Subsidiebudgetcalculator

Zo gebruik je de subsidiebudgetcalculator

1. 1. Stel de subsidie in. Kies de looptijd van het project, de jaarlijkse loonsverhoging, het standaard fringe-tarief, en of je indirecte tarief geldt voor MTDC of voor totale directe kosten. Typ je eigen indirecte tarief; de tool zoekt er geen op.
2. 2. Voeg budgetregels toe. Één item per regel: personeel met salaris en inzet, apparatuur met kosten en aankoopjaar, dan reiskosten, verbruiksartikelen, subawards, deelnemersondersteuning en kosten buiten de grondslag. Voeg een jaar of een periode (2 of 1-3) toe om een regel tot bepaalde jaren te beperken.
3. 3. Controleer wat is ingelezen. Onder elk vak vertelt de tool hoeveel regels het heeft begrepen en citeert het regels die het niet kon lezen, zodat een typefout nooit stilzwijgend een kost laat vallen.
4. 4. Lees het budget. De tabel toont elke regel per jaar, het directe totaal, de grondslag waarover het indirecte tarief wordt berekend, de indirecte kosten en het totaal van de aanvraag. Kopieer het naar een spreadsheet of download een CSV.

Wat er in de MTDC-grondslag zit

Indirecte kosten zijn meestal een percentage van een grondslag, en die grondslag is zelden al je directe kosten. Volgens de Uniform Guidance, 2 CFR 200.1, zijn gewijzigde totale directe kosten (MTDC) alle directe salarissen en lonen, toepasselijke fringe-kosten, materialen en verbruiksartikelen, diensten, reiskosten, en tot de eerste $50.000 van elke subaward, ongeacht de uitvoeringsperiode van de subaward. Al het andere wordt weggelaten.

Twee punten zorgen vaak voor verwarring. Ten eerste telt de $50.000 één keer per subaward over de looptijd van de subsidie, niet één keer per jaar: een subaward van $40.000 per jaar gedurende drie jaar brengt $40.000, dan $10.000, en daarna niets in de grondslag. De tool houdt dit over de jaren bij. Ten tweede is een item dat minder kost dan de apparatuurdrempel geen apparatuur, dus een laptop van $1.800 is een verbruiksartikel en gaat in de grondslag.

Wat er in 2024 veranderde

De herziene Uniform Guidance geldt voor federale subsidies die op of na 1 oktober 2024 zijn toegekend, dus een oudere subsidie kan nog de vorige drempels hebben — lees de voorwaarden van je subsidie. Het de-minimistarief is alleen beschikbaar voor een ontvanger zonder huidig onderhandeld tarief; wie een onderhandeld tarief heeft, gebruikt dat, omdat federale instanties onderhandelde tarieven moeten accepteren. Beide cijfers zijn in de tool te bewerken, omdat je geldgever of instelling iets anders kan vastleggen. Niet-federale financiers volgen hun eigen regels volledig.

Hoe loonsverhoging werkt

Een meerjarenbudget moet zeggen wat mensen in jaar drie kosten, niet in jaar één. De tool past je jaarlijkse loonsverhoging toe vanaf jaar 2 en rekent die samengesteld door: een salaris van $100.000 met verhogingen van 3% is $100.000, dan $103.000, dan $106.090. De fringe volgt het verhoogde salaris, omdat die een percentage van het loon is. Andere terugkerende kosten krijgen hun eigen verhogingspercentage, standaard ingesteld op 0%, omdat veel financiers inflatie op niet-personeelskosten niet toestaan. Apparatuur wordt niet verhoogd — vul de prijs in die je verwacht te betalen in het jaar van aankoop — en subawards ook niet, omdat die uit het eigen budget van de partner komen.

Een uitgewerkt voorbeeld

Druk op Probeer een voorbeeld: een project van drie jaar met jaarlijkse verhogingen van 3%, een standaard fringe-tarief van 28% (8% voor de promovendus-assistent), en een indirect tarief van 15% op MTDC. Deze tarieven zijn illustratief, niet van enige instelling. Jaar 1 heeft $85.800 aan salarissen en $21.024 aan fringe. De eye-tracker van $24.000 is apparatuur en blijft buiten de grondslag, terwijl de laptop van $1.800 onder de drempel valt en als verbruiksartikel telt. De subaward van $40.000 zit in de grondslag, dus de grondslag van jaar 1 is $154.124 en de indirecte kosten zijn $23.119. In jaar 2 zit slechts $10.000 van dezelfde subaward in de grondslag, en in jaar 3 niets. Over de drie jaar zijn de directe kosten $524.483, de indirecte kosten $59.773 en het verzoek $584.256.

