Como encontrar arquivos para pesquisa

Resposta rápida: como encontrar arquivos para pesquisa

Nomeie as pessoas, organizações, lugares e datas que teriam criado registros. Busque descrições de coleções, não o texto integral. Leia o instrumento de pesquisa antes de viajar. Escreva ao repositório com o título da coleção e os números das caixas já em mãos. Depois cite o item de modo que um desconhecido possa refazer o caminho.

O que são arquivos (e como diferem de bibliotecas)

Schmidt abre o guia da SAA com a razão de os arquivos existirem:

Uma biblioteca pública ou universitária existe para você emprestar ou baixar outra cópia do mesmo livro publicado. Um arquivo existe para você ver o objeto único ou raro sob supervisão. O contraste de Schmidt é o que os estudantes sentem na primeira visita:

O mesmo guia deixa explícito que os arquivos podem guardar material publicado e inédito, em qualquer formato: manuscritos, cartas, fotografias, gravações de imagem em movimento e de som, obras de arte, livros, diários, artefatos e seus equivalentes digitais. As regras da sala de consulta existem porque esses objetos muitas vezes são as únicas cópias. Os exemplos da própria Schmidt são acervos reais, não coleções inventadas:

• Cartas escritas por Abraham Lincoln no Abraham Lincoln Presidential Library and Museum, Springfield, Illinois
• Desenhos arquitetônicos de Frank Lloyd Wright na Avery Architectural and Fine Arts Library, Columbia University
• Fotografias da construção do Canal do Panamá na Transportation History Collection, University of Michigan Special Collections
• Imagens em vídeo de episódios de I Love Lucy no Paley Center for Media

Os nomes são bagunçados de propósito. Um departamento chamado "Special Collections" pode ser um arquivo. A Performing Arts Reading Room da Library of Congress é uma sala de leitura de biblioteca que funciona como um arquivo. Pergunte o que você pode solicitar, não o que está escrito na porta.

Tipos de repositórios

O guia da SAA agrupa os repositórios segundo quem criou os registros e a quem eles devem servir. Use a tabela para decidir onde os dossiês de um criador provavelmente foram parar — não para tratar toda instituição como aberta ao público nas mesmas condições.

Repositórios corporativos e religiosos são os que os estudantes mais subestimam. Podem ser o único lugar em que sobrevivem os dossiês de produto de uma empresa ou os registros de membros de uma congregação — e podem recusar um pesquisador sem hora marcada. Confirme o acesso por escrito antes de comprar a viagem.

Como encontrar o arquivo certo

Não comece por "arquivos perto de mim." Comece pelo rastro de papel. As três primeiras perguntas de Schmidt ainda são as mais baratas: quais repositórios aparecem nas bibliografias de livros sobre o seu tema, quais repositórios outros especialistas de fato visitaram e quais repositórios um site temático já lista. Depois pesquise os catálogos coletivos — e trate a lista de ferramentas da SAA como um mapa da era de 2012, não como um diretório ao vivo.

A lista de ferramentas da SAA é útil e está em parte desatualizada

A página Finding and Evaluating Archives de Schmidt ainda nomeia ferramentas que mudaram de endereço ou foram substituídas. Use o destino atual; não digite o URL antigo de uma apostila impressa.

• URL do ArchiveGrid. A SAA ainda aponta para o host aposentado beta.worldcat.org/archivegrid. A camada de descoberta ao vivo é o ArchiveGrid.
• Tamanho do ArchiveGrid. A mesma página da SAA ainda diz que a base contém "nearly a million collection descriptions." A OCLC Research agora descreve o ArchiveGrid como milhões de descrições, atualizadas trimestralmente a partir de registros MARC do WorldCat mais instrumentos de pesquisa coletados. Trate qualquer número de manchete como um recorte.
• Catálogo da NARA. A SAA ainda nomeia o ARC (Archival Research Catalog). A interface pública atual é o National Archives Catalog. O Access to Archival Databases (AAD) continua sendo a busca de um subconjunto dos registros eletrônicos da NARA.
• Índices por assinatura. A SAA ainda lista o Archive Finder (ProQuest / Chadwyck-Healey). Pode ser útil num campus que paga por ele. Não é a primeira parada se o ArchiveGrid e o site do repositório são gratuitos.
• National Union Catalog of Manuscript Collections. O NUCMC ainda descreve coleções de manuscritos e compartilha esses registros no WorldCat — que é como muitos deles chegam ao ArchiveGrid.

