Comment trouver des archives pour la recherche

Réponse rapide : comment trouver des archives pour la recherche

Nommez les personnes, organisations, lieux et dates qui auraient créé des documents. Cherchez des descriptions de collections, pas le texte intégral. Lisez l'instrument de recherche avant de voyager. Écrivez au dépôt en ayant déjà en main le titre de la collection et les numéros de boîte. Citez ensuite la pièce de façon qu'une personne inconnue puisse la retracer.

Ce que sont les archives (et en quoi elles diffèrent des bibliothèques)

Schmidt ouvre le guide SAA par la raison d'être des archives :

Une bibliothèque publique ou universitaire est conçue pour que vous puissiez emprunter ou télécharger un autre exemplaire du même livre publié. Un service d'archives est conçu pour que vous voyiez l'objet unique ou rare sous surveillance. Le contraste de Schmidt est celui que les étudiantes et étudiants ressentent dès la première visite :

Le même guide précise que les archives peuvent conserver du matériel publié et inédit, sous n'importe quel format : manuscrits, lettres, photographies, enregistrements d'images animées et sonores, œuvres d'art, livres, journaux intimes, artefacts et leurs équivalents numériques. Les règles de salle de lecture existent parce que ces objets sont souvent les seuls exemplaires. Les exemples de Schmidt sont des fonds réels, pas des collections inventées :

• Lettres écrites par Abraham Lincoln à l'Abraham Lincoln Presidential Library and Museum, Springfield, Illinois
• Dessins d'architecture de Frank Lloyd Wright à l'Avery Architectural and Fine Arts Library, Columbia University
• Photographies de la construction du Panama Canal dans la Transportation History Collection, University of Michigan Special Collections
• Images vidéo d'épisodes de I Love Lucy au Paley Center for Media

Les noms sont volontairement brouillons. Un service appelé "Special Collections" peut être un service d'archives. The Performing Arts Reading Room de la Library of Congress est une salle de lecture de bibliothèque qui fonctionne comme des archives. Demandez ce que vous pouvez commander, pas ce que dit la porte.

Types de dépôts

Le guide SAA regroupe les dépôts selon qui a créé les documents et à qui ils sont destinés. Servez-vous du tableau pour décider où les dossiers d'une créatrice ou d'un créateur ont probablement abouti — pas pour traiter chaque institution comme ouverte au public aux mêmes conditions.

Les dépôts d'entreprise et religieux sont ceux que les étudiantes et étudiants sous-estiment. Ils peuvent être le seul endroit où survivent les dossiers produits d'une entreprise ou les registres d'affiliation d'une congrégation — et ils peuvent refuser une personne qui se présente sans rendez-vous. Confirmez l'accès par écrit avant de réserver le voyage.

Comment trouver le bon dépôt

Ne commencez pas par "archives près de chez moi". Commencez par la piste documentaire. Les trois premières questions de Schmidt restent les moins coûteuses : quels dépôts apparaissent dans les bibliographies des livres sur votre sujet, quels dépôts d'autres spécialistes ont réellement visités, et quels dépôts un site thématique énumère déjà. Cherchez ensuite dans les catalogues collectifs — et traitez la liste d'outils SAA comme une carte de 2012, pas comme un annuaire en direct.

La liste d'outils SAA est utile et en partie périmée

La page de Schmidt Finding and Evaluating Archives nomme encore des outils qui ont déménagé ou été remplacés. Utilisez la destination actuelle ; ne tapez pas l'ancienne URL d'un polycopié imprimé.

• URL d'ArchiveGrid. SAA pointe encore vers l'hôte retiré beta.worldcat.org/archivegrid. La couche de découverte en direct est ArchiveGrid.
• Taille d'ArchiveGrid. La même page SAA dit encore que la base contient "nearly a million collection descriptions." OCLC Research décrit désormais ArchiveGrid comme des millions de descriptions, mises à jour chaque trimestre à partir des notices MARC WorldCat plus des instruments de recherche moissonnés. Traitez tout chiffre mis en avant comme un instantané.
• Catalogue NARA. SAA nomme encore ARC (the Archival Research Catalog). L'interface publique actuelle est le National Archives Catalog. Access to Archival Databases (AAD) reste la recherche d'un sous-ensemble des documents électroniques de NARA.
• Index sur abonnement. SAA énumère encore Archive Finder (ProQuest / Chadwyck-Healey). Il peut être utile sur un campus qui le paie. Ce n'est pas un premier arrêt si ArchiveGrid et le site du dépôt sont gratuits.
• National Union Catalog of Manuscript Collections. NUCMC décrit encore des collections de manuscrits et verse ces notices dans WorldCat — c'est ainsi que beaucoup d'entre elles atteignent ArchiveGrid.

