Cara menemukan arsip untuk penelitian

Jawaban singkat: cara menemukan arsip untuk penelitian

Sebut orang, organisasi, tempat, dan tanggal yang akan menciptakan rekaman. Cari deskripsi koleksi, bukan teks penuh. Baca sarana temu kembali sebelum bepergian. Email repositori dengan judul koleksi dan nomor kotak sudah di tangan. Lalu sitasi item agar orang asing bisa menelusurinya kembali.

Apa itu arsip (dan bagaimana bedanya dari perpustakaan)

Schmidt membuka panduan SAA dengan alasan arsip ada sama sekali:

Perpustakaan umum atau kampus dibangun agar Anda bisa meminjam atau mengunduh salinan lain dari buku terbitan yang sama. Arsip dibangun agar Anda bisa melihat objek unik atau langka di bawah pengawasan. Kontras Schmidt adalah yang dirasakan mahasiswa pada kunjungan pertama:

Panduan yang sama tegas bahwa arsip bisa menampung bahan terbitan dan yang belum diterbitkan, dalam format apa pun: naskah, surat, foto, rekaman gambar bergerak dan suara, karya seni, buku, buku harian, artefak, dan padanan digitalnya. Aturan ruang baca ada karena objek itu sering satu-satunya salinan. Contoh Schmidt sendiri adalah holding nyata, bukan koleksi rekaan:

• Letters written by Abraham Lincoln at the Abraham Lincoln Presidential Library and Museum, Springfield, Illinois
• Frank Lloyd Wright's architectural drawings at the Avery Architectural and Fine Arts Library, Columbia University
• Photographs of the construction of the Panama Canal in the Transportation History Collection, University of Michigan Special Collections
• Video footage from I Love Lucy episodes at the Paley Center for Media

Nama sengaja berantakan. Departemen bernama «Special Collections» bisa jadi sebuah arsip. Performing Arts Reading Room di Library of Congress adalah ruang baca perpustakaan yang berfungsi seperti arsip. Tanyakan apa yang bisa Anda minta, bukan apa yang tertulis di pintu.

Jenis repositori

Panduan SAA mengelompokkan repositori menurut siapa yang menciptakan rekaman dan untuk siapa rekaman itu dimaksudkan. Gunakan tabel untuk memutuskan ke mana berkas pencipta kemungkinan berlabuh — jangan anggap setiap lembaga terbuka untuk publik dengan syarat yang sama.

Repositori korporat dan keagamaan adalah yang paling sering diremehkan mahasiswa. Itu bisa jadi satu-satunya tempat berkas produk perusahaan atau register keanggotaan jemaat bertahan — dan mereka bisa menolak peneliti yang datang tanpa janji. Pastikan akses secara tertulis sebelum memesan perjalanan.

Cara menemukan arsip yang tepat

Jangan mulai dengan «arsip di dekat saya.» Mulai dari jejak kertas. Tiga pertanyaan pertama Schmidt masih paling murah: repositori mana yang muncul di bibliografi buku tentang topik Anda, repositori mana yang benar-benar dikunjungi spesialis lain, dan repositori mana yang sudah dicantumkan situs topik. Lalu cari di katalog gabungan — dan perlakukan daftar alat SAA sebagai peta era 2012, bukan direktori hidup.

Daftar alat SAA berguna dan sebagian sudah usang

Halaman Finding and Evaluating Archives milik Schmidt masih menamai alat yang sudah pindah atau diganti. Pakai tujuan terkini; jangan ketik URL lama dari handout cetak.

• URL ArchiveGrid. SAA masih menunjuk ke host pensiun beta.worldcat.org/archivegrid. Lapisan penemuan yang hidup adalah ArchiveGrid.
• Ukuran ArchiveGrid. Halaman SAA yang sama masih berkata basis data berisi «hampir satu juta deskripsi koleksi.» OCLC Research kini menggambarkan ArchiveGrid sebagai jutaan deskripsi, diperbarui triwulanan dari rekaman MARC WorldCat plus sarana temu kembali yang dipanen. Perlakukan angka judul mana pun sebagai potret.
• Katalog NARA. SAA masih menamai ARC (Archival Research Catalog). Antarmuka publik terkini adalah National Archives Catalog. Access to Archival Databases (AAD) tetap menjadi pencarian untuk subset rekaman elektronik NARA.
• Indeks berlangganan. SAA masih mencantumkan Archive Finder (ProQuest / Chadwyck-Healey). Berguna di kampus yang membayarnya. Bukan pemberhentian pertama jika ArchiveGrid dan situs repositori gratis.
• National Union Catalog of Manuscript Collections. NUCMC masih mendeskripsikan koleksi naskah dan membagikan rekaman itu ke WorldCat — itulah cara banyak di antaranya sampai ke ArchiveGrid.

