Jak znaleźć archiwa do badań

Krótka odpowiedź: jak znaleźć archiwa do badań

Wymień osoby, organizacje, miejsca i daty, które tworzyłyby dokumentację. Szukaj w opisach zbiorów, nie w pełnym tekście. Przeczytaj pomoc archiwalną, zanim wyruszysz. Napisz do repozytorium, mając już tytuł zbioru i numery pudeł. Potem zacytuj jednostkę tak, by obca osoba mogła ją odtworzyć.

Czym są archiwa (i czym różnią się od bibliotek)

Schmidt otwiera przewodnik SAA powodem, dla którego archiwa w ogóle istnieją:

Biblioteka publiczna albo uczelniana jest po to, byś wypożyczył albo pobrał kolejny egzemplarz tej samej opublikowanej książki. Archiwum jest po to, byś pod nadzorem zobaczył unikatowy albo rzadki obiekt. Kontrast Schmidt to to, co studenci czują przy pierwszej wizycie:

Ten sam przewodnik mówi wprost, że archiwa mogą przechowywać materiał opublikowany i niepublikowany, w dowolnym formacie: rękopisy, listy, fotografie, nagrania ruchomego obrazu i dźwięku, dzieła sztuki, książki, dzienniki, artefakty oraz ich cyfrowe odpowiedniki. Regulamin czytelni istnieje, bo te obiekty często są jedynymi egzemplarzami. Własne przykłady Schmidt to prawdziwe zbiory, nie wymyślone kolekcje:

• Listy Abrahama Lincolna w Abraham Lincoln Presidential Library and Museum, Springfield, Illinois
• Rysunki architektoniczne Franka Lloyda Wrighta w Avery Architectural and Fine Arts Library, Columbia University
• Fotografie budowy Kanału Panamskiego w Transportation History Collection, University of Michigan Special Collections
• Nagrania wideo odcinków I Love Lucy w Paley Center for Media

Nazwy są celowo nieuporządkowane. Dział zwany "Special Collections" może być archiwum. Performing Arts Reading Room w Library of Congress to czytelnia biblioteczna, która działa jak archiwum. Pytaj, co możesz zamówić, nie co napisano na drzwiach.

Typy repozytoriów

Przewodnik SAA grupuje repozytoria według tego, kto stworzył dokumentację i komu ma ona służyć. Użyj tabeli, by zdecydować, gdzie teczki twórcy najpewniej wylądowały — nie po to, by traktować każdą instytucję jako otwartą dla publiczności na tych samych zasadach.

Repozytoria korporacyjne i religijne studenci najbardziej nie doceniają. Mogą być jedynym miejscem, w którym przetrwały teczki produktowe firmy albo rejestry członków zboru — i mogą odmówić badaczowi z ulicy. Potwierdź dostęp na piśmie, zanim zarezerwujesz podróż.

Jak znaleźć właściwe archiwum

Nie zaczynaj od "archiwa w mojej okolicy." Zacznij od śladu papierowego. Pierwsze trzy pytania Schmidt nadal są najtańsze: które repozytoria pojawiają się w bibliografiach książek o twoim temacie, które repozytoria inni specjaliści naprawdę odwiedzili i które repozytoria wymienia już strona tematyczna. Potem przeszukaj katalogi zbiorcze — a listę narzędzi SAA traktuj jak mapę z epoki 2012, nie jak żywy katalog.

Lista narzędzi SAA jest użyteczna i częściowo nieaktualna

Strona Schmidt Finding and Evaluating Archives nadal wymienia narzędzia, które się przeniosły albo zostały zastąpione. Używaj aktualnego adresu; nie wpisuj starego URL z drukowanej instrukcji.

• URL ArchiveGrid. SAA nadal wskazuje wycofany host beta.worldcat.org/archivegrid. Żywa warstwa wyszukiwania to ArchiveGrid.
• Rozmiar ArchiveGrid. Ta sama strona SAA nadal pisze, że baza zawiera "nearly a million collection descriptions." OCLC Research opisuje dziś ArchiveGrid jako miliony opisów, aktualizowanych kwartalnie z rekordów MARC WorldCat plus zebranych pomocy archiwalnych. Każdą liczbę z nagłówka traktuj jak migawkę.
• Katalog NARA. SAA nadal nazywa ARC (Archival Research Catalog). Aktualny interfejs publiczny to National Archives Catalog. Access to Archival Databases (AAD) pozostaje wyszukiwarką podzbioru elektronicznej dokumentacji NARA.
• Indeksy abonamentowe. SAA nadal wymienia Archive Finder (ProQuest / Chadwyck-Healey). Może się przydać na uczelni, która za niego płaci. To nie pierwszy przystanek, jeśli ArchiveGrid i strona repozytorium są darmowe.
• National Union Catalog of Manuscript Collections. NUCMC nadal opisuje zbiory rękopisów i przekazuje te rekordy do WorldCat — tak wiele z nich trafia do ArchiveGrid.

