Cách tìm kho lưu trữ cho nghiên cứu

Trả lời nhanh: cách tìm kho lưu trữ cho nghiên cứu

Đặt tên người, tổ chức, địa điểm và niên đại đã tạo hồ sơ. Tìm mô tả bộ sưu tập, không phải toàn văn. Đọc bản mô tả sưu tập trước khi đi. Gửi email cho kho khi đã cầm sẵn tên bộ sưu tập và số hộp. Rồi trích dẫn mục đó sao cho người lạ lần lại được.

Kho lưu trữ là gì (và khác thư viện ra sao)

Schmidt mở hướng dẫn SAA bằng lý do kho lưu trữ tồn tại:

Thư viện công cộng hoặc khuôn viên được xây để bạn mượn hoặc tải thêm một bản cùng cuốn sách đã xuất bản. Kho lưu trữ được xây để bạn xem vật độc nhất hoặc hiếm dưới sự giám sát. Sự đối lập của Schmidt chính là điều sinh viên cảm thấy lần đầu đến:

Cùng hướng dẫn đó nói rõ kho lưu trữ có thể giữ tài liệu đã xuất bản và chưa xuất bản, ở mọi định dạng: bản thảo, thư, ảnh, ghi hình và ghi âm, tác phẩm nghệ thuật, sách, nhật ký, hiện vật, và bản số tương đương. Quy tắc phòng đọc tồn tại vì những vật đó thường là bản duy nhất. Ví dụ của chính Schmidt là hiện vật thật, không phải bộ sưu tập bịa:

• Letters written by Abraham Lincoln at the Abraham Lincoln Presidential Library and Museum, Springfield, Illinois
• Frank Lloyd Wright's architectural drawings at the Avery Architectural and Fine Arts Library, Columbia University
• Photographs of the construction of the Panama Canal in the Transportation History Collection, University of Michigan Special Collections
• Video footage from I Love Lucy episodes at the Paley Center for Media

Tên cố ý lộn xộn. Một bộ phận gọi là «Special Collections» có thể là kho lưu trữ. Performing Arts Reading Room tại Library of Congress là phòng đọc thư viện hoạt động như kho lưu trữ. Hỏi bạn có thể xin gì, đừng hỏi cửa ghi gì.

Các loại kho

Hướng dẫn SAA nhóm kho theo ai đã tạo hồ sơ và chúng phục vụ ai. Dùng bảng để quyết định hồ sơ của người tạo có thể đã về đâu — đừng coi mọi cơ quan đều mở cho công chúng theo cùng điều kiện.

Kho doanh nghiệp và tôn giáo là những nơi sinh viên hay đánh giá thấp. Chúng có thể là nơi duy nhất hồ sơ sản phẩm của một công ty hoặc sổ thành viên giáo đoàn còn sống sót — và chúng có thể từ chối nhà nghiên cứu đến không hẹn. Xác nhận quyền tiếp cận bằng văn bản trước khi đặt chuyến đi.

Cách tìm đúng kho lưu trữ

Đừng bắt đầu bằng «kho lưu trữ gần tôi.» Bắt đầu từ dấu vết giấy tờ. Ba câu hỏi đầu của Schmidt vẫn rẻ nhất: kho nào xuất hiện trong thư mục sách về đề tài của bạn, kho nào chuyên gia khác thực sự đã đến, và kho nào một trang đề tài đã liệt kê. Rồi tìm các mục lục liên hợp — và coi danh sách công cụ SAA là bản đồ thời 2012, không phải danh bạ sống.

Danh sách công cụ SAA hữu ích và một phần đã cũ

Trang Finding and Evaluating Archives của Schmidt vẫn nêu các công cụ đã chuyển hoặc bị thay. Dùng đích hiện hành; đừng gõ URL cũ từ tờ hướng dẫn in.