Ferramentas de busca que descrevem coleções

• [ArchiveGrid](https://researchworks.oclc.org/archivegrid/) — a camada de descoberta da OCLC Research sobre descrições arquivísticas do WorldCat e de instrumentos de pesquisa coletados. A maioria dos registros descreve coleções, não cada carta dentro delas. Acrescente has_links:1 a uma consulta quando quiser só descrições que já apontam para conteúdo digital. A OCLC é explícita: a maioria das descrições é de acervos dos EUA.
• [SNAC](https://portal.snaccooperative.org/) — Social Networks and Archival Context. Pesquise uma pessoa, família ou organização e siga os recursos ligados até instrumentos de pesquisa e registros de catálogo em muitos repositórios. A NARA participa da cooperativa; é um índice de nomes, não um substituto da lista de caixas.
• [National Archives Catalog](https://www.archives.gov/research/catalog) — descrições de registros federais dos EUA em Washington, nos arquivos regionais e nas bibliotecas presidenciais.
• [Library of Congress](https://www.loc.gov/) — a biblioteca nacional da América e um grande repositório de manuscritos. Use o NUCMC quando precisar de descrições que também foram compartilhadas no WorldCat.
• [Archives Portal Europe](https://www.archivesportaleurope.net/) — instrumentos de pesquisa, guias de acervo e páginas de instituições de arquivos em toda a Europa. Um resultado aqui muitas vezes significa "escreva a este repositório," não "baixe o arquivo."
• [Digital Public Library of America](https://dp.la/) — objetos digitais agregados de bibliotecas, arquivos e museus dos EUA. Útil para digitalizações; incompleto para caixas inéditas.
• Consórcios regionais de instrumentos de pesquisa — Online Archive of California, Archives West, Texas Archival Resources Online, Arizona Archives Online. Use-os quando já souber a região.

A cópia pública do ArchiveGrid da OCLC ainda apresenta o índice assim:

Trate esse número como um recorte de um índice vivo, não como a afirmação de que cada caixa do mundo está listada. Se uma busca não devolver nada, você não provou que os registros não existem — provou que eles não estão descritos nessa agregação. Os relatórios Building a National Finding Aid Network (NAFAN) são pesquisa sobre a qualidade do EAD, não uma caixa de busca para estudantes.

Caçada trabalhada: ache a pasta por trás de uma carta em MLA

O MLA Style Center cita a carta de Marianne Moore a Bryher de 28 de setembro de 1954 nos Bryher Papers da Beinecke Rare Book and Manuscript Library (GEN MSS 97, box 38, folder 1373). Essa é uma citação pronta. Assim você teria encontrado a coleção se soubesse só os nomes.

1. Pesquise Bryher ou Marianne Moore no SNAC ou no ArchiveGrid. Qualquer um dos nomes deve apontar papéis em Yale.
2. Abra o registro ao vivo no ArchivesSpace: Bryher papers, GEN MSS 97 em Archives at Yale.
3. Leia o resumo e as datas antes de comprar a passagem. O instrumento de pesquisa (revisado até 2025) dá datas inclusivas 1812–1980 e bulk dates 1911–1978, extensão de 80,97 pés lineares (206 boxes) e criadora Bryher (1894–1983).
4. Leia Conditions Governing Access. A coleção está aberta à pesquisa, mas as boxes 179–181 são material frágil restrito, com substitutos de referência nos arquivos principais.
5. Leia Conditions Governing Use. A Beinecke é dona do papel; "Literary rights, including copyright, belong to the authors or their legal heirs and assigns."
6. Confira o armazenamento. Muitos recipientes, inclusive a correspondência da Series I, ficam fora do prédio. Archives at Yale pede que pesquisadores visitantes solicitem o material online pelo menos dois dias úteis antes da visita.
7. Só então escreva o pedido da box 38. Não peça à Beinecke "tudo sobre o modernismo."