Narzędzia wyszukiwania, które opisują zbiory

• [ArchiveGrid](https://researchworks.oclc.org/archivegrid/) — warstwa odkrywania OCLC Research nad opisami archiwalnymi z WorldCat i zebranymi pomocami. Większość rekordów opisuje zbiory, nie każdy list wewnątrz. Dodaj has_links:1 do zapytania, gdy chcesz tylko opisy, które już wskazują treść cyfrową. OCLC wyraźnie pisze, że większość opisów dotyczy zbiorów z USA.
• [SNAC](https://portal.snaccooperative.org/) — Social Networks and Archival Context. Szukaj osoby, rodziny albo organizacji i idź za powiązanymi zasobami do pomocy archiwalnych i rekordów katalogowych w wielu repozytoriach. NARA uczestniczy w kooperatywie; to indeks nazw, nie substytut spisu pudeł.
• [National Archives Catalog](https://www.archives.gov/research/catalog) — opisy federalnej dokumentacji USA w Waszyngtonie, archiwach regionalnych i bibliotekach prezydenckich.
• [Library of Congress](https://www.loc.gov/) — biblioteka narodowa Ameryki i duże repozytorium rękopisów. Użyj NUCMC, gdy potrzebujesz opisów, które też trafiły do WorldCat.
• [Archives Portal Europe](https://www.archivesportaleurope.net/) — pomoce archiwalne, przewodniki po zasobie i strony instytucji z archiwów w całej Europie. Trafienie tu często znaczy "napisz do tego repozytorium," nie "pobierz plik."
• [Digital Public Library of America](https://dp.la/) — zagregowane obiekty cyfrowe z bibliotek, archiwów i muzeów USA. Przydatne do skanów; niepełne wobec niepublikowanych pudeł.
• Regionalne konsorcja pomocy archiwalnych — Online Archive of California, Archives West, Texas Archival Resources Online, Arizona Archives Online. Używaj ich, gdy już znasz region.

Publiczna kopia ArchiveGrid OCLC nadal przedstawia indeks tak:

Traktuj tę liczbę jako migawkę żywego indeksu, nie jako twierdzenie, że każde pudło na świecie jest wpisane. Jeśli wyszukiwanie nic nie zwraca, nie udowodniłeś, że dokumentacja nie istnieje — udowodniłeś, że nie jest opisana w tej agregacji. Raporty Building a National Finding Aid Network (NAFAN) to badania jakości EAD, nie studencka wyszukiwarka.

Przećwiczony trop: znajdź teczkę za listem w MLA

MLA Style Center cytuje list Marianne Moore do Bryher z 28 September 1954 w Bryher Papers w Beinecke Rare Book and Manuscript Library (GEN MSS 97, box 38, folder 1373). To gotowy cytat. Tak znalazłbyś zbiór, gdybyś znał tylko nazwiska.

1. Szukaj Bryher albo Marianne Moore w SNAC lub ArchiveGrid. Każde z nazwisk powinno pokazać papiery w Yale.
2. Otwórz żywy rekord ArchivesSpace: Bryher papers, GEN MSS 97 w Archives at Yale.
3. Przeczytaj abstrakt i daty, zanim kupisz bilet. Pomoc archiwalna (aktualizowana do 2025) podaje daty graniczne 1812–1980 i bulk dates 1911–1978, rozmiar 80,97 stopy bieżącej (206 boxes) oraz twórczynię Bryher (1894–1983).
4. Przeczytaj Conditions Governing Access. Zbiór jest otwarty do badań, ale boxes 179–181 to ograniczony materiał kruchy, z substytutami referencyjnymi w głównych teczkach.
5. Przeczytaj Conditions Governing Use. Beinecke jest właścicielem papieru; "Literary rights, including copyright, belong to the authors or their legal heirs and assigns."
6. Sprawdź przechowywanie. Wiele pojemników, w tym korespondencja Series I, leży poza siedzibą. Archives at Yale każe odwiedzającym zamawiać materiał online co najmniej dwa dni robocze przed wizytą.
7. Dopiero wtedy napisz zamówienie box 38. Nie proś Beinecke o "wszystko o modernizmie."

