Как найти архивы для исследования

Короткий ответ: как найти архивы для исследования

Назовите людей, организации, места и даты, которые могли создать документы. Ищите в описаниях коллекций, а не в полном тексте. Прочитайте опись до поездки. Напишите в хранилище, уже имея название коллекции и номера коробок. Затем оформите ссылку так, чтобы посторонний мог повторить путь.

Что такое архивы (и чем они отличаются от библиотек)

Шмидт открывает руководство SAA причиной, по которой архивы вообще существуют:

Публичная или университетская библиотека построена так, чтобы вы могли взять или скачать ещё один экземпляр той же опубликованной книги. Архив построен так, чтобы вы под надзором увидели уникальный или редкий объект. Контраст Шмидт — то, что студенты чувствуют при первом визите:

То же руководство прямо говорит, что архивы могут хранить опубликованные и неопубликованные материалы в любом формате: рукописи, письма, фотографии, кино- и звукозаписи, произведения искусства, книги, дневники, артефакты и их цифровые эквиваленты. Правила читального зала существуют потому, что эти объекты часто бывают единственными экземплярами. Собственные примеры Шмидт — реальные фонды, а не выдуманные коллекции:

• Письма Авраама Линкольна в Abraham Lincoln Presidential Library and Museum, Springfield, Illinois
• Архитектурные чертежи Фрэнка Ллойда Райта в Avery Architectural and Fine Arts Library, Columbia University
• Фотографии строительства Панамского канала в Transportation History Collection, University of Michigan Special Collections
• Видеозаписи серий I Love Lucy в Paley Center for Media

Названия нарочно беспорядочны. Отдел под вывеской "Special Collections" может быть архивом. Performing Arts Reading Room в Library of Congress — библиотечный читальный зал, который работает как архив. Спрашивайте, что можно заказать, а не что написано на двери.

Типы хранилищ

Руководство SAA группирует хранилища по тому, кто создал документы и кому они должны служить. Таблица помогает решить, куда скорее всего попали дела создателя, — а не считать каждое учреждение одинаково открытым для публики.

Корпоративные и религиозные хранилища студенты недооценивают чаще всего. Это может быть единственное место, где сохранились продуктовые дела компании или реестры членов общины, — и туда могут не пустить исследователя без записи. Подтвердите доступ письменно, прежде чем покупать билет.

Как найти нужный архив

Не начинайте с "архивы рядом со мной". Начинайте со следа на бумаге. Первые три вопроса Шмидт по-прежнему самые дешёвые: какие хранилища стоят в библиографиях книг по вашей теме, какие хранилища другие специалисты реально посещали и какие хранилища уже перечисляет тематический сайт. Затем ищите в сводных каталогах — и считайте список инструментов SAA картой эпохи 2012 года, а не живым справочником.

Список инструментов SAA полезен и частично устарел

Страница Шмидт Finding and Evaluating Archives по-прежнему называет инструменты, которые переехали или были заменены. Пользуйтесь текущим адресом; не набирайте старый URL из печатной памятки.

• URL ArchiveGrid. SAA всё ещё указывает на выведенный из строя хост beta.worldcat.org/archivegrid. Живой слой поиска — ArchiveGrid.
• Размер ArchiveGrid. Та же страница SAA всё ещё пишет, что база содержит "nearly a million collection descriptions." OCLC Research теперь описывает ArchiveGrid как миллионы описаний, обновляемых ежеквартально из записей WorldCat MARC плюс собранные описи. Любую заголовочную цифру считайте снимком.
• Каталог NARA. SAA всё ещё называет ARC (Archival Research Catalog). Текущий публичный интерфейс — National Archives Catalog. Access to Archival Databases (AAD) по-прежнему ищет подмножество электронных документов NARA.
• Подписные указатели. SAA всё ещё перечисляет Archive Finder (ProQuest / Chadwyck-Healey). Он может быть полезен в кампусе, который за него платит. Это не первая остановка, если ArchiveGrid и сайт хранилища бесплатны.
• National Union Catalog of Manuscript Collections. NUCMC по-прежнему описывает рукописные коллекции и передаёт эти записи в WorldCat — так многие из них попадают в ArchiveGrid.