Alat pencarian yang mendeskripsikan koleksi

• [ArchiveGrid](https://researchworks.oclc.org/archivegrid/) — lapisan penemuan OCLC Research atas deskripsi arsip dari WorldCat dan sarana temu kembali yang dipanen. Sebagian besar rekaman mendeskripsikan koleksi, bukan setiap surat di dalamnya. Tambahkan has_links:1 ke kueri jika Anda hanya ingin deskripsi yang sudah menunjuk ke konten digital. OCLC tegas bahwa mayoritas deskripsi adalah holding AS.
• [SNAC](https://portal.snaccooperative.org/) — Social Networks and Archival Context. Cari individu, keluarga, atau organisasi lalu ikuti sumber tertaut ke sarana temu kembali dan rekaman katalog di banyak repositori. NARA berpartisipasi dalam koperasi ini; ini indeks nama, bukan pengganti daftar kotak.
• [National Archives Catalog](https://www.archives.gov/research/catalog) — deskripsi rekaman federal AS di Washington, arsip regional, dan perpustakaan kepresidenan.
• [Library of Congress](https://www.loc.gov/) — perpustakaan nasional Amerika dan repositori naskah besar. Gunakan NUCMC jika Anda butuh deskripsi yang juga dibagikan ke WorldCat.
• [Archives Portal Europe](https://www.archivesportaleurope.net/) — sarana temu kembali, panduan holding, dan halaman lembaga dari arsip di seluruh Eropa. Hasil di sini sering berarti «tulis repositori ini,» bukan «unduh berkasnya.»
• [Digital Public Library of America](https://dp.la/) — objek digital teragregasi dari perpustakaan, arsip, dan museum AS. Berguna untuk pindaian; tidak lengkap untuk kotak yang belum diterbitkan.
• Konsorsium sarana temu kembali regional — Online Archive of California, Archives West, Texas Archival Resources Online, Arizona Archives Online. Pakai ini jika Anda sudah tahu wilayahnya.

Salinan publik ArchiveGrid milik OCLC masih memperkenalkan indeks seperti ini:

Perlakukan angka itu sebagai potret indeks yang hidup, bukan klaim bahwa setiap kotak di dunia terdaftar. Jika pencarian tidak mengembalikan apa pun, Anda belum membuktikan rekaman tidak ada — Anda membuktikan rekaman itu tidak dideskripsikan dalam agregasi itu. Laporan Building a National Finding Aid Network (NAFAN) adalah riset tentang mutu EAD, bukan kotak pencarian mahasiswa.

Perburuan terpandu: temukan folder di balik surat MLA

MLA Style Center menyitasi surat Marianne Moore tanggal 28 September 1954 kepada Bryher dalam Bryher Papers di Beinecke Rare Book and Manuscript Library (GEN MSS 97, box 38, folder 1373). Itu sitasi jadi. Beginilah cara Anda menemukan koleksi jika hanya tahu namanya.

1. Cari SNAC atau ArchiveGrid untuk Bryher atau Marianne Moore. Salah satu nama seharusnya memunculkan kertas di Yale.
2. Buka rekaman ArchivesSpace yang hidup: Bryher papers, GEN MSS 97 di Archives at Yale.
3. Baca abstrak dan tanggal sebelum memesan tiket. Sarana temu kembali (direvisi hingga 2025) memberi tanggal inklusif 1812–1980 dan bulk dates 1911–1978, luas 80.97 linear feet (206 boxes), dan pencipta Bryher (1894–1983).
4. Baca Conditions Governing Access. Koleksi terbuka untuk penelitian, tetapi boxes 179–181 adalah bahan rapuh terbatas dengan surrogat rujukan di berkas utama.
5. Baca Conditions Governing Use. Beinecke memiliki kertasnya; "Literary rights, including copyright, belong to the authors or their legal heirs and assigns."
6. Periksa penyimpanan. Banyak kontainer, termasuk Series I correspondence, disimpan di luar lokasi. Archives at Yale meminta peneliti pengunjung memesan bahan daring setidaknya dua hari kerja sebelum kunjungan.
7. Baru setelah itu tulis permintaan untuk box 38. Jangan minta Beinecke «semua tentang modernisme.»