Przeczytaj pomoc archiwalną, zanim zamówisz pudło

Definicja Schmidt to ta, którą warto zapamiętać:

SAA Dictionary of Archives Terminology potem poszerza pojęcie. Komentarz — zdanie, które cytują późniejsze przewodniki — brzmi:

Nowoczesna pomoc archiwalna to często internetowa strona Encoded Archival Description (EAD) w ArchivesSpace, jak w Yale, a nie oprawiony maszynopis. Części, które decydują, czy podróż ma sens, to te same, które SAA objaśnia w przykładowej pomocy. Ten aneks to zbiór dydaktyczny — Corinth Historical Society / Corinth Chamber of Commerce Records — nie żywe repozytorium, które możesz odwiedzić.

• Tytuł, twórca i daty — w tym bulk dates, przedział, w którym naprawdę leży większość materiału. Przykład Corinth SAA jest datowany 1921–2005 z bulk dates 1975–1997.
• Historia biograficzna albo administracyjna — kto stworzył dokumentację i dlaczego istnieje
• Zakres i treść — formaty i mocne strony oraz to, czego nie ma
• Układ — serie i podserie; archiwa zachowują porządek twórcy, nie przekładają według twojego tematu
• Warunki dostępu i wykorzystania — ograniczenia darczyńcy, przepisy o prywatności, uwagi o prawie autorskim
• Materiały pokrewne — inne zbiory, do których wylał się ten sam twórca albo temat
• Spis pojemników — inwentarz na poziomie pudła i teczki, który wpiszesz na rewersie

Jeśli pomoc archiwalna kończy się na poziomie zbioru, napisz do repozytorium i zapytaj, czy na miejscu jest spis pudeł. Nie zakładaj, że chudy opis znaczy chudy zbiór.

Napisz do archiwisty konkretnie

Wzorcowa wiadomość Schmidt to szablon, który daje użyteczną odpowiedź. Skopiuj kształt; nawiasy zastąp swoim projektem.

Podaj zbiór, sygnaturę i pudła, których chcesz. "Czy macie coś o II wojnie światowej?" marnuje czas personelu i daje ogólnikowe nie. Pytaj o magazyn zewnętrzny, czasy podawania, rejestrację, fotografowanie i czy w weekendowych godzinach dyżuruje archiwista informacyjny.

Zanim odwiedzisz

Strony Schmidt o planowaniu i wizycie to różnica między zmarnowanym dniem podróży a pełnym wózkiem pudeł. Potwierdź godziny i zamknięcia. Zapytaj, czy pudła, których chcesz, leżą poza siedzibą (godziny albo dni na sprowadzenie). Sprawdź limity podań i godzinę ostatniego podania. Przeczytaj cennik reprodukcji. Zapytaj, czy wolno laptopy i aparaty. Zabierz sweter: Schmidt zauważa, że czytelnie bywają zimne, bo papier tak dłużej trwa.

Rejestracja, identyfikacja i karty badacza

Większość repozytoriów prosi o rejestrację i dokument ze zdjęciem. Niektóre chcą listu polecającego. NARA jest surowsza, bo przechowuje oryginalną dokumentację federalną. Jej regulamin czytelni otwiera to wymaganie:

Składasz wniosek osobiście z ważnym rządowym dokumentem ze zdjęciem. Karta jest ważna rok i można ją odnowić do 30 dni przed wygaśnięciem. Badacze muszą mieć co najmniej 14 lat; dzieci poniżej 14 potrzebują wcześniejszej zgody i towarzyszącego dorosłego. NARA wydaje kartę tylko wtedy, gdy dokumentacja, którą badasz, leży fizycznie w tej placówce. Karty nie potrzebujesz, by przejść przez muzeum NARA; potrzebujesz jej, by usiąść w czytelni. Nie rób osobnej podróży tylko po kartę przed dniem badań — odbierz ją, gdy przychodzisz korzystać z dokumentacji.

Regulamin czytelni, na który studenci naprawdę wpadają

SAA wymienia typowe zasady korzystania i powód konserwatorski albo bezpieczeństwa każdej z nich. Repozytoria się różnią; wygrywa lokalny regulamin na ścianie. Wzorzec jest prawie wszędzie ten sam.

NARA zapisuje zasadę jednego pudła jako instrukcję, nie jako sugestię:

Tu warto uśmiercić mit białej bawełnianej rękawiczki. SAA mówi, że czyste ręce bez balsamów i perfum zwykle wystarczą, a rękawiczki są do obiektów albo fotografii, bo oleje niszczą emulsje. NARA idzie dalej przy materiałach fotograficznych: załóż nitrylowe rękawiczki, które daje sala, na obie ręce, i wyrzuć je przed wyjściem. Badacze nie mogą przynosić własnych rękawiczek. Bawełniane zmniejszają zręczność i rwą kruchy papier. Słuchaj sali przed sobą, nie filmu.

