografiche. Porta un maglione: Schmidt nota che le sale di consultazione sono spesso fredde perché la carta dura di più così.

Registrazione, identificazione e tessere da ricercatrice o ricercatore

La maggior parte dei repository chiede di registrarti e di mostrare un documento con foto. Alcuni vogliono una lettera di presentazione. NARA è più rigorosa perché custodisce documenti federali originali. Le sue regole della sala di consultazione si aprono con questo requisito:

Fai domanda di persona con un documento ufficiale valido con foto. La tessera vale un anno e si può rinnovare fino a 30 giorni prima della scadenza. Chi ricerca deve avere almeno 14 anni; i minori di 14 anni necessitano di approvazione preventiva e di una persona adulta al seguito. NARA rilascia la tessera solo se i documenti che stai studiando si trovano fisicamente in quella sede. Non ti serve la tessera per visitare un museo NARA; ti serve per sederti in sala di consultazione. Non fare un viaggio apposta solo per ritirare la tessera prima del giorno di ricerca: prendila quando vieni a usare i documenti.

Regole della sala di consultazione che studentesse e studenti incontrano davvero

SAA elenca le linee guida d'uso tipiche e il motivo di conservazione o sicurezza di ciascuna. I repository variano; vincono le regole locali affisse. Lo schema è quasi ovunque lo stesso.

NARA scrive la regola di una sola scatola come un'istruzione, non come un suggerimento:

Il mito del guanto di cotone bianco merita di essere ucciso qui. SAA dice che mani pulite, senza lozioni o profumi, bastano nella maggior parte dei casi, e che i guanti sono per oggetti o fotografie perché gli oli danneggiano le emulsioni. NARA va oltre per i materiali fotografici: indossa i guanti in nitrile che fornisce la sala, su entrambe le mani, e gettali prima di uscire. Chi ricerca non può portare i propri guanti. I guanti di cotone riducono la destrezza e strappano la carta fragile. Segui la sala davanti a te, non un film.

Prendere appunti, fotografie e dati di citazione

L'ordine permanente di Schmidt in visita d'archivio è prendere citazioni complete mentre la cartella è aperta: titolo della collezione, identificatori unici, numeri di scatola e cartella e il nome del repository. Un saggio successivo, una persona revisore o tu tra sei mesi avrete bisogno di quelle stringhe. Catturale sulla prima foto di ogni cartella, non in un taccuino a parte che potresti perdere.

Fotografare è un privilegio, non il valore predefinito. Chiedi. Molte sale ammettono macchine fotografiche senza flash e vietano gli scanner a contatto portatili. NARA richiede l'approvazione prima delle riprese, vieta il flash nelle sale dell'area DC e vieta di fotografare altre persone ricercatrici. Alcune sale fanno pagare l'uso della macchina o limitano il numero quotidiano di immagini. La foto di una lettera inedita protetta da copyright resta una copia; non ti dà il diritto di pubblicare il testo. Vedi Come prendere appunti di ricerca per un sistema di cattura che sopravvive al viaggio di ritorno.

Come citare ciò che hai trovato

Questa pagina si ferma a citazione sufficiente per lasciare la sala. Storia, letteratura e la maggior parte degli altri programmi di scienze umane si aspettano Chicago Notes-Bibliography. CMOS 18 tratta manoscritti e materiale d'archivio nei §§14.119–14.129. La pagina sui manoscritti CMOS 18 della University of Queensland riformula la divisione del lavoro del manuale:

CMOS 18 §14.119 aggiunge che, a parte il mettere l'item citato per primo in una nota, i manuali non concordano sull'ordine esatto degli altri elementi. Usa una sequenza nel saggio e tienila. Gli item specifici vanno in bibliografia solo quando citi un solo item da quella collezione (§14.120). I modelli completi nota contro bibliografia, i record group NARA e i fascicoli delle biblioteche presidenziali stanno in Come citare gli archivi in stile Chicago.

Esempio commentato Chicago (lettera ufficiale CMOS)

L'esempio di lunga data dello stesso CMOS è la lettera di James Oglethorpe del 13 gennaio 1733 nella Phillipps Collection of Egmont Manuscripts della University of Georgia Library. Le guide universitarie CMOS 18 la stampano ancora come nota modello. UQ aggiunge l'accorciamento facoltativo "(hereafter cited as Egmont MSS)" dopo la prima nota; la bibliografia nomina comunque la collezione.

MLA 9 (MLA Style Center)

Il MLA Style Center (Jennifer Rappaport, 25 aprile 2018) ti dice di seguire il modello di formato: autrice o autore, titolo o descrizione, collezione come contenitore e dettagli di localizzazione che includono l'istituto più eventuali numeri di scatola, fascicolo e manoscritto.

Una regola MLA sorprende chi ha già scritto la nota: "If the material you are citing is in an unprocessed collection, provide in-text citations that include descriptions of the items and omit works-cited-list entries." È lo Style Center, non un espediente locale.