Outils de recherche qui décrivent des collections

• [ArchiveGrid](https://researchworks.oclc.org/archivegrid/) — la couche de découverte d'OCLC Research sur les descriptions archivistiques de WorldCat et les instruments de recherche moissonnés. La plupart des notices décrivent des collections, pas chaque lettre qu'elles contiennent. Ajoutez has_links:1 à une requête quand vous ne voulez que des descriptions qui pointent déjà vers du contenu numérique. OCLC précise que la majorité des descriptions concernent des fonds américains.
• [SNAC](https://portal.snaccooperative.org/) — Social Networks and Archival Context. Cherchez une personne, une famille ou une organisation et suivez les ressources liées jusqu'aux instruments de recherche et notices de catalogue de nombreux dépôts. NARA participe à la coopérative ; c'est un index de noms, pas un substitut de l'inventaire des boîtes.
• [National Archives Catalog](https://www.archives.gov/research/catalog) — descriptions des documents fédéraux américains à Washington, dans les archives régionales et les bibliothèques présidentielles.
• [Library of Congress](https://www.loc.gov/) — la bibliothèque nationale des États-Unis et un grand dépôt de manuscrits. Utilisez NUCMC quand vous avez besoin de descriptions aussi versées dans WorldCat.
• [Archives Portal Europe](https://www.archivesportaleurope.net/) — instruments de recherche, guides de fonds et pages d'institutions d'archives à travers l'Europe. Un résultat ici signifie souvent "écrire à ce dépôt", pas "télécharger le fichier".
• [Digital Public Library of America](https://dp.la/) — objets numériques agrégés de bibliothèques, archives et musées américains. Utile pour les scans ; incomplet pour les boîtes inédites.
• Consortiums régionaux d'instruments de recherche — Online Archive of California, Archives West, Texas Archival Resources Online, Arizona Archives Online. Utilisez-les quand vous connaissez déjà la région.

La copie publique ArchiveGrid d'OCLC présente encore l'index ainsi :

Traitez ce chiffre comme l'instantané d'un index vivant, pas comme l'affirmation que chaque boîte du monde y figure. Si une recherche ne renvoie rien, vous n'avez pas prouvé que les documents n'existent pas — vous avez prouvé qu'ils ne sont pas décrits dans cette agrégation. Les rapports Building a National Finding Aid Network (NAFAN) portent sur la qualité de l'EAD, ce n'est pas une boîte de recherche étudiante.

Chasse commentée : trouver le dossier derrière une lettre MLA

Le MLA Style Center cite la lettre de Marianne Moore du 28 septembre 1954 à Bryher dans les Bryher Papers de la Beinecke Rare Book and Manuscript Library (GEN MSS 97, box 38, folder 1373). C'est une citation terminée. Voici comment vous auriez trouvé la collection si vous ne connaissiez que les noms.

1. Cherchez dans SNAC ou ArchiveGrid Bryher ou Marianne Moore. L'un ou l'autre nom devrait faire apparaître des papiers à Yale.
2. Ouvrez la notice ArchivesSpace en direct : Bryher papers, GEN MSS 97 sur Archives at Yale.
3. Lisez le résumé et les dates avant d'acheter un billet. L'instrument de recherche (révisé jusqu'en 2025) donne inclusive dates 1812–1980 et bulk dates 1911–1978, étendue 80.97 linear feet (206 boxes) et creator Bryher (1894–1983).
4. Lisez Conditions Governing Access. La collection est ouverte à la recherche, mais les boxes 179–181 sont du matériel fragile restreint, avec des substituts de consultation dans les dossiers principaux.
5. Lisez Conditions Governing Use. Beinecke possède le papier ; "Literary rights, including copyright, belong to the authors or their legal heirs and assigns."
6. Vérifiez le stockage. Beaucoup de contenants, y compris la correspondance de Series I, sont stockés hors site. Archives at Yale demande aux personnes visiteuses de commander le matériel en ligne au moins deux jours ouvrables avant la visite.
7. Ce n'est qu'alors que vous rédigez la demande pour la box 38. Ne demandez pas à Beinecke "tout sur le modernisme."