Поисковые инструменты, которые описывают коллекции

• [ArchiveGrid](https://researchworks.oclc.org/archivegrid/) — слой обнаружения OCLC Research над архивными описаниями из WorldCat и собранными описями. Большинство записей описывает коллекции, а не каждое письмо внутри. Добавьте has_links:1 к запросу, если нужны только описания, которые уже ведут к цифровому контенту. OCLC прямо пишет, что большинство описаний — американские фонды.
• [SNAC](https://portal.snaccooperative.org/) — Social Networks and Archival Context. Ищите человека, семью или организацию и идите по связанным ресурсам к описям и каталожным записям во многих хранилищах. NARA участвует в кооперативе; это именной указатель, а не замена перечня коробок.
• [National Archives Catalog](https://www.archives.gov/research/catalog) — описания федеральных документов США в Вашингтоне, региональных архивах и президентских библиотеках.
• [Library of Congress](https://www.loc.gov/) — национальная библиотека Америки и крупное хранилище рукописей. Используйте NUCMC, когда нужны описания, которые также попали в WorldCat.
• [Archives Portal Europe](https://www.archivesportaleurope.net/) — описи, путеводители по фондам и страницы учреждений архивов по всей Европе. Попадание здесь часто значит "напишите в это хранилище", а не "скачайте файл".
• [Digital Public Library of America](https://dp.la/) — агрегированные цифровые объекты библиотек, архивов и музеев США. Полезно для сканов; неполно для неопубликованных коробок.
• Региональные консорциумы описей — Online Archive of California, Archives West, Texas Archival Resources Online, Arizona Archives Online. Используйте их, когда регион уже известен.

Публичная копия ArchiveGrid от OCLC по-прежнему представляет указатель так:

Считайте эту цифру снимком живого указателя, а не утверждением, что каждая коробка в мире учтена. Если поиск ничего не вернул, вы не доказали, что документов нет, — вы доказали, что они не описаны в этой агрегации. Отчёты Building a National Finding Aid Network (NAFAN) — исследование качества EAD, а не студенческая поисковая строка.

Разобранная охота: найти папку за письмом в MLA

MLA Style Center цитирует письмо Марианны Мур (Marianne Moore) Брайер (Bryher) от 28 September 1954 в Bryher Papers в Beinecke Rare Book and Manuscript Library (GEN MSS 97, box 38, folder 1373). Это готовая ссылка. Так вы нашли бы коллекцию, если бы знали только имена.

1. Ищите Bryher или Marianne Moore в SNAC или ArchiveGrid. Любое из имён должно вывести бумаги в Yale.
2. Откройте живую запись ArchivesSpace: Bryher papers, GEN MSS 97 в Archives at Yale.
3. Прочитайте аннотацию и даты, прежде чем покупать билет. Опись (пересмотрена до 2025) даёт крайние даты 1812–1980 и bulk dates 1911–1978, объём 80,97 линейных фута (206 boxes) и создателя Bryher (1894–1983).
4. Прочитайте Conditions Governing Access. Коллекция открыта для исследований, но boxes 179–181 — ограниченный хрупкий материал со справочными копиями в основных делах.
5. Прочитайте Conditions Governing Use. Beinecke владеет бумагой; "Literary rights, including copyright, belong to the authors or their legal heirs and assigns."
6. Проверьте хранение. Многие контейнеры, включая переписку Series I, лежат вне здания. Archives at Yale просит приезжающих исследователей заказывать материал онлайн минимум за два рабочих дня до визита.
7. Только тогда пишите заказ на box 38. Не просите Beinecke "всё про модернизм".