Baca sarana temu kembali sebelum meminta kotak

Definisi Schmidt adalah yang harus dihafal:

SAA Dictionary of Archives Terminology lalu memperluas istilah itu. Komentarnya — kalimat yang dikutip panduan kemudian — adalah:

Sarana temu kembali modern sering berupa halaman Encoded Archival Description (EAD) daring di ArchivesSpace, seperti di Yale, bukan binder ketikan. Bagian yang menentukan apakah perjalanan berharga adalah yang sama yang dianotasi SAA dalam contoh sarana temu kembali. Lampiran itu koleksi pengajaran — Corinth Historical Society / Corinth Chamber of Commerce Records — bukan repositori hidup yang bisa Anda kunjungi.

• Judul, pencipta, dan tanggal — termasuk bulk dates, rentang di mana sebagian besar bahan benar-benar jatuh. Contoh Corinth SAA bertanggal 1921–2005 dengan bulk dates 1975–1997.
• Riwayat biografis atau administratif — siapa yang menciptakan rekaman dan mengapa rekaman itu ada
• Lingkup dan isi — format dan kekuatan, serta apa yang tidak ada
• Penataan — seri dan subseri; arsip menjaga urutan pencipta, tidak menata ulang menurut topik Anda
• Syarat akses dan penggunaan — pembatasan donor, undang-undang privasi, catatan hak cipta
• Bahan terkait — koleksi lain yang dimasuki pencipta atau topik yang sama
• Daftar kontainer — inventaris tingkat kotak dan folder yang akan Anda tulis di slip panggilan

Jika sarana temu kembali berhenti di tingkat koleksi, tulis repositori dan tanyakan apakah daftar kotak ada di lokasi. Jangan anggap deskripsi tipis berarti koleksi tipis.

Email arsiparis dengan rincian

Pesan contoh Schmidt adalah templat yang mendapat balasan berguna. Salin bentuknya; ganti kurung dengan proyek Anda.

Sebut koleksi, nomor panggil, dan kotak yang Anda inginkan. «Apa Anda punya sesuatu tentang Perang Dunia II?» membuang waktu staf dan mendapat tidak generik. Tanyakan penyimpanan di luar lokasi, waktu penarikan, pendaftaran, fotografi, dan apakah jam akhir pekan ada arsiparis rujukan yang bertugas.

Sebelum Anda berkunjung

Halaman perencanaan dan kunjungan Schmidt adalah perbedaan antara hari perjalanan sia-sia dan kereta kotak yang penuh. Pastikan jam dan penutupan. Tanyakan apakah kotak yang Anda inginkan berada di luar lokasi (jam atau hari untuk diambil). Periksa batas penarikan dan waktu penarikan terakhir. Baca jadwal biaya reproduksi. Tanyakan apakah laptop dan kamera diizinkan. Bawa sweater: Schmidt mencatat ruang baca sering dingin karena kertas lebih awet begitu.

Pendaftaran, identitas, dan kartu peneliti

Sebagian besar repositori meminta Anda mendaftar dan menunjukkan identitas berfoto. Beberapa ingin surat pengantar. NARA lebih ketat karena menyimpan rekaman federal asli. Aturan ruang risetnya dibuka dengan persyaratan ini:

Anda mendaftar secara langsung dengan identitas berfoto resmi yang masih berlaku. Kartu berlaku satu tahun dan bisa diperbarui hingga 30 hari sebelum kedaluwarsa. Peneliti harus berusia minimal 14 tahun; anak di bawah 14 perlu persetujuan sebelumnya dan orang dewasa pendamping. NARA menerbitkan kartu hanya jika rekaman yang Anda teliti secara fisik berada di fasilitas itu. Anda tidak perlu kartu untuk berjalan di museum NARA; Anda memerlukannya untuk duduk di ruang riset. Jangan buat perjalanan khusus hanya untuk mengambil kartu sebelum hari riset — ambil saat Anda datang memakai rekaman.

Aturan ruang baca yang benar-benar dihadapi mahasiswa

SAA mencantumkan pedoman penggunaan tipikal dan alasan pelestarian atau keamanan untuk masing-masing. Repositori berbeda; aturan lokal yang terpasang yang menang. Polanya hampir sama di mana-mana.

NARA menulis aturan satu-kotak sebagai instruksi, bukan saran:

Mitos sarung tangan katun putih patut dibunuh di sini. SAA berkata tangan bersih bebas losion atau parfum cukup dalam sebagian besar kasus, dan sarung tangan untuk objek atau foto karena minyak merusak emulsi. NARA lebih jauh untuk bahan fotografis: pakai sarung tangan nitril yang disediakan ruangan, di kedua tangan, dan buang sebelum Anda pergi. Peneliti tidak boleh membawa sarung tangan sendiri. Sarung tangan katun mengurangi ketangkasan dan merobek kertas rapuh. Ikuti ruangan di depan Anda, bukan film.