Lisez l'instrument de recherche avant de commander une boîte

La définition de Schmidt est celle à mémoriser :

Le SAA Dictionary of Archives Terminology élargit ensuite le terme. Son commentaire — la phrase que citent les guides plus tardifs — est :

Un instrument de recherche moderne est souvent une page Encoded Archival Description (EAD) en ligne dans ArchivesSpace, comme à Yale, plutôt qu'un classeur dactylographié. Les parties qui décident si un déplacement en vaut la peine sont celles que SAA annote dans son instrument de recherche-type. Cet appendice est une collection pédagogique — Corinth Historical Society / Corinth Chamber of Commerce Records — pas un dépôt vivant que vous pouvez visiter.

• Titre, créatrice ou créateur, et dates — y compris les bulk dates, l'intervalle où se situe réellement la plus grande partie du matériel. L'échantillon Corinth de SAA est daté 1921–2005 avec bulk dates 1975–1997.
• Histoire biographique ou administrative — qui a créé les documents et pourquoi ils existent
• Portée et contenu — formats et points forts, et ce qui n'y est pas
• Classement — séries et sous-séries ; les archives conservent l'ordre de la créatrice ou du créateur, elles ne reclassent pas selon votre sujet
• Conditions d'accès et d'utilisation — restrictions de la personne donatrice, lois sur la vie privée, notes de copyright
• Documents connexes — d'autres collections où la même créatrice, le même créateur ou le même sujet a débordé
• Inventaire des contenants — l'inventaire au niveau boîte et dossier que vous inscrirez sur le bordereau de communication

Si l'instrument de recherche s'arrête au niveau de la collection, écrivez au dépôt et demandez s'il existe sur place une liste de boîtes. Ne supposez pas qu'une description mince signifie une collection mince.

Écrivez à l'archiviste avec des précisions

Le message-type de Schmidt est le modèle qui obtient une réponse utile. Copiez la forme ; remplacez les crochets par votre projet.

Nommez la collection, la cote et les boîtes que vous voulez. "Avez-vous quelque chose sur la Seconde Guerre mondiale ?" fait perdre du temps au personnel et obtient un non générique. Demandez le stockage hors site, les délais de communication, l'inscription, la photographie, et si les horaires du week-end comprennent une archiviste ou un archiviste de référence de service.

Avant de visiter

Les pages de Schmidt sur la planification et la visite font la différence entre une journée de voyage perdue et un chariot plein de boîtes. Confirmez les horaires et les fermetures. Demandez si les boîtes voulues sont hors site (heures ou jours pour les récupérer). Vérifiez les plafonds de communication et l'heure de la dernière vacation. Lisez le barème de reproduction. Demandez si les ordinateurs portables et les appareils photo sont autorisés. Emportez un pull : Schmidt note que les salles de lecture sont souvent froides parce que le papier dure plus longtemps ainsi.

Inscription, identification et cartes de personne chercheuse

La plupart des dépôts demandent de vous inscrire et de montrer une pièce d'identité avec photo. Certains veulent une lettre d'introduction. NARA est plus strict parce qu'il conserve des documents fédéraux originaux. Ses règles de salle de lecture s'ouvrent sur cette exigence :

Vous faites la demande en personne avec une pièce d'identité officielle valide avec photo. La carte est valable un an et peut être renouvelée jusqu'à 30 jours avant expiration. Les personnes chercheuses doivent avoir au moins 14 ans ; les enfants de moins de 14 ans ont besoin d'une autorisation préalable et d'un adulte accompagnant. NARA ne délivre la carte que si les documents que vous étudiez se trouvent physiquement dans cet établissement. Vous n'avez pas besoin de la carte pour parcourir un musée NARA ; vous en avez besoin pour vous asseoir en salle de lecture. Ne faites pas un déplacement spécial uniquement pour retirer la carte avant le jour de recherche — obtenez-la quand vous venez consulter les documents.

Règles de salle de lecture que les étudiantes et étudiants rencontrent vraiment

SAA énumère les consignes d'usage typiques et la raison de conservation ou de sécurité de chacune. Les dépôts varient ; les règles locales affichées l'emportent. Le schéma est presque partout le même.

NARA formule la règle d'une seule boîte comme une consigne, pas comme une suggestion :

Le mythe du gant de coton blanc mérite d'être tué ici. SAA dit que des mains propres, sans lotions ni parfums, suffisent dans la plupart des cas, et que les gants sont pour les objets ou les photographies parce que les huiles abîment les émulsions. NARA va plus loin pour les matériaux photographiques : portez les gants nitrile fournis par la salle, aux deux mains, et jetez-les avant de partir. Les personnes chercheuses ne peuvent pas apporter leurs propres gants. Les gants de coton réduisent la dextérité et déchirent le papier cassant. Suivez la salle devant vous, pas un film.