Leia o instrumento de pesquisa antes de solicitar uma caixa

A definição de Schmidt é a que vale memorizar:

O SAA Dictionary of Archives Terminology depois amplia o termo. O comentário — a frase que guias posteriores citam — é:

Um instrumento de pesquisa moderno costuma ser uma página Encoded Archival Description (EAD) online no ArchivesSpace, como em Yale, e não um fichário datilografado. As partes que decidem se a viagem vale a pena são as mesmas que a SAA anota no instrumento de pesquisa de exemplo. Esse apêndice é uma coleção didática — Corinth Historical Society / Corinth Chamber of Commerce Records — não um repositório ao vivo que você possa visitar.

• Título, criador e datas — inclusive as bulk dates, o intervalo em que a maior parte do material de fato cai. O exemplo de Corinth da SAA está datado de 1921–2005 com bulk dates 1975–1997.
• História biográfica ou administrativa — quem criou os registros e por que existem
• Escopo e conteúdo — formatos e pontos fortes, e o que não está lá
• Arranjo — séries e subséries; arquivos mantêm a ordem do criador, não reorganizam pelo seu tema
• Condições de acesso e uso — restrições do doador, leis de privacidade, notas de direitos autorais
• Materiais relacionados — outras coleções para as quais o mesmo criador ou tema transbordou
• Lista de recipientes — o inventário no nível de caixa e pasta que você vai pôr no pedido

Se o instrumento de pesquisa para no nível da coleção, escreva ao repositório e pergunte se existe uma lista de caixas no local. Não presuma que uma descrição magra significa uma coleção magra.

Escreva ao arquivista com dados concretos

A mensagem-modelo de Schmidt é o molde que obtém uma resposta útil. Copie a forma; troque os colchetes pelo seu projeto.

Nomeie a coleção, o número de chamada e as caixas que quer. "Vocês têm alguma coisa sobre a Segunda Guerra Mundial?" desperdiça tempo da equipe e rende um não genérico. Pergunte sobre depósito externo, prazos de retirada, cadastro, fotografia e se o horário de fim de semana tem arquivista de referência de plantão.

Antes de visitar

As páginas de planejamento e visita de Schmidt são a diferença entre um dia de viagem perdido e um carrinho cheio de caixas. Confirme horários e fechamentos. Pergunte se as caixas que você quer estão fora do prédio (horas ou dias para trazer). Verifique limites de retirada e o horário da última retirada. Leia a tabela de taxas de reprodução. Pergunte se laptops e câmeras são permitidos. Leve um casaco: Schmidt observa que as salas de consulta costumam ser frias porque o papel dura mais assim.

Cadastro, identificação e cartões de pesquisador

A maioria dos repositórios pede que você se cadastre e mostre documento com foto. Alguns querem uma carta de apresentação. A NARA é mais rígida porque guarda registros federais originais. As regras da sala de consulta abrem com este requisito:

Você solicita pessoalmente, com um documento oficial com foto válido. O cartão vale por um ano e pode ser renovado até 30 dias antes de vencer. Os pesquisadores precisam ter pelo menos 14 anos; crianças menores de 14 precisam de autorização prévia e de um adulto acompanhante. A NARA emite o cartão só se os registros que você está pesquisando estiverem fisicamente naquela unidade. Você não precisa do cartão para circular por um museu da NARA; precisa dele para sentar na sala de consulta. Não faça uma viagem só para retirar o cartão antes do dia de pesquisa — obtenha-o quando for usar os registros.

Regras da sala de consulta com as quais os estudantes de fato se deparam

A SAA lista diretrizes típicas de uso e o motivo de preservação ou segurança de cada uma. Os repositórios variam; as regras afixadas no local prevalecem. O padrão é quase o mesmo em toda parte.

A NARA escreve a regra de uma caixa como instrução, não como sugestão:

Vale matar aqui o mito da luva de algodão branco. A SAA diz que mãos limpas, sem loções nem perfumes, bastam na maioria dos casos, e que as luvas são para objetos ou fotografias porque os óleos danificam as emulsões. A NARA vai além nos materiais fotográficos: use as luvas de nitrilo que a sala fornece, nas duas mãos, e jogue-as fora antes de sair. Os pesquisadores não podem levar as próprias luvas. Luvas de algodão reduzem a destreza e rasgam papel quebradiço. Siga a sala à sua frente, não um filme.