• URL ArchiveGrid. SAA vẫn trỏ tới máy chủ đã nghỉ beta.worldcat.org/archivegrid. Lớp truy tìm đang sống là ArchiveGrid.
• Quy mô ArchiveGrid. Cùng trang SAA đó vẫn nói cơ sở dữ liệu chứa «gần một triệu mô tả bộ sưu tập.» OCLC Research nay mô tả ArchiveGrid là hàng triệu mô tả, cập nhật hàng quý từ bản ghi MARC WorldCat cộng bản mô tả sưu tập thu hoạch. Coi mọi con số tiêu đề là ảnh chụp.
• Mục lục NARA. SAA vẫn gọi ARC (Archival Research Catalog). Giao diện công chúng hiện hành là National Archives Catalog. Access to Archival Databases (AAD) vẫn là tìm kiếm cho một phần hồ sơ điện tử của NARA.
• Chỉ mục trả phí. SAA vẫn liệt kê Archive Finder (ProQuest / Chadwyck-Healey). Có thể hữu ích trên khuôn viên trả tiền. Không phải điểm dừng đầu nếu ArchiveGrid và trang kho miễn phí.
• National Union Catalog of Manuscript Collections. NUCMC vẫn mô tả các bộ sưu tập bản thảo và chia sẻ những bản ghi đó vào WorldCat — đó là cách nhiều mục tới được ArchiveGrid.

Công cụ tìm kiếm mô tả bộ sưu tập

• [ArchiveGrid](https://researchworks.oclc.org/archivegrid/) — lớp truy tìm của OCLC Research trên mô tả lưu trữ từ WorldCat và bản mô tả sưu tập thu hoạch. Hầu hết bản ghi mô tả bộ sưu tập, không phải từng lá thư bên trong. Thêm has_links:1 vào truy vấn khi bạn chỉ muốn mô tả đã trỏ tới nội dung số. OCLC nói rõ phần lớn mô tả là hiện vật Hoa Kỳ.
• [SNAC](https://portal.snaccooperative.org/) — Social Networks and Archival Context. Tìm một người, gia đình hoặc tổ chức rồi theo tài nguyên liên kết tới bản mô tả sưu tập và bản ghi mục lục tại nhiều kho. NARA tham gia hợp tác này; đây là chỉ mục tên, không thay danh sách hộp.
• [National Archives Catalog](https://www.archives.gov/research/catalog) — mô tả hồ sơ liên bang Hoa Kỳ tại Washington, các kho vùng, và thư viện tổng thống.
• [Library of Congress](https://www.loc.gov/) — thư viện quốc gia Mỹ và một kho bản thảo lớn. Dùng NUCMC khi bạn cần mô tả cũng đã được chia sẻ vào WorldCat.
• [Archives Portal Europe](https://www.archivesportaleurope.net/) — bản mô tả sưu tập, hướng dẫn hiện vật, và trang cơ quan từ kho khắp châu Âu. Một kết quả ở đây thường nghĩa là «viết cho kho này,» không phải «tải tệp.»
• [Digital Public Library of America](https://dp.la/) — đối tượng số tổng hợp từ thư viện, kho lưu trữ và bảo tàng Hoa Kỳ. Hữu ích cho bản quét; chưa đủ cho hộp chưa xuất bản.
• Liên đoàn bản mô tả sưu tập vùng — Online Archive of California, Archives West, Texas Archival Resources Online, Arizona Archives Online. Dùng khi bạn đã biết vùng.

Bản ArchiveGrid công chúng của OCLC vẫn giới thiệu chỉ mục như sau:

Coi con số đó là ảnh chụp của một chỉ mục sống, không phải tuyên bố rằng mọi hộp trên thế giới đã được liệt kê. Nếu tìm kiếm không trả gì, bạn chưa chứng minh hồ sơ không tồn tại — bạn chứng minh chúng không được mô tả trong tập hợp đó. Các báo cáo Building a National Finding Aid Network (NAFAN) là nghiên cứu về chất lượng EAD, không phải ô tìm của sinh viên.

Cuộc săn có hướng dẫn: tìm thư mục sau một lá thư MLA

MLA Style Center trích thư 28 September 1954 của Marianne Moore gửi Bryher trong Bryher Papers tại Beinecke Rare Book and Manuscript Library (GEN MSS 97, box 38, folder 1373). Đó là chú thích đã xong. Đây là cách bạn tìm bộ sưu tập nếu chỉ biết tên.