Prendre des notes, des photographies et des données de citation

La consigne permanente de Schmidt en visite d'archives est de prendre des citations complètes pendant que le dossier est ouvert : titre de la collection, identifiants uniques, numéros de boîte et de dossier, et nom du dépôt. Un devoir plus tard, une personne évaluatrice ou vous dans six mois aurez besoin de ces chaînes. Capturez-les sur la première photo de chaque dossier, pas dans un carnet à part que vous pourriez perdre.

Photographier est un privilège, pas la règle par défaut. Demandez. Beaucoup de salles autorisent les appareils sans flash et interdisent les scanners de contact portatifs. NARA exige une autorisation avant toute prise de vue, interdit le flash dans les salles de la zone de DC et interdit de photographier d'autres personnes chercheuses. Certaines salles facturent l'usage de l'appareil ou limitent le nombre quotidien d'images. La photo d'une lettre inédite protégée par le copyright reste une copie ; elle ne vous donne pas le droit de publier le texte. Voir Comment prendre des notes de recherche pour un système de capture qui survit au voyage de retour.

Comment citer ce que vous avez trouvé

Cette page s'arrête à assez de citation pour quitter la salle. L'histoire, la littérature et la plupart des autres programmes d'humanités attendent Chicago Notes-Bibliography. CMOS 18 traite les manuscrits et le matériel d'archives aux §§14.119–14.129. La page manuscrits CMOS 18 de la University of Queensland reformule la division du travail du manuel :

CMOS 18 §14.119 ajoute que, sauf à placer la pièce citée en premier dans une note, les manuels ne s'accordent pas sur l'ordre exact des autres éléments. Utilisez une séquence dans le devoir et tenez-vous-y. Les pièces précises n'entrent dans la bibliographie que lorsque vous ne citez qu'une seule pièce de cette collection (§14.120). Les schémas complets note contre bibliographie, les record groups NARA et les dossiers de bibliothèques présidentielles se trouvent dans Comment citer des archives en style Chicago.

Exemple commenté Chicago (lettre officielle CMOS)

L'exemple de longue date de CMOS lui-même est la lettre de James Oglethorpe du 13 janvier 1733 dans la Phillipps Collection of Egmont Manuscripts à la University of Georgia Library. Les guides universitaires CMOS 18 l'impriment encore comme note-modèle. UQ ajoute le raccourci facultatif "(hereafter cited as Egmont MSS)" après la première note ; la bibliographie nomme toujours la collection.

MLA 9 (MLA Style Center)

Le MLA Style Center (Jennifer Rappaport, 25 avril 2018) vous dit de suivre le modèle de format : auteure ou auteur, titre ou description, collection comme contenant, et détails de localisation qui incluent l'institution plus tout numéro de boîte, de dossier et de manuscrit.

Une règle MLA surprend celles et ceux qui ont déjà rédigé la note : "If the material you are citing is in an unprocessed collection, provide in-text citations that include descriptions of the items and omit works-cited-list entries." C'est le Style Center, pas une rustine locale.

Documents d'archives en style APA

APA est moins courant pour les collections historiques inédites, mais les archives de psychologie, d'éducation et de certaines sciences sociales le demandent encore. Le Publication Manual de la septième édition n'a pas de chapitre archivistique dédié ; utilisez la page APA Style sur les documents d'archives. Si la pièce n'a pas de titre, APA met une description entre crochets. L'exemple officiel commenté, repris par les guides universitaires APA 7, est la lettre de 1935 de Lawrence K. Frank au Rockefeller Archive Center :

Modèles quand vous remplissez encore les cases

Ne les utilisez que comme échafaudage. Remplacez chaque case par du texte de l'instrument de recherche ou de la pièce en main. Ne publiez pas un devoir qui dit encore Collection Name.

Quand vous ne pouvez pas visiter en personne

Les questions de Schmidt dans Requesting Materials Remotely sont celles à envoyer avant d'acheter un billet :

• Un substitut numérique est-il déjà sur le site du dépôt, dans DPLA ou dans un autre agrégateur ?
• Les archives numériseront-elles ou photocopieront-elles les dossiers que vous avez nommés, et quels sont le tarif et la limite de pages ?
• Des copies imprimées ou du microfilm circulent-ils en prêt entre bibliothèques ? Les originaux presque jamais. NARA indique que les documents ne sont pas disponibles pour des prêts entre établissements.
• Une assistante ou un assistant de recherche local peut-il communiquer les boîtes si vous l'engagez ?
• La question est-elle assez petite pour que le personnel de référence y réponde à partir du dossier sans visite ?