Anotações, fotografias e dados de citação

A ordem permanente de Schmidt para visitas a arquivos é anotar citações completas enquanto a pasta está aberta: título da coleção, identificadores únicos, números de caixa e de pasta e o nome do repositório. Um trabalho posterior, um parecerista ou você daqui a seis meses vai precisar dessas strings. Capture-as na primeira foto de cada pasta, não num caderno separado que você pode perder.

Fotografar é um privilégio, não o padrão. Pergunte. Muitas salas permitem câmeras sem flash e proíbem scanners de contato portáteis. A NARA exige autorização antes de digitalizar, proíbe flash nas salas da área de DC e proíbe fotografar outros pesquisadores. Algumas salas cobram pelo uso de câmera ou limitam o número diário de imagens. A foto de uma carta inédita protegida por direitos autorais ainda é uma cópia; ela não lhe dá o direito de publicar o texto. Veja Como fazer anotações de pesquisa para um sistema de captura que sobrevive à viagem de volta.

Como citar o que você encontrou

Esta página para em citação suficiente para sair da sala. História, literatura e a maioria dos outros programas de humanidades esperam Chicago Notes-Bibliography. O CMOS 18 trata manuscritos e material de arquivo nos §§14.119–14.129. A página de manuscritos CMOS 18 da University of Queensland reitera a divisão de trabalho do manual:

O CMOS 18 §14.119 acrescenta que, salvo colocar o item citado primeiro numa nota, os manuais não concordam sobre a ordem exata dos demais elementos. Use uma sequência no trabalho e mantenha-a. Itens específicos entram na bibliografia só quando você cita um único item daquela coleção (§14.120). Padrões completos de nota versus bibliografia, record groups da NARA e dossiês de bibliotecas presidenciais estão em Como citar arquivos no estilo Chicago.

Exemplo trabalhado em Chicago (carta oficial do CMOS)

O exemplo de longa data do próprio CMOS é a carta de James Oglethorpe de 13 January 1733 na Phillipps Collection of Egmont Manuscripts da University of Georgia Library. Guias universitários de CMOS 18 ainda a imprimem como nota-modelo. A UQ acrescenta o encurtador opcional "(hereafter cited as Egmont MSS)" depois da primeira nota; a bibliografia ainda nomeia a coleção.

MLA 9 (MLA Style Center)

O MLA Style Center (Jennifer Rappaport, 25 April 2018) pede que você siga o modelo de formato: autor, título ou descrição, coleção como contêiner e detalhes de localização que incluem a instituição mais quaisquer números de caixa, dossiê e manuscrito.

Uma regra do MLA surpreende quem já escreveu a nota: "If the material you are citing is in an unprocessed collection, provide in-text citations that include descriptions of the items and omit works-cited-list entries." Isso é o Style Center, não um atalho local.

Documentos de arquivo em APA Style

A APA é menos comum para coleções históricas inéditas, mas arquivos de psicologia, educação e algumas ciências sociais ainda a pedem. O Publication Manual da sétima edição não tem um capítulo dedicado a arquivos; use a página da APA Style sobre documentos de arquivo. Se o item não tem título, a APA põe uma descrição entre colchetes. O exemplo oficial trabalhado, reimpresso por guias universitários de APA 7, é a carta de 1935 de Lawrence K. Frank no Rockefeller Archive Center:

Modelos enquanto você ainda preenche os campos

Use-os só como andaime. Substitua cada campo pelo texto do instrumento de pesquisa ou do item na sua mão. Não publique um trabalho que ainda diga Nome da Coleção.

Quando você não pode visitar pessoalmente

As perguntas de Schmidt em Requesting Materials Remotely são as que você deve enviar antes de comprar a passagem:

• Já existe um substituto digital no site do repositório, na DPLA ou em outro agregador?
• O arquivo vai digitalizar ou fotocopiar as pastas que você nomeou, e qual é a taxa e o limite de páginas?
• Cópias impressas ou microfilme circulam por empréstimo entre bibliotecas? Originais quase nunca circulam. A NARA afirma que os registros não estão disponíveis para empréstimos entre unidades.
• Um assistente de pesquisa local pode retirar as caixas se você contratar um?
• A pergunta é pequena o bastante para a equipe de referência responder a partir da pasta sem uma visita?