Documenti d'archivio in stile APA

APA è meno comune per le collezioni storiche inedite, ma gli archivi di psicologia, educazione e alcune scienze sociali lo chiedono ancora. Il Publication Manual della settima edizione non ha un capitolo archivistico dedicato; usa la pagina APA Style sui documenti d'archivio. Se l'item non ha titolo, APA mette una descrizione tra parentesi quadre. L'esempio ufficiale commentato, ripreso dalle guide universitarie APA 7, è la lettera del 1935 di Lawrence K. Frank al Rockefeller Archive Center:

Modelli mentre stai ancora riempiendo gli spazi

Usali solo come impalcatura. Sostituisci ogni spazio con testo dallo strumento di ricerca o dall'item in mano. Non pubblicare un saggio che dice ancora Collection Name.

Quando non puoi visitare di persona

Le domande di Schmidt in Requesting Materials Remotely sono quelle da inviare prima di comprare un biglietto:

• C'è già un surrogato digitale sul sito del repository, in DPLA o in un altro aggregatore?
• L'archivio scannerizzerà o fotocopierà le cartelle che hai nominato, e quali sono tariffa e limite di pagine?
• Copie a stampa o microfilm circolano in prestito interbibliotecario? Gli originali quasi mai. NARA afferma che i documenti non sono disponibili per prestiti tra sedi.
• Una persona assistente di ricerca locale può prelevare le scatole se la assumi?
• La domanda è abbastanza piccola perché il personale di reference risponda dalla cartella senza una visita?

La digitalizzazione è un campione, non la collezione. SAA avverte che le collezioni digitali spesso riflettono una frazione dei fondi, e che online può non essere chiaro se stai vedendo una collezione intera o un reel di highlight. Il bias di selezione è reale: si scansionano le lettere fotogeniche; i libri contabili di routine no. Se l'argomento dipende da ciò che è assente, ti serve ancora la scatola.

Restrizioni, copyright e collezioni non trattate

Tre ostacoli fermano una richiesta anche quando lo strumento di ricerca sembra perfetto. Schmidt li nomina in quest'ordine.

Copyright

Possedere la carta non è lo stesso che possedere il copyright. SAA è netto:

Una persona donatrice può trasferire il copyright solo delle opere che ha creato. Le lettere in arrivo nelle carte di una figura politica restano spesso di chi le ha scritte o della sua successione. Lo strumento di ricerca Bryher di Beinecke dice la stessa cosa nel linguaggio del repository: la biblioteca possiede le carte; i diritti letterari restano alle autrici, agli autori o alle loro eredi e ai loro eredi. Il fair use può coprire una citazione breve in un saggio accademico; non copre automaticamente la pubblicazione di una scansione intera. Chiedi al repository come vogliono accreditate le citazioni pubblicate e le riproduzioni.

Restrizioni

Gli accordi di donazione possono chiudere cartelle per un numero di anni. Le norme ne chiudono altre. Gli esempi della stessa SAA sono quelli da ricordare: HIPAA protegge le cartelle cliniche; gli elenchi del U.S. Census restano chiusi settantadue anni; FERPA protegge i fascicoli scolastici. I fascicoli governativi classificati e i segreti commerciali possono restare chiusi fino a una data di riesame. Una petizione a volte funziona; dai per scontato che ci vogliano mesi.

Collezioni non trattate

"Unprocessed" significa che il personale ha ricevuto il materiale ma non l'ha ancora identificato, ordinato e descritto per l'uso pubblico. Il trattamento può includere la rimozione di fermagli arrugginiti, l'isolamento della muffa e la stesura dello strumento di ricerca. Alcuni repository lasceranno entrare una persona ricercatrice in un versamento non trattato con supervisione extra; molti no. Chiedi con largo anticipo. MLA, come sopra, non vuole una voce Works Cited per un item non trattato: descrivilo nel testo.

Etica: privacy, provenienza e quali voci sono sopravvissute

Gli archivi non sono neutri. Conservano ciò che qualcuno ha archiviato, donato, sequestrato o potuto permettersi di conservare. Leggi la nota di provenienza: come si è formata la collezione, chi è rimasto fuori e se il repository ha acquisito il materiale in modo etico. Un libro contabile di piantagione, un fascicolo di sorveglianza di polizia e una lettera missionaria richiedono ciascuno una cura diversa quando citi una persona che non ha mai acconsentito a diventare una fonte. Rispetta le restrizioni della persona donatrice anche quando disturbano la tua scaletta. Per la linea primaria contro secondaria in sé, usa Fonti primarie vs. secondarie; per il pregiudizio in ciò che è stato conservato, usa Come identificare il pregiudizio nelle fonti.

In che cosa questa guida differisce dal trovare fonti primarie storiche

Come trovare fonti primarie storiche è la caccia attraverso LOC, le collezioni digitali NARA, Chronicling America e le scansioni pronte per l'aula. Come citare gli archivi in stile Chicago è la nota e la bibliografia una volta aperta la cartella. Questa pagina è il flusso di lavoro del repository: cataloghi collettivi, SNAC, strumenti di ricerca, registrazione, moduli di prelievo, regole di manipolazione e citazione sufficiente per lasciare la sala. Usale tutte e tre. Non trattare un risultato DPLA come sostituto dell'elenco delle scatole, e non trattare uno strumento di ricerca come sostituto della lettura della cartella.

Guide correlate

• Come trovare fonti primarie storiche
• Come citare gli archivi in stile Chicago
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• Fonti primarie vs. secondarie
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