Прочитайте опись, прежде чем заказывать коробку

Определение Шмидт — то, которое стоит выучить наизусть:

SAA Dictionary of Archives Terminology затем расширяет термин. Комментарий — фраза, которую цитируют позднейшие гиды, — таков:

Современная опись часто бывает онлайн-страницей Encoded Archival Description (EAD) в ArchivesSpace, как в Yale, а не переплетённой машинописью. Части, от которых зависит, стоит ли поездка, — те же, что SAA комментирует в образцовой описи. Это приложение — учебная коллекция Corinth Historical Society / Corinth Chamber of Commerce Records, а не живое хранилище, которое можно посетить.

• Название, создатель и даты — включая bulk dates, отрезок, куда реально приходится большая часть материала. Образец Corinth у SAA датирован 1921–2005 с bulk dates 1975–1997.
• Биографическая или административная история — кто создал документы и почему они существуют
• Объём и содержание — форматы и сильные стороны, и чего нет
• Систематизация — серии и подсерии; архивы сохраняют порядок создателя и не перекладывают по вашей теме
• Условия доступа и использования — ограничения дарителя, законы о частной жизни, пометки об авторском праве
• Связанные материалы — другие коллекции, куда выплеснулся тот же создатель или тема
• Перечень коробок — опись на уровне коробки и папки, которую вы поставите в требование

Если опись обрывается на уровне коллекции, напишите в хранилище и спросите, есть ли на месте перечень коробок. Не считайте скудное описание признаком скудной коллекции.

Пишите архивисту конкретно

Образец письма Шмидт — шаблон, который даёт полезный ответ. Скопируйте форму; скобки замените своим проектом.

Назовите коллекцию, шифр и коробки, которые хотите. "Есть ли у вас что-нибудь о Второй мировой?" тратит время сотрудников и даёт общее нет. Спросите про внешнее хранение, сроки выдачи, регистрацию, фотосъёмку и есть ли в выходные дежурный справочный архивист.

Перед визитом

Страницы Шмидт о планировании и визите — разница между потерянным днём в дороге и полной тележкой коробок. Подтвердите часы и закрытия. Спросите, лежат ли нужные коробки вне здания (часы или дни на доставку). Проверьте лимиты выдачи и время последней выдачи. Прочитайте тариф на копирование. Спросите, разрешены ли ноутбуки и камеры. Возьмите свитер: Шмидт замечает, что читальные залы часто холодные, потому что бумага так дольше живёт.

Регистрация, удостоверение и исследовательские карты

Большинство хранилищ просит зарегистрироваться и показать удостоверение с фото. Некоторые хотят рекомендательное письмо. NARA строже, потому что хранит подлинные федеральные документы. Её правила читального зала открываются этим требованием:

Вы подаёте заявление лично с действующим государственным удостоверением с фото. Карта действует один год и её можно продлить за 30 дней до истечения. Исследователям должно быть не меньше 14 лет; детям младше 14 нужны предварительное разрешение и сопровождающий взрослый. NARA выдаёт карту только если документы, которые вы изучаете, физически находятся в этом учреждении. Карта не нужна, чтобы пройти по музею NARA; она нужна, чтобы сесть в читальном зале. Не делайте отдельную поездку только за картой до дня работы — получите её, когда придёте пользоваться документами.

Правила читального зала, на которые студенты реально натыкаются

SAA перечисляет типичные правила пользования и причину сохранности или безопасности для каждого. Хранилища различаются; побеждают местные правила на стене. Рисунок почти везде один.

NARA формулирует правило одной коробки как инструкцию, а не как совет:

Миф о белой хлопковой перчатке стоит здесь похоронить. SAA говорит, что чистых рук без лосьонов и духов в большинстве случаев достаточно, а перчатки нужны для предметов или фотографий, потому что масла портят эмульсии. Для фотоматериалов NARA идёт дальше: наденьте нитриловые перчатки, которые выдаёт зал, на обе руки и выбросьте их перед уходом. Свои перчатки приносить нельзя. Хлопковые снижают ловкость и рвут хрупкую бумагу. Слушайте зал перед собой, а не кино.