1. Tìm SNAC hoặc ArchiveGrid với Bryher hoặc Marianne Moore. Một trong hai tên sẽ hiện giấy tờ tại Yale.
2. Mở bản ghi ArchivesSpace đang sống: Bryher papers, GEN MSS 97 tại Archives at Yale.
3. Đọc tóm tắt và niên đại trước khi đặt vé. Bản mô tả sưu tập (sửa đến 2025) cho niên đại bao gồm 1812–1980 và bulk dates 1911–1978, khối lượng 80.97 linear feet (206 boxes), và người tạo Bryher (1894–1983).
4. Đọc Conditions Governing Access. Bộ sưu tập mở cho nghiên cứu, nhưng boxes 179–181 là tài liệu mong manh bị hạn chế, có bản thay thế tham chiếu trong hồ sơ chính.
5. Đọc Conditions Governing Use. Beinecke sở hữu giấy; "Literary rights, including copyright, belong to the authors or their legal heirs and assigns."
6. Kiểm tra lưu trữ. Nhiều hộp, kể cả Series I correspondence, được giữ ngoài khuôn viên. Archives at Yale bảo nhà nghiên cứu đến thăm xin tài liệu trực tuyến ít nhất hai ngày làm việc trước chuyến thăm.
7. Chỉ khi đó mới viết yêu cầu box 38. Đừng xin Beinecke «mọi thứ về chủ nghĩa hiện đại.»

Đọc bản mô tả sưu tập trước khi xin hộp

Định nghĩa của Schmidt là điều cần thuộc:

SAA Dictionary of Archives Terminology rồi mở rộng thuật ngữ. Phần bình luận — câu mà các hướng dẫn sau trích — là:

Bản mô tả sưu tập hiện đại thường là trang Encoded Archival Description (EAD) trực tuyến trong ArchivesSpace, như tại Yale, chứ không phải bìa đánh máy. Những phần quyết định chuyến đi có đáng không chính là những phần SAA chú thích trong bản mô tả sưu tập mẫu. Phụ lục đó là bộ sưu tập dạy học — Corinth Historical Society / Corinth Chamber of Commerce Records — không phải kho sống bạn có thể đến.

• Tiêu đề, người tạo, và niên đại — kể cả bulk dates, khoảng thời gian phần lớn tài liệu thực sự rơi vào. Mẫu Corinth của SAA ghi 1921–2005 với bulk dates 1975–1997.
• Lịch sử tiểu sử hoặc hành chính — ai tạo hồ sơ và vì sao chúng tồn tại
• Phạm vi và nội dung — định dạng và điểm mạnh, và điều không có
• Cách sắp xếp — loạt và tiểu loạt; kho giữ thứ tự người tạo, không xếp lại theo đề tài của bạn
• Điều kiện tiếp cận và sử dụng — hạn chế của người tặng, luật riêng tư, ghi chú bản quyền
• Tài liệu liên quan — các bộ sưu tập khác mà cùng người tạo hoặc đề tài tràn sang
• Danh sách hộp — mục lục cấp hộp và thư mục bạn sẽ ghi trên phiếu gọi

Nếu bản mô tả sưu tập dừng ở cấp bộ sưu tập, viết cho kho và hỏi có danh sách hộp tại chỗ không. Đừng cho rằng mô tả mỏng nghĩa là bộ sưu tập mỏng.

Gửi email cho nhà lưu trữ kèm chi tiết

Thư mẫu của Schmidt là khuôn nhận được trả lời hữu ích. Chép hình dạng; thay ngoặc bằng dự án của bạn.

Nêu tên bộ sưu tập, số gọi, và các hộp bạn muốn. «Các vị có gì về Thế chiến II không?» phí thời gian nhân viên và nhận một cái không chung chung. Hỏi kho ngoài khuôn viên, thời gian lấy hộp, đăng ký, chụp ảnh, và cuối tuần có nhà lưu trữ tham chiếu trực không.

