Calculadora de presupuestos de subvenciones
Introduce el personal con sus prestaciones, el equipo, los viajes, los suministros, las subadjudicaciones y otros costos, fija tu propia tasa de costos indirectos y su base, y obtén un presupuesto de subvención año por año con aumentos salariales, las reglas de costos directos totales modificados (MTDC) de 2 CFR 200.1 aplicadas por ti y una tabla para copiar o descargar. Funciona en tu navegador y no se sube nada. Gratis, sin registro.
La adjudicación
De 1 a 10.
El valor predeterminado para cada persona; un cuarto campo en una línea lo sustituye.
Se aplica desde el año 2 y se compone. Usa la política de tu institución.
Se aplica a los viajes, suministros, apoyo a participantes y costos fuera de la base. Muchos financiadores no permiten ninguno; deja 0 salvo que tu convocatoria permita actualizar esos costos.
Según 2 CFR 200.1, la base MTDC excluye el equipo, el apoyo a participantes, la exención de matrícula, las becas y ayudas, los costos de alquiler, la atención al paciente, los gastos de capital y la parte de cada subadjudicación por encima del umbral.
Escribe la tasa del acuerdo vigente de tu institución o de las reglas de tu patrocinador. Esta herramienta no conoce la tasa de ninguna institución.
El menor entre el nivel de capitalización de tu institución y $10.000 (2 CFR 200.1, desde 2024). Los artículos por debajo se cuentan como suministros.
$50.000 por cada subadjudicación durante la vida de la adjudicación (2 CFR 200.1, desde 2024).
Líneas de presupuesto
Una partida por línea. Separa los campos con comas, tabuladores, punto y coma o barras verticales, y escribe los montos sin separadores de miles (62000, sin puntos ni comas). El último campo es opcional: el año (2) o los años (1-3) a los que aplica la partida; omítelo para todos los años.
Presupuesto
Añade líneas de presupuesto para ver el presupuesto plurianual.
Los montos se redondean a dólares enteros línea por línea, como exigen la mayoría de los formularios de presupuesto, para que las columnas sumen exactamente.
Cómo usar la calculadora de presupuestos de subvenciones
- 1. Define la adjudicación. Elige la duración del proyecto, el aumento salarial anual, la tasa de prestaciones predeterminada y si tu tasa de costos indirectos se aplica sobre MTDC o sobre costos directos totales. Escribe tu propia tasa de costos indirectos; la herramienta no la busca.
- 2. Añade líneas de presupuesto. Una partida por línea: personal con salario y dedicación, equipo con costo y año de compra; después viajes, suministros, subadjudicaciones, apoyo a participantes y costos fuera de la base. Añade un año o un intervalo (2 o 1-3) para limitar una línea a ciertos años.
- 3. Comprueba lo que se ha leído. Debajo de cada cuadro, la herramienta indica cuántas líneas ha entendido y cita las que no pudo leer, para que una errata nunca elimine un costo en silencio.
- 4. Lee el presupuesto. La tabla muestra cada línea por año, el total directo, la base sobre la que se cobran los costos indirectos, los costos indirectos y la solicitud total. Cópiala en una hoja de cálculo o descarga un CSV.
Qué incluye la base MTDC
Los costos indirectos suelen ser un porcentaje de una base, y esa base rara vez es todo el costo directo. Según la Uniform Guidance, 2 CFR 200.1, los costos directos totales modificados (MTDC) son todos los salarios directos, las prestaciones aplicables, los materiales y suministros, los servicios, los viajes y hasta los primeros $50.000 de cada subadjudicación, independientemente del periodo de ejecución de esta. Todo lo demás queda fuera.
| En la base MTDC | Fuera de la base MTDC |
|---|---|
| Salarios y sueldos | Equipo |
| Prestaciones | Gastos de capital |
| Materiales y suministros | Cargos por atención al paciente |
| Servicios | Costos de alquiler |
| Viajes | Exención de matrícula |
| Los primeros $50.000 de cada subadjudicación | Becas y ayudas |
| Costos de apoyo a participantes | |
| El monto de cada subadjudicación por encima de $50.000 |
Dos puntos suelen confundir. Primero, los $50.000 se cuentan una vez por subadjudicación durante toda la vida de la adjudicación, no una vez al año: una subadjudicación de $40.000 al año durante tres años pone $40.000, luego $10.000 y después nada en la base. La herramienta sigue esto a lo largo de los años. Segundo, un artículo que cuesta menos que el umbral de equipo no es equipo, así que una laptop de $1.800 es un suministro y entra en la base.
Lo que cambió en 2024
| Regla | Antes de la revisión de 2024 | Desde el 1 de octubre de 2024 |
|---|---|---|
| Umbral de equipo (2 CFR 200.1) | $5.000 por unidad | $10.000 por unidad, o el nivel de capitalización de la institución si es menor |
| Monto de subadjudicación en MTDC (2 CFR 200.1) | Los primeros $25.000 | Los primeros $50.000 |
| Tasa de costos indirectos de minimis (2 CFR 200.414) | 10 % de MTDC | Hasta 15 % de MTDC |
La Uniform Guidance revisada se aplica a las adjudicaciones federales otorgadas a partir del 1 de octubre de 2024, así que una adjudicación más antigua puede conservar los umbrales anteriores; lee los términos de tu adjudicación. La tasa de minimis solo está disponible para un beneficiario sin una tasa negociada vigente; quien tiene una tasa negociada usa esa, porque las agencias federales deben aceptar las tasas negociadas. Ambas cifras son editables en la herramienta, porque tu patrocinador o tu institución pueden fijar otras. Los financiadores no federales siguen sus propias reglas por completo.