Заметки, фотографии и данные для ссылки

Постоянный приказ Шмидт при визите в архив — записывать полные ссылки, пока папка открыта: название коллекции, уникальные идентификаторы, номера коробок и папок и имя хранилища. Позднейшей работе, рецензенту или вам через полгода понадобятся эти строки. Снимайте их на первом кадре каждой папки, а не в отдельной тетради, которую можно потерять.

Съёмка — привилегия, а не норма по умолчанию. Спросите. Многие залы разрешают камеры без вспышки и запрещают ручные контактные сканеры. NARA требует разрешения до съёмки, запрещает вспышку в залах района DC и запрещает фотографировать других исследователей. Некоторые залы берут плату за камеру или ограничивают дневное число кадров. Фотография неопубликованного письма, защищённого авторским правом, всё равно копия; она не даёт права публиковать текст. См. Как вести исследовательские записи — система фиксации, которая переживёт дорогу домой.

Как цитировать то, что вы нашли

Эта страница останавливается на достаточной ссылке, чтобы выйти из зала. История, литературоведение и большинство других гуманитарных программ ждут Chicago Notes-Bibliography. CMOS 18 рассматривает рукописи и архивные материалы в §§14.119–14.129. Страница University of Queensland о рукописях CMOS 18 повторяет разделение труда из справочника:

CMOS 18 §14.119 добавляет, что кроме постановки цитируемой единицы первой в примечании справочники не сходятся в точном порядке остальных элементов. Используйте одну последовательность в работе и держитесь её. Конкретные единицы попадают в библиографию только когда вы цитируете один объект из этой коллекции (§14.120). Полные схемы примечание–библиография, record groups NARA и дела президентских библиотек живут в Как цитировать архивы в стиле Chicago.

Разобранный пример Chicago (официальное письмо CMOS)

Собственный давний пример CMOS — письмо Джеймса Оглторпа (James Oglethorpe) от 13 January 1733 в Phillipps Collection of Egmont Manuscripts в University of Georgia Library. Университетские гиды CMOS 18 по-прежнему печатают его как образцовое примечание. UQ добавляет необязательное сокращение "(hereafter cited as Egmont MSS)" после первого примечания; библиография по-прежнему называет коллекцию.

MLA 9 (MLA Style Center)

MLA Style Center (Jennifer Rappaport, 25 April 2018) велит следовать шаблону формата: автор, название или описание, коллекция как контейнер и сведения о месте, включая учреждение плюс любые номера коробки, дела и рукописи.

Одно правило MLA удивляет тех, кто уже написал примечание: "If the material you are citing is in an unprocessed collection, provide in-text citations that include descriptions of the items and omit works-cited-list entries." Это Style Center, а не местный обход.

Архивные документы в APA Style

APA реже нужна для неопубликованных исторических коллекций, но архивы психологии, образования и некоторых социальных наук всё ещё её требуют. Седьмое издание Publication Manual не содержит отдельной архивной главы; используйте страницу APA Style об архивных документах. Если у единицы нет названия, APA ставит описание в квадратные скобки. Официальный разобранный пример, который перепечатывают университетские гиды APA 7, — письмо Лоуренса К. Фрэнка (Lawrence K. Frank) 1935 года в Rockefeller Archive Center:

Шаблоны, пока вы ещё заполняете поля

Используйте их только как леса. Каждое поле замените текстом из описи или из единицы в руках. Не публикуйте работу, в которой ещё написано Название коллекции.