Trước khi bạn đến

Các trang lên kế hoạch và thăm của Schmidt là khác biệt giữa một ngày đi phí và một xe đẩy đầy hộp. Xác nhận giờ và ngày đóng. Hỏi các hộp bạn muốn có nằm ngoài khuôn viên không (mất giờ hoặc ngày để lấy). Kiểm tra giới hạn lấy và giờ lấy cuối. Đọc biểu phí sao chép. Hỏi máy tính xách tay và máy ảnh có được phép không. Mang áo len: Schmidt ghi phòng đọc thường lạnh vì giấy bền hơn như vậy.

Đăng ký, giấy tờ tùy thân, và thẻ nhà nghiên cứu

Hầu hết kho yêu cầu bạn đăng ký và xuất trình giấy tờ có ảnh. Một số muốn thư giới thiệu. NARA nghiêm hơn vì giữ hồ sơ liên bang gốc. Quy tắc phòng đọc của họ mở bằng yêu cầu này:

Bạn nộp trực tiếp với giấy tờ có ảnh do chính phủ cấp còn hiệu lực. Thẻ có hiệu lực một năm và có thể gia hạn tới 30 ngày trước khi hết hạn. Nhà nghiên cứu phải ít nhất 14 tuổi; trẻ dưới 14 cần chấp thuận trước và người lớn đi kèm. NARA chỉ cấp thẻ nếu hồ sơ bạn đang nghiên cứu nằm thực tế tại cơ sở đó. Bạn không cần thẻ để đi qua bảo tàng NARA; bạn cần thẻ để ngồi phòng đọc. Đừng đi riêng chỉ để lấy thẻ trước ngày nghiên cứu — lấy khi bạn đến dùng hồ sơ.

Quy tắc phòng đọc sinh viên thực sự gặp

SAA liệt kê các hướng dẫn sử dụng điển hình và lý do bảo tồn hoặc an ninh cho từng cái. Kho khác nhau; quy tắc dán tại chỗ thắng. Mẫu gần như giống nhau khắp nơi.

NARA viết quy tắc một-hộp như chỉ thị, không phải gợi ý:

Huyền thoại găng cotton trắng đáng bị dẹp ở đây. SAA nói tay sạch không kem dưỡng hay nước hoa đủ trong hầu hết trường hợp, và găng dành cho hiện vật hoặc ảnh vì dầu hại lớp nhũ tương. NARA đi xa hơn với tài liệu ảnh: đeo găng nitrile phòng phát, cả hai tay, và vứt trước khi ra. Nhà nghiên cứu không được mang găng của mình. Găng cotton giảm khéo léo và xé giấy giòn. Theo phòng trước mặt bạn, không theo phim.

Ghi chú, chụp ảnh, và dữ liệu trích dẫn

Lệnh thường trực khi thăm kho của Schmidt là lấy chú thích đầy đủ khi thư mục đang mở: tên bộ sưu tập, mã định danh độc nhất, số hộp và thư mục, và tên kho. Một bài sau, người phản biện, hoặc chính bạn sáu tháng nữa sẽ cần những chuỗi đó. Chụp chúng ở tấm ảnh đầu mỗi thư mục, không ghi sổ riêng có thể mất.

Chụp ảnh là đặc quyền, không phải mặc định. Hỏi. Nhiều phòng cho phép máy ảnh không flash và cấm máy quét tiếp xúc cầm tay. NARA yêu cầu chấp thuận trước khi chụp, cấm flash ở phòng khu DC, và cấm chụp nhà nghiên cứu khác. Một số phòng tính phí dùng máy ảnh hoặc giới hạn số ảnh mỗi ngày. Ảnh một lá thư chưa xuất bản có bản quyền vẫn là bản sao; nó không cho bạn quyền xuất bản văn bản. Xem Cách ghi chú nghiên cứu để có thể trích dẫn cho hệ thống ghi sống sót chuyến về.