Notatki, zdjęcia i dane do cytowania

Stały rozkaz Schmidt przy wizycie w archiwum to zapisywać pełne cytaty, gdy teczka jest otwarta: tytuł zbioru, unikatowe identyfikatory, numery pudeł i teczek oraz nazwę repozytorium. Późniejsza praca, recenzent albo ty za sześć miesięcy będziecie potrzebować tych ciągów. Uchwyć je na pierwszym zdjęciu w każdej teczce, nie w osobnym notesie, który możesz zgubić.

Fotografowanie to przywilej, nie domyślna opcja. Pytaj. Wiele sal zezwala na aparaty bez flesza i zakazuje ręcznych skanerów kontaktowych. NARA wymaga zgody przed obrazowaniem, zakazuje flesza w salach obszaru DC i zakazuje fotografowania innych badaczy. Niektóre sale pobierają opłatę za aparat albo ograniczają dzienną liczbę zdjęć. Zdjęcie niepublikowanego listu chronionego prawem autorskim nadal jest kopią; nie daje prawa do publikacji tekstu. Zobacz Jak robić notatki badawcze, by mieć system zapisu, który przetrwa drogę do domu.

Jak cytować to, co znalazłeś

Ta strona kończy się na wystarczającym cytacie, by wyjść z sali. Historia, literaturoznawstwo i większość innych kierunków humanistycznych oczekuje Chicago Notes-Bibliography. CMOS 18 traktuje rękopisy i materiał archiwalny w §§14.119–14.129. Strona University of Queensland o rękopisach CMOS 18 powtarza podział pracy z podręcznika:

CMOS 18 §14.119 dodaje, że poza umieszczeniem cytowanej jednostki na początku przypisu podręczniki nie zgadzają się co do dokładnej kolejności pozostałych elementów. Użyj jednej sekwencji w pracy i się jej trzymaj. Konkretne jednostki trafiają do bibliografii tylko wtedy, gdy cytujesz jeden obiekt z tego zbioru (§14.120). Pełne wzorce przypis–bibliografia, grupy akt NARA i teczki bibliotek prezydenckich są w Jak cytować archiwa w stylu Chicago.

Przećwiczony przykład Chicago (oficjalny list CMOS)

Własny, wieloletni przykład CMOS to list Jamesa Oglethorpe'a z 13 January 1733 w Phillipps Collection of Egmont Manuscripts w University of Georgia Library. Uniwersyteckie przewodniki CMOS 18 nadal drukują go jako wzorcowy przypis. UQ dodaje opcjonalny skrót "(hereafter cited as Egmont MSS)" po pierwszym przypisie; bibliografia nadal nazywa zbiór.

MLA 9 (MLA Style Center)

MLA Style Center (Jennifer Rappaport, 25 April 2018) każe iść za szablonem formatu: autor, tytuł albo opis, zbiór jako kontener oraz dane lokalizacji obejmujące instytucję plus numery pudła, teczki i rękopisu.

Jedna reguła MLA zaskakuje tych, którzy już napisali przypis: "If the material you are citing is in an unprocessed collection, provide in-text citations that include descriptions of the items and omit works-cited-list entries." To Style Center, nie lokalny wykręt.

Dokumenty archiwalne w APA Style

APA jest rzadsza przy niepublikowanych zbiorach historycznych, ale archiwa psychologii, pedagogiki i niektórych nauk społecznych nadal jej chcą. Siódme wydanie Publication Manual nie ma osobnego rozdziału archiwalnego; użyj strony APA Style o dokumentach archiwalnych. Jeśli jednostka nie ma tytułu, APA wkłada opis w nawiasy kwadratowe. Oficjalny przećwiczony przykład, przedrukowywany przez uniwersyteckie przewodniki APA 7, to list Lawrence'a K. Franka z 1935 w Rockefeller Archive Center:

Szablony, gdy jeszcze wypełniasz pola

Używaj ich tylko jako rusztowania. Każde pole zastąp tekstem z pomocy archiwalnej albo z jednostki w ręku. Nie publikuj pracy, która nadal mówi Nazwa zbioru.

Gdy nie możesz przyjechać osobiście

Pytania Schmidt w Requesting Materials Remotely wyślij zanim kupisz bilet:

• Czy cyfrowy substytut jest już na stronie repozytorium, w DPLA albo w innym agregatorze?
• Czy archiwum zeskanuje albo skseruje nazwane teczki i jaka jest opłata oraz limit stron?
• Czy kopie drukowane albo mikrofilm krążą w wypożyczeniach międzybibliotecznych? Oryginały prawie nigdy. NARA stwierdza, że dokumentacja nie jest dostępna do wypożyczeń między placówkami.
• Czy lokalny asystent badawczy może podać pudła, jeśli go zatrudnisz?
• Czy pytanie jest na tyle małe, że personel informacyjny odpowie z teczki bez wizyty?