Когда вы не можете приехать лично

Вопросы Шмидт в Requesting Materials Remotely нужно отправить до покупки билета:

• Есть ли уже цифровая копия на сайте хранилища, в DPLA или в другом агрегаторе?
• Будет ли архив сканировать или ксерокопировать названные папки и каковы плата и лимит страниц?
• Циркулируют ли печатные копии или микрофильм по межбиблиотечному абонементу? Оригиналы почти никогда. NARA пишет, что документы недоступны для межфилиальных выдач.
• Может ли местный научный помощник выдать коробки, если вы его наймёте?
• Достаточно ли мал вопрос, чтобы справочные сотрудники ответили из папки без визита?

Оцифровка — выборка, а не коллекция. SAA предупреждает, что цифровые коллекции часто отражают долю фонда и что онлайн бывает неясно, видите ли вы всю коллекцию или ролик хитов. Смещение отбора реально: фотогеничные письма сканируют; рутинные гроссбухи — нет. Если довод зависит от того, чего нет, вам всё равно нужна коробка.

Ограничения, авторское право и необработанные коллекции

Три барьера останавливают заказ даже когда опись выглядит идеальной. Шмидт называет их в этом порядке.

Авторское право

Владеть бумагой — не то же самое, что владеть авторским правом. SAA говорит прямо:

Даритель может передать авторское право только на произведения, которые создал сам. Входящие письма в бумагах политика часто всё ещё принадлежат автору или наследству этого автора. Опись Bryher в Beinecke говорит то же языком хранилища: библиотека владеет бумагами; литературные права остаются у авторов или их наследников. Fair use может покрыть короткую цитату в научной работе; он не покрывает автоматически выкладку полного скана. Спросите хранилище, как они хотят, чтобы опубликованные ссылки и воспроизведения были атрибутированы.

Ограничения

Договоры дарения могут закрывать папки на срок лет. Законы закрывают другие. Собственные примеры SAA стоит запомнить: HIPAA защищает медицинские записи; листы переписи США остаются закрытыми семьдесят два года; FERPA защищает студенческие образовательные записи. Засекреченные государственные дела и коммерческая тайна компаний могут оставаться закрытыми до даты пересмотра. Ходатайство иногда срабатывает; закладывайте месяцы.

Необработанные коллекции

"Unprocessed" значит, что сотрудники получили материал, но ещё не идентифицировали, не систематизировали и не описали его для публичного использования. Обработка может включать снятие ржавых скрепок, изоляцию плесени и написание описи. Некоторые хранилища пустят исследователя к необработанному accession под дополнительным надзором; многие не пустят. Спрашивайте заранее. MLA, как сказано выше, не хочет позиции Works Cited для необработанной единицы — опишите её в тексте.

Этика: частная жизнь, происхождение и чьи голоса сохранились

Архивы не нейтральны. Они хранят то, что кто-то комплектовал, дарил, изымал или мог себе позволить хранить. Читайте пометку о происхождении: как сложилась коллекция, кого оставили за бортом и этично ли хранилище приобрело материал. Плантационный гроссбух, полицейское досье слежки и миссионерское письмо требуют разной осторожности, когда вы цитируете человека, который никогда не соглашался стать источником. Соблюдайте ограничения дарителя даже когда они ломают ваш план. Саму линию первичный–вторичный см. в Первичные и вторичные источники; предвзятость в том, что сохранили, — в Предвзятость в источниках.

Чем этот гид отличается от поиска исторических первичных источников

Как найти исторические первичные источники — охота по LOC, цифровым коллекциям NARA, Chronicling America и сканам, готовым к аудитории. Как цитировать архивы в стиле Chicago — примечание и библиография, когда папка открыта. Эта страница — рабочий процесс хранилища: сводные каталоги, SNAC, описи, регистрация, требования, правила обращения и достаточная ссылка, чтобы выйти из зала. Пользуйтесь всеми тремя. Не считайте попадание DPLA заменой перечня коробок и не считайте опись заменой чтения папки.

Связанные руководства

• Как найти исторические первичные источники
• Как цитировать архивы в стиле Chicago
• Как цитировать рукопись в стиле Chicago
• Первичные и вторичные источники
• Как вести исследовательские записи
• Как оценивать источники