Cách trích dẫn điều bạn tìm được

Trang này dừng ở đủ chú thích để rời phòng. Chương trình lịch sử, văn học, và hầu hết nhân văn khác kỳ vọng Chicago Notes-Bibliography. CMOS 18 xử lý bản thảo và tài liệu lưu trữ ở §§14.119–14.129. Trang bản thảo CMOS 18 của University of Queensland nhắc lại sự phân công của sổ tay:

CMOS 18 §14.119 thêm rằng trừ việc đặt mục được trích lên đầu chú thích, các sổ tay không thống nhất thứ tự chính xác các yếu tố còn lại. Dùng một thứ tự trong bài và giữ nó. Mục cụ thể chỉ vào thư mục khi bạn trích một mục duy nhất từ bộ sưu tập đó (§14.120). Mẫu chú thích-so-với-thư mục đầy đủ, record group NARA, và hồ sơ thư viện tổng thống nằm ở Cách trích dẫn kho lưu trữ theo Chicago.

Ví dụ Chicago có hướng dẫn (thư CMOS chính thức)

Ví dụ lâu năm của chính CMOS là thư 13 January 1733 của James Oglethorpe trong Phillipps Collection of Egmont Manuscripts tại University of Georgia Library. Các hướng dẫn CMOS 18 đại học vẫn in nó làm chú thích mẫu. UQ thêm cụm rút gọn tùy chọn "(hereafter cited as Egmont MSS)" sau chú thích đầu; thư mục vẫn nêu tên bộ sưu tập.

MLA 9 (MLA Style Center)

MLA Style Center (Jennifer Rappaport, 25 April 2018) bảo bạn theo khuôn định dạng: tác giả, tiêu đề hoặc mô tả, bộ sưu tập làm hộp chứa, và chi tiết vị trí gồm cơ quan cộng số hộp, tệp, và bản thảo nếu có.

Một quy tắc MLA làm người đã viết chú thích bất ngờ: "If the material you are citing is in an unprocessed collection, provide in-text citations that include descriptions of the items and omit works-cited-list entries." Đó là Style Center, không phải cách vòng địa phương.

Tài liệu lưu trữ APA Style

APA ít phổ biến hơn với bộ sưu tập lịch sử chưa xuất bản, nhưng kho tâm lý, giáo dục, và một số khoa học xã hội vẫn muốn nó. Publication Manual ấn bản thứ bảy không có chương lưu trữ riêng; dùng trang tài liệu lưu trữ APA Style. Nếu mục không có tiêu đề, APA đặt mô tả trong ngoặc vuông. Ví dụ có hướng dẫn chính thức, được các hướng dẫn APA 7 đại học in lại, là thư 1935 của Lawrence K. Frank tại Rockefeller Archive Center:

Khuôn khi bạn còn đang điền chỗ

Chỉ dùng những cái này làm giàn giáo. Thay mọi chỗ bằng văn bản từ bản mô tả sưu tập hoặc mục trên tay. Đừng xuất bản bài vẫn còn chữ Collection Name.

Khi bạn không thể đến tận nơi

Các câu hỏi Requesting Materials Remotely của Schmidt là những câu gửi trước khi mua vé:

• Đã có bản thay thế số trên trang kho, trong DPLA, hoặc ở bộ tổng hợp khác chưa?
• Kho có quét hoặc photocopy các thư mục bạn nêu không, phí và giới hạn trang là bao nhiêu?
• Bản in hoặc microfilm có lưu hành qua mượn liên thư viện không? Bản gốc hầu như không bao giờ. NARA nêu hồ sơ không cho mượn giữa các cơ sở.
• Trợ lý nghiên cứu địa phương có thể lấy hộp nếu bạn thuê một người không?
• Câu hỏi có đủ nhỏ để nhân viên tham chiếu trả lời từ thư mục mà không cần chuyến thăm không?

Số hóa là mẫu, không phải bộ sưu tập. SAA cảnh báo bộ sưu tập số thường phản ánh một phần hiện vật, và trên mạng có thể không rõ bạn đang thấy cả bộ hay cuộn điểm nhấn. Thiên kiến chọn lọc là thật: thư đẹp được quét; sổ kế toán thường nhật thì không. Nếu lập luận phụ thuộc vào điều vắng mặt, bạn vẫn cần hộp.

Hạn chế, bản quyền, và bộ sưu tập chưa xử lý

Ba rào cản chặn yêu cầu dù bản mô tả sưu tập trông hoàn hảo. Schmidt nêu chúng theo thứ tự này.