A digitalização é uma amostra, não a coleção. A SAA avisa que as coleções digitais muitas vezes refletem uma fração do acervo, e que online pode ficar pouco claro se você está vendo a coleção inteira ou um rolo de destaques. O viés de seleção é real: cartas fotogênicas são digitalizadas; livros-caixa rotineiros, não. Se o argumento depende do que está ausente, você ainda precisa da caixa.

Restrições, direitos autorais e coleções não processadas

Três barreiras interrompem um pedido mesmo quando o instrumento de pesquisa parece perfeito. Schmidt as nomeia nesta ordem.

Direitos autorais

Ser dono do papel não é o mesmo que ser dono dos direitos autorais. A SAA é direta:

Um doador só pode transferir direitos autorais de obras que ele mesmo criou. Cartas recebidas nos papéis de um político muitas vezes ainda pertencem ao autor ou ao espólio desse autor. O instrumento de pesquisa Bryher da Beinecke diz a mesma coisa na linguagem do repositório: a biblioteca é dona dos papéis; os direitos literários ficam com os autores ou seus herdeiros. O fair use pode cobrir uma citação curta num trabalho acadêmico; não cobre automaticamente a publicação de uma digitalização integral. Pergunte ao repositório como eles querem que citações e reproduções publicadas sejam creditadas.

Restrições

Acordos de doação podem fechar pastas por um prazo de anos. Leis fecham outras. Os próprios exemplos da SAA são os que vale lembrar: a HIPAA protege prontuários médicos; as folhas do censo dos EUA ficam fechadas por setenta e dois anos; a FERPA protege registros educacionais de estudantes. Arquivos governamentais classificados e registros empresariais de segredo comercial podem ficar fechados até uma data de revisão. Um pedido às vezes funciona; presuma que leva meses.

Coleções não processadas

"Unprocessed" significa que a equipe recebeu o material, mas ainda não o identificou, organizou e descreveu para uso público. O processamento pode incluir retirar grampos enferrujados, isolar mofo e escrever o instrumento de pesquisa. Alguns repositórios deixam um pesquisador entrar num accession não processado com supervisão extra; muitos não deixam. Pergunte com muita antecedência. O MLA, como se viu acima, não quer uma entrada de Works Cited para um item não processado — descreva-o no texto.

Ética: privacidade, proveniência e quais vozes sobreviveram

Arquivos não são neutros. Eles guardam o que alguém arquivou, doou, apreendeu ou pôde pagar para armazenar. Leia a nota de proveniência: como a coleção se formou, quem ficou de fora e se o repositório adquiriu o material de forma ética. Um livro-caixa de plantação, um dossiê de vigilância policial e uma carta missionária pedem, cada um, um cuidado diferente quando você cita uma pessoa que nunca consentiu em virar fonte. Cumpra as restrições do doador mesmo quando elas atrapalham o seu plano. Para a própria linha primário versus secundário, use Fontes primárias vs. secundárias; para o viés do que foi guardado, use Viés em fontes.

Como este guia difere de encontrar fontes primárias históricas

Como encontrar fontes primárias históricas é a caçada por LOC, coleções digitais da NARA, Chronicling America e digitalizações prontas para a sala de aula. Como citar arquivos no estilo Chicago é a nota e a bibliografia depois que a pasta está aberta. Esta página é o fluxo do repositório: catálogos coletivos, SNAC, instrumentos de pesquisa, cadastro, pedidos de retirada, regras de manuseio e citação suficiente para sair da sala. Use os três. Não trate um resultado da DPLA como substituto da lista de caixas, e não trate um instrumento de pesquisa como substituto de ler a pasta.

Guias relacionados

• Como encontrar fontes primárias históricas
• Como citar arquivos no estilo Chicago
• Como citar um manuscrito no estilo Chicago
• Fontes primárias vs. secundárias
• Como fazer anotações de pesquisa
• Como avaliar fontes