Mencatat, memotret, dan data sitasi

Perintah tetap Schmidt saat mengunjungi arsip adalah mengambil sitasi lengkap selagi folder terbuka: judul koleksi, pengenal unik, nomor kotak dan folder, serta nama repositori. Makalah nanti, peninjau sejawat, atau Anda sendiri enam bulan kemudian akan membutuhkan string itu. Tangkap di foto pertama setiap folder, bukan di buku catatan terpisah yang bisa hilang.

Fotografi adalah hak istimewa, bukan bawaan. Tanya. Banyak ruangan mengizinkan kamera tanpa flash dan melarang pemindai kontak genggam. NARA mensyaratkan persetujuan sebelum pencitraan, melarang flash di ruang wilayah DC, dan melarang memotret peneliti lain. Beberapa ruangan memungut biaya pemakaian kamera atau membatasi jumlah gambar harian. Foto surat belum diterbitkan yang berhak cipta tetap salinan; itu tidak memberi hak menerbitkan teksnya. Lihat Cara membuat catatan penelitian yang bisa Anda sitasi untuk sistem tangkap yang bertahan sampai pulang.

Cara menyitasi apa yang Anda temukan

Halaman ini berhenti di cukup sitasi untuk meninggalkan ruangan. Program sejarah, sastra, dan sebagian besar humaniora lain mengharapkan Chicago Notes-Bibliography. CMOS 18 membahas naskah dan bahan arsip di §§14.119–14.129. Halaman naskah CMOS 18 University of Queensland menyatakan ulang pembagian kerja buku pedoman:

CMOS 18 §14.119 menambahkan bahwa kecuali menempatkan item yang disitasi lebih dulu dalam catatan, pedoman tidak sepakat tentang urutan pasti unsur sisanya. Pakai satu urutan dalam makalah dan pertahankan. Item spesifik masuk bibliografi hanya jika Anda menyitasi satu item dari koleksi itu (§14.120). Pola catatan-versus-bibliografi lengkap, record group NARA, dan berkas perpustakaan kepresidenan ada di Cara menyitasi arsip dalam gaya Chicago.

Contoh Chicago terpandu (surat CMOS resmi)

Contoh CMOS sendiri yang sudah lama dipakai adalah surat James Oglethorpe 13 January 1733 dalam Phillipps Collection of Egmont Manuscripts di University of Georgia Library. Panduan CMOS 18 universitas masih mencetaknya sebagai catatan model. UQ menambahkan pemendek opsional "(hereafter cited as Egmont MSS)" setelah catatan pertama; bibliografi tetap menamai koleksi.

MLA 9 (MLA Style Center)

MLA Style Center (Jennifer Rappaport, 25 April 2018) menyuruh Anda mengikuti templat format: penulis, judul atau deskripsi, koleksi sebagai wadah, dan rincian lokasi yang mencakup lembaga plus nomor kotak, berkas, dan naskah apa pun.

Satu aturan MLA mengejutkan orang yang sudah menulis catatannya: "If the material you are citing is in an unprocessed collection, provide in-text citations that include descriptions of the items and omit works-cited-list entries." Itu Style Center, bukan solusi lokal.

Dokumen arsip APA Style

APA lebih jarang untuk koleksi sejarah yang belum diterbitkan, tetapi arsip psikologi, pendidikan, dan sebagian ilmu sosial masih menginginkannya. Publication Manual edisi ketujuh tidak punya bab arsip khusus; gunakan halaman dokumen arsip APA Style. Jika item tidak berjudul, APA menaruh deskripsi dalam kurung siku. Contoh terpandu resmi, dicetak ulang panduan APA 7 universitas, adalah surat Lawrence K. Frank 1935 di Rockefeller Archive Center:

Templat saat Anda masih mengisi slot

Pakai ini hanya sebagai perancah. Ganti setiap slot dengan teks dari sarana temu kembali atau item di tangan Anda. Jangan terbitkan makalah yang masih berkata Collection Name.

Jika Anda tidak bisa berkunjung secara langsung

Pertanyaan Requesting Materials Remotely Schmidt adalah yang dikirim sebelum Anda membeli tiket:

• Apakah surrogat digital sudah ada di situs repositori, di DPLA, atau di agregator lain?
• Akankah arsip memindai atau memfotokopi folder yang Anda namai, dan berapa biayanya serta batas halamannya?
• Apakah salinan cetak atau mikrofilm beredar lewat pinjaman antarperpustakaan? Asli hampir tidak pernah. NARA menyatakan rekaman tidak tersedia untuk pinjaman antarfasilitas.
• Bisakah asisten riset lokal menarik kotak jika Anda menyewanya?
• Apakah pertanyaan cukup kecil sehingga staf rujukan bisa menjawabnya dari folder tanpa kunjungan?