Bản quyền

Sở hữu tờ giấy không đồng nghĩa sở hữu bản quyền. SAA nói thẳng:

Người tặng chỉ chuyển bản quyền các tác phẩm họ tạo. Thư đến trong giấy tờ chính trị gia thường vẫn thuộc người viết hoặc di sản người viết đó. Bản mô tả sưu tập Beinecke Bryher nói cùng điều bằng ngôn ngữ kho: thư viện sở hữu giấy tờ; quyền văn học ở lại với tác giả hoặc người thừa kế. Sử dụng hợp lý có thể phủ một trích dẫn ngắn trong bài học thuật; nó không tự động phủ đăng bản quét đầy đủ. Hỏi kho họ muốn chú thích xuất bản và bản sao được ghi công thế nào.

Hạn chế

Thỏa thuận người tặng có thể đóng thư mục trong một số năm. Luật đóng những cái khác. Ví dụ của chính SAA cần nhớ: HIPAA bảo vệ hồ sơ y tế; lịch điều tra dân số Hoa Kỳ đóng bảy mươi hai năm; FERPA bảo vệ hồ sơ giáo dục sinh viên. Hồ sơ chính phủ mật và hồ sơ kinh doanh bí mật thương mại có thể đóng đến ngày xem xét. Đơn thỉnh cầu đôi khi có tác dụng; giả định mất nhiều tháng.

Bộ sưu tập chưa xử lý

«Chưa xử lý» nghĩa là nhân viên đã nhận tài liệu nhưng chưa nhận diện, sắp xếp, và mô tả cho công chúng dùng. Xử lý có thể gồm tháo ốc gỉ, cách ly nấm mốc, và viết bản mô tả sưu tập. Một số kho cho nhà nghiên cứu vào lô chưa xử lý với giám sát thêm; nhiều kho thì không. Hỏi sớm. MLA, như đã nêu trên, không muốn mục works-cited cho mục chưa xử lý — mô tả trong lời văn.

Đạo đức: riêng tư, nguồn gốc, và tiếng nói nào còn lại

Kho lưu trữ không trung lập. Chúng giữ điều ai đó đã xếp, tặng, tịch thu, hoặc đủ tiền để lưu. Đọc ghi chú nguồn gốc: bộ sưu tập hình thành thế nào, ai bị bỏ ngoài, và kho có thu thập tài liệu một cách đạo đức không. Sổ kế toán đồn điền, hồ sơ theo dõi cảnh sát, và thư nhà truyền giáo mỗi cái cần một sự cẩn trọng khác khi bạn trích người chưa từng đồng ý trở thành nguồn. Tuân hạn chế người tặng dù chúng làm dở dàn ý. Với ranh giới sơ cấp-thứ cấp, dùng Nguồn sơ cấp so với nguồn thứ cấp; với thiên kiến trong điều được giữ, dùng Thiên kiến trong nguồn.

Hướng dẫn này khác việc tìm nguồn sơ cấp lịch sử ra sao

Cách tìm nguồn sơ cấp lịch sử là cuộc săn qua LOC, bộ sưu tập số NARA, Chronicling America, và bản quét sẵn cho lớp. Cách trích dẫn kho lưu trữ theo Chicago là chú thích và thư mục khi thư mục đã mở. Trang này là quy trình kho: mục lục liên hợp, SNAC, bản mô tả sưu tập, đăng ký, phiếu lấy, quy tắc cầm nắm, và đủ chú thích để rời phòng. Dùng cả ba. Đừng coi kết quả DPLA thay danh sách hộp, và đừng coi bản mô tả sưu tập thay việc đọc thư mục.

Hướng dẫn liên quan

• Cách tìm nguồn sơ cấp lịch sử
• Cách trích dẫn kho lưu trữ theo Chicago
• Cách trích dẫn bản thảo theo Chicago
• Nguồn sơ cấp so với nguồn thứ cấp
• Cách ghi chú nghiên cứu để có thể trích dẫn
• Cách đánh giá nguồn