Cómo funciona el aumento salarial
Un presupuesto plurianual debe decir cuánto costarán las personas en el tercer año, no en el primero. La herramienta aplica tu aumento salarial anual desde el año 2 y lo compone: un salario de $100.000 con aumentos del 3 % es $100.000, luego $103.000 y después $106.090. Las prestaciones siguen al salario ya aumentado, porque son un porcentaje de la remuneración. Los demás costos recurrentes tienen su propia tasa de aumento, fijada en 0 % de forma predeterminada, porque muchos financiadores no permiten inflación en costos que no son de personal. El equipo no se aumenta —introduce el precio que esperas pagar en el año en que lo compras—, y tampoco las subadjudicaciones, que provienen del presupuesto del socio.
Un ejemplo desarrollado
Pulsa Probar un ejemplo: un proyecto de tres años con aumentos anuales del 3 %, una tasa de prestaciones predeterminada del 28 % (8 % para el asistente de posgrado) y una tasa de costos indirectos del 15 % sobre MTDC. Estas tasas son ilustrativas, no las de ninguna institución. El año 1 tiene $85.800 en salarios y $21.024 en prestaciones. El eye tracker de $24.000 es equipo y queda fuera de la base, mientras que la laptop de $1.800 está por debajo del umbral y cuenta como suministro. La subadjudicación de $40.000 entra en la base, así que la base del año 1 es $154.124 y los costos indirectos son $23.119. En el año 2 solo $10.000 de la misma subadjudicación entran en la base, y en el año 3 ninguno. En los tres años los costos directos suman $524.483, los costos indirectos $59.773 y la solicitud $584.256.
Errores comunes en presupuestos de subvenciones
- Cobrar costos indirectos sobre el equipo. Con MTDC queda excluido; revisa si la base de tu acuerdo es MTDC o TDC antes de dar nada por hecho.
- Reiniciar el umbral de subadjudicación cada año. Los primeros $50.000 se cuentan una vez por subadjudicación para toda la adjudicación.
- Olvidar las prestaciones. Se aplican a cada línea de salario, y no es la misma tasa para todo tipo de empleado. Usa un cuarto campo para dar a una línea su propia tasa.
- Introducir el salario de tiempo completo como costo. La línea del presupuesto es el salario por la dedicación, y la dedicación es un porcentaje de un nombramiento.
- Confundir el apoyo a participantes con el personal. Los estipendios y los viajes pagados a participantes son apoyo a participantes y quedan excluidos de la base.
Herramienta de planificación, no una solicitud presentada
La convocatoria del patrocinador, la oficina de programas patrocinados de tu institución y tu acuerdo de tasa negociada deciden qué es admisible y qué tasa se aplica. Usa esta herramienta para redactar y comparar escenarios; después haz que revisen las cifras finales y prepara la justificación del presupuesto en el formato de tu patrocinador.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es MTDC en un presupuesto de subvención?
- Son los costos directos totales modificados: salarios, prestaciones, materiales y suministros, servicios, viajes y los primeros $50.000 de cada subadjudicación. Excluye el equipo, los gastos de capital, la atención al paciente, los costos de alquiler, la exención de matrícula, las becas y ayudas, el apoyo a participantes y la parte de cada subadjudicación por encima de $50.000 (2 CFR 200.1). Los costos indirectos se cobran como un porcentaje de esta base.
- ¿Cómo se calculan los costos indirectos de una subvención?
- Se multiplica la tasa de costos indirectos por la base. Si la base es MTDC, primero se construye el MTDC quitando del total directo los costos excluidos, y después se aplica la tasa. Con una tasa del 15 % y una base MTDC de $154.124, los costos indirectos son $23.118,60, que esta herramienta redondea a $23.119.
- ¿Cuál es el umbral de equipo en 2 CFR 200.1?
- El equipo es un bien con una vida útil de más de un año y un costo por unidad igual o superior al menor entre el nivel de capitalización de tu institución y $10.000. El umbral era de $5.000 antes de la revisión de 2024, así que las adjudicaciones anteriores pueden usar esa cifra.
- ¿Cómo funciona la regla de los $50.000 por subadjudicación a lo largo de varios años?
- Solo los primeros $50.000 de cada subadjudicación cuentan para MTDC, en todo el periodo de ejecución. Una subadjudicación de $40.000 al año pone $40.000 en la base del año 1, $10.000 en la del año 2 y nada en la del año 3. Si tienes varias subadjudicaciones, cada una tiene sus propios $50.000.
- ¿Qué es la tasa de costos indirectos de minimis?
- Un beneficiario sin una tasa federal negociada vigente puede cobrar hasta el 15 % de MTDC según 2 CFR 200.414, sin documentar cómo se calculó. Usarla es opcional, y una vez elegida se aplica a todas las adjudicaciones federales hasta que el beneficiario negocie una tasa.
- ¿Debo incluir aumentos salariales en un presupuesto plurianual?
- Normalmente sí para el personal, siguiendo la política de tu institución para los aumentos anuales. Muchos financiadores no permiten inflación en otros costos, así que revisa la convocatoria. La calculadora mantiene separadas las dos tasas por esta razón.
- ¿Conoce esta calculadora la tasa de costos indirectos de mi universidad?
- No. Escribes la tasa del acuerdo de tasa negociada o de las reglas de tu patrocinador, y la herramienta la aplica a la base que elijas. No afirma nada sobre la tasa de ninguna institución.