Veelgemaakte fouten bij subsidiebudgetten

• Indirecte kosten berekenen over apparatuur. Onder MTDC valt apparatuur buiten de grondslag; controleer of de grondslag van je overeenkomst MTDC of TDC is voordat je dat aanneemt.
• De subawarddrempel elk jaar opnieuw instellen. De eerste $50.000 telt één keer per subaward voor de hele subsidie.
• Fringe vergeten. Die volgt elke salarisregel, en het tarief is niet voor elk type medewerker hetzelfde. Gebruik een vierde veld om een regel een eigen tarief te geven.
• Het volledige fulltime-salaris als kosten invullen. De budgetregel is het salaris maal de inzet, en de inzet is een percentage van een aanstelling.
• Deelnemersondersteuning en personeel door elkaar halen. Vergoedingen en reiskosten die aan deelnemers worden betaald, vallen onder deelnemersondersteuning en worden uit de grondslag gelaten.

Veelgestelde vragen

Wat is MTDC in een subsidiebudget?

Gewijzigde totale directe kosten: salarissen, fringe, materialen en verbruiksartikelen, diensten, reiskosten, en de eerste $50.000 van elke subaward. Uitgesloten zijn apparatuur, kapitaaluitgaven, patiëntenzorg, huurkosten, collegegeldvrijstelling, beurzen en fellowships, deelnemersondersteuning, en het deel van elke subaward boven $50.000 (2 CFR 200.1). Indirecte kosten worden als percentage van deze grondslag berekend.

Hoe bereken je indirecte kosten op een subsidie?

Vermenigvuldig het indirecte tarief met de grondslag. Als de grondslag MTDC is, bereken je eerst de MTDC door uitgesloten kosten van het directe totaal af te trekken, en pas daarna het tarief toe. Met een tarief van 15% en een MTDC-grondslag van $154.124 zijn de indirecte kosten $23.118,60, wat deze tool afrondt op $23.119.

Wat is de apparatuurdrempel in 2 CFR 200.1?

Apparatuur is eigendom met een nuttige levensduur van meer dan één jaar en een kosten per eenheid die gelijk is aan of hoger is dan het lagere van het kapitalisatieniveau van je instelling of $10.000. De drempel was $5.000 vóór de herziening van 2024, dus eerder toegekende subsidies kunnen dat bedrag gebruiken.

Hoe werkt de subawardregel van $50.000 over meerdere jaren?

Alleen de eerste $50.000 van elke subaward telt mee voor MTDC, over de volledige uitvoeringsperiode. Een subaward van $40.000 per jaar brengt $40.000 in de grondslag van jaar 1, $10.000 in jaar 2 en niets in jaar 3. Heb je meerdere subawards, dan heeft elk zijn eigen $50.000.

Wat is het de-minimisindirecte kostentarief?

Een ontvanger zonder huidig onderhandeld federaal indirect kostentarief mag tot 15% van MTDC berekenen volgens 2 CFR 200.414, zonder te documenteren hoe het is berekend. Gebruik ervan is optioneel, en eenmaal gekozen geldt het voor alle federale subsidies totdat de ontvanger een tarief onderhandelt.

Moet ik loonsverhogingen in een meerjarenbudget opnemen?

Meestal wel voor personeel, volgens het beleid van je instelling voor jaarlijkse verhogingen. Veel financiers staan inflatie op andere kosten niet toe, dus controleer de oproep. De calculator houdt de twee tarieven om die reden gescheiden.

Kent deze subsidiebudgetcalculator het indirecte tarief van mijn universiteit?

Nee. Je typt het tarief uit je onderhandelde tariefovereenkomst of de regels van je geldgever, en de tool past het toe op de grondslag die je kiest. Hij doet geen uitspraak over het tarief van enige instelling.