Digitalizacja to próbka, nie zbiór. SAA ostrzega, że zbiory cyfrowe często odzwierciedlają ułamek zasobu i że online bywa niejasne, czy widzisz cały zbiór, czy rolkę hitów. Selekcja jest realna: fotogeniczne listy się skanuje; rutynowe księgi rachunkowe nie. Jeśli argument zależy od tego, czego brak, nadal potrzebujesz pudła.

Ograniczenia, prawo autorskie i zbiory nieopracowane

Trzy bariery zatrzymują zamówienie nawet wtedy, gdy pomoc archiwalna wygląda idealnie. Schmidt wymienia je w tej kolejności.

Prawo autorskie

Własność papieru to nie to samo co własność praw autorskich. SAA jest bezpośrednia:

Darczyńca może przenieść prawo autorskie tylko do utworów, które sam stworzył. Listy przychodzące w papierach polityka często nadal należą do autora albo do spadku tego autora. Pomoc Bryher Beinecke mówi to samo językiem repozytorium: biblioteka jest właścicielem papierów; prawa literackie zostają przy autorach albo ich spadkobiercach. Fair use może pokryć krótki cytat w pracy naukowej; nie pokrywa automatycznie publikacji pełnego skanu. Zapytaj repozytorium, jak chcą, by publikowane cytaty i reprodukcje były kredytowane.

Ograniczenia

Umowy darowizny mogą zamykać teczki na określony czas. Przepisy zamykają inne. Własne przykłady SAA warto zapamiętać: HIPAA chroni dokumentację medyczną; arkusze spisu powszechnego USA pozostają zamknięte przez siedemdziesiąt dwa lata; FERPA chroni dokumentację edukacyjną studentów. Utajnione akta rządowe i tajemnice handlowe firm mogą zostać zamknięte do daty przeglądu. Wniosek czasem działa; zakładaj, że to miesiące.

Zbiory nieopracowane

"Unprocessed" znaczy, że personel otrzymał materiał, ale jeszcze go nie zidentyfikował, nie uporządkował i nie opisał do użytku publicznego. Opracowanie może obejmować usuwanie zardzewiałych zszywek, izolowanie pleśni i pisanie pomocy archiwalnej. Niektóre repozytoria wpuszczą badacza do nieopracowanego accession pod dodatkowym nadzorem; wiele nie wpuści. Pytaj z dużym wyprzedzeniem. MLA, jak wyżej, nie chce pozycji Works Cited dla nieopracowanej jednostki — opisz ją w tekście.

Etyka: prywatność, proweniencja i czyje głosy przetrwały

Archiwa nie są neutralne. Przechowują to, co ktoś skompletował, podarował, zajął albo było go stać przechowywać. Przeczytaj adnotację o proweniencji: jak powstał zbiór, kogo pominięto i czy repozytorium pozyskało materiał etycznie. Księga rachunkowa plantacji, teczka policyjnej inwigilacji i list misjonarza wymagają innego namysłu, gdy cytujesz osobę, która nigdy nie zgodziła się zostać źródłem. Przestrzegaj ograniczeń darczyńcy nawet wtedy, gdy psują twój plan. Samej linii pierwotne–wtórne szukaj w Źródła pierwotne a wtórne; stronniczości w tym, co zachowano — w Stronniczość w źródłach.

Czym ten przewodnik różni się od szukania historycznych źródeł pierwotnych

Jak znaleźć historyczne źródła pierwotne to polowanie po LOC, cyfrowych zbiorach NARA, Chronicling America i skanach gotowych na zajęcia. Jak cytować archiwa w stylu Chicago to przypis i bibliografia, gdy teczka jest otwarta. Ta strona to obieg repozytorium: katalogi zbiorcze, SNAC, pomoce archiwalne, rejestracja, rewersy, zasady obsługi i cytat wystarczający, by wyjść z sali. Używaj wszystkich trzech. Nie traktuj trafienia DPLA jako substytutu spisu pudeł i nie traktuj pomocy archiwalnej jako substytutu czytania teczki.

Powiązane przewodniki

• Jak znaleźć historyczne źródła pierwotne
• Jak cytować archiwa w stylu Chicago
• Jak cytować rękopis w stylu Chicago
• Źródła pierwotne a wtórne
• Jak robić notatki badawcze
• Jak oceniać źródła