Digitalisasi adalah sampel, bukan koleksinya. SAA memperingatkan koleksi digital sering mencerminkan sebagian kecil holding, dan daring bisa tidak jelas apakah Anda melihat seluruh koleksi atau gulungan sorotan. Bias seleksi nyata: surat yang fotogenik dipindai; buku rekening rutin tidak. Jika argumen bergantung pada apa yang absen, Anda tetap butuh kotaknya.

Pembatasan, hak cipta, dan koleksi yang belum diolah

Tiga hambatan menghentikan permintaan meski sarana temu kembali tampak sempurna. Schmidt menamainya dalam urutan ini.

Hak cipta

Memiliki kertasnya tidak sama dengan memiliki hak ciptanya. SAA blak-blakan:

Donor hanya bisa mengalihkan hak cipta karya yang mereka ciptakan. Surat masuk dalam kertas politisi sering masih milik penulis atau harta peninggalan penulis itu. Sarana temu kembali Beinecke Bryher mengatakan hal yang sama dalam bahasa repositori: perpustakaan memiliki kertasnya; hak sastra tetap pada penulis atau ahli warisnya. Fair use mungkin mencakup kutipan pendek dalam makalah ilmiah; itu tidak otomatis mencakup menayangkan pindaian penuh. Tanyakan kepada repositori bagaimana mereka ingin sitasi terbitan dan reproduksi dikreditkan.

Pembatasan

Perjanjian donor bisa menutup folder selama jangka tahun. Undang-undang menutup yang lain. Contoh SAA sendiri yang harus diingat: HIPAA melindungi rekaman medis; jadwal Sensus AS tetap tertutup tujuh puluh dua tahun; FERPA melindungi rekaman pendidikan mahasiswa. Berkas pemerintah terklasifikasi dan rekaman bisnis rahasia dagang bisa tetap tertutup sampai tanggal tinjauan. Petisi kadang berhasil; anggap butuh berbulan-bulan.

Koleksi yang belum diolah

«Belum diolah» berarti staf sudah menerima bahan tetapi belum mengidentifikasi, menata, dan mendeskripsikannya untuk penggunaan publik. Pengolahan bisa mencakup melepas pengikat berkarat, mengisolasi jamur, dan menulis sarana temu kembali. Beberapa repositori akan membiarkan peneliti masuk ke akuisisi yang belum diolah dengan pengawasan ekstra; banyak yang tidak. Tanya jauh-jauh hari. MLA, seperti dicatat di atas, tidak ingin entri works-cited untuk item yang belum diolah — deskripsikan dalam prosa saja.

Etika: privasi, provenans, dan suara siapa yang bertahan

Arsip tidak netral. Mereka menyimpan apa yang seseorang ajukan, donasikan, sita, atau mampu simpan. Baca catatan provenans: bagaimana koleksi terbentuk, siapa yang ditinggalkan, dan apakah repositori memperoleh bahan secara etis. Buku rekening perkebunan, berkas pengawasan polisi, dan surat misionaris masing-masing menuntut perawatan berbeda ketika Anda mengutip orang yang tidak pernah setuju menjadi sumber. Ikuti pembatasan donor meski mengganggu kerangka Anda. Untuk garis primer-versus-sekunder itu sendiri, pakai Sumber primer vs sekunder; untuk bias dalam apa yang disimpan, pakai Bias dalam sumber.

Bagaimana panduan ini berbeda dari menemukan sumber primer sejarah

Cara menemukan sumber primer sejarah adalah perburuan di LOC, koleksi digital NARA, Chronicling America, dan pindaian siap kelas. Cara menyitasi arsip dalam gaya Chicago adalah catatan dan bibliografi setelah folder terbuka. Halaman ini adalah alur kerja repositori: katalog gabungan, SNAC, sarana temu kembali, pendaftaran, slip penarikan, aturan penanganan, dan cukup sitasi untuk meninggalkan ruangan. Pakai ketiganya. Jangan perlakukan hasil DPLA sebagai pengganti daftar kotak, dan jangan perlakukan sarana temu kembali sebagai pengganti membaca foldernya.

Panduan terkait

• Cara Menemukan Sumber Primer Sejarah
• Cara Menyitasi Arsip dalam Gaya Chicago
• Cara Mengutip Naskah dalam Gaya Chicago
• Sumber Primer vs Sekunder
• Cara Mencatat Penelitian yang Bisa Anda Sitasi
• Cara mengevaluasi sumber