La numérisation est un échantillon, pas la collection. SAA prévient que les collections numériques reflètent souvent une fraction des fonds, et qu'en ligne on ne sait pas toujours si l'on voit une collection entière ou un best-of. Le biais de sélection est réel : on numérise les lettres photogéniques ; pas les livres de comptes ordinaires. Si l'argument dépend de ce qui est absent, vous avez encore besoin de la boîte.

Restrictions, copyright et collections non traitées

Trois obstacles arrêtent une demande même quand l'instrument de recherche a l'air parfait. Schmidt les nomme dans cet ordre.

Copyright

Posséder le papier n'est pas la même chose que posséder le copyright. SAA est net :

Une personne donatrice ne peut transférer le copyright que des œuvres qu'elle a créées. Les lettres reçues dans les papiers d'une personnalité politique appartiennent souvent encore à l'auteur ou à sa succession. L'instrument de recherche Bryher de Beinecke dit la même chose dans le langage du dépôt : la bibliothèque possède les papiers ; les droits littéraires restent aux auteures, auteurs ou à leurs héritiers. Le fair use peut couvrir une courte citation dans un article savant ; il ne couvre pas automatiquement la mise en ligne d'un scan intégral. Demandez au dépôt comment ils veulent que les citations publiées et les reproductions soient créditées.

Restrictions

Les conventions de don peuvent fermer des dossiers pour un nombre d'années. Les lois en ferment d'autres. Les exemples de SAA elle-même sont ceux à retenir : HIPAA protège les dossiers médicaux ; les listes du U.S. Census restent fermées soixante-douze ans ; FERPA protège les dossiers scolaires. Les dossiers gouvernementaux classifiés et les secrets d'affaires peuvent rester fermés jusqu'à une date de réexamen. Une pétition marche parfois ; partez du principe que cela prend des mois.

Collections non traitées

"Unprocessed" signifie que le personnel a reçu le matériel mais ne l'a pas encore identifié, classé et décrit pour l'usage public. Le traitement peut inclure le retrait d'attaches rouillées, l'isolement de moisissures et la rédaction de l'instrument de recherche. Certains dépôts laisseront une personne chercheuse entrer dans un versement non traité avec une surveillance accrue ; beaucoup non. Demandez très tôt. MLA, comme indiqué plus haut, ne veut pas d'entrée Works Cited pour une pièce non traitée — décrivez-la dans le texte.

Éthique : vie privée, provenance et quelles voix ont survécu

Les archives ne sont pas neutres. Elles conservent ce que quelqu'un a classé, donné, saisi ou pu se permettre de stocker. Lisez la note de provenance : comment la collection s'est formée, qui a été laissé de côté, et si le dépôt a acquis le matériel de façon éthique. Un livre de comptes de plantation, un dossier de surveillance policière et une lettre missionnaire exigent chacun un soin différent quand vous citez une personne qui n'a jamais consenti à devenir une source. Respectez les restrictions de la personne donatrice même quand elles gênent votre plan. Pour la ligne primaire contre secondaire elle-même, utilisez Sources primaires et secondaires ; pour le biais de ce qui a été conservé, utilisez Comment identifier le biais dans les sources.

En quoi ce guide diffère de la recherche de sources primaires historiques

Comment trouver des sources primaires historiques est la chasse à travers LOC, les collections numériques NARA, Chronicling America et les scans prêts pour la classe. Comment citer des archives en style Chicago est la note et la bibliographie une fois le dossier ouvert. Cette page est le flux de travail du dépôt : catalogues collectifs, SNAC, instruments de recherche, inscription, bordereaux de communication, règles de manipulation et assez de citation pour quitter la salle. Utilisez les trois. Ne traitez pas un résultat DPLA comme un substitut de l'inventaire des boîtes, et ne traitez pas un instrument de recherche comme un substitut de la lecture du dossier.

Guides connexes

• Comment trouver des sources primaires historiques
• Comment citer des archives en style Chicago
• Comment citer un manuscrit en style Chicago
• Sources primaires et secondaires
• Comment prendre des notes de recherche que l'on peut citer
• Comment évaluer les sources pour la recherche académique