Công Cụ Tính Ngân Sách Tài Trợ

Cách Sử Dụng Công Cụ Tính Ngân Sách Tài Trợ

1. 1. Thiết lập khoản tài trợ. Chọn thời gian dự án, mức tăng lương hằng năm, tỷ lệ phúc lợi kèm theo mặc định, và việc tỷ lệ gián tiếp của bạn áp dụng cho MTDC hay tổng chi phí trực tiếp. Nhập tỷ lệ gián tiếp của chính bạn; công cụ không tự tra cứu.
2. 2. Thêm các dòng ngân sách. Một mục một dòng: nhân sự kèm lương và thời gian thực hiện, thiết bị kèm chi phí và năm mua, rồi đến đi lại, vật tư, hợp đồng phụ, hỗ trợ người tham gia và các chi phí nằm ngoài cơ sở. Thêm một năm hoặc một khoảng năm (2 hoặc 1-3) để giới hạn một dòng trong những năm nhất định.
3. 3. Kiểm tra những gì đã được đọc. Dưới mỗi ô, công cụ cho biết nó đã hiểu bao nhiêu dòng và trích lại các dòng nó không đọc được, nên một lỗi đánh máy sẽ không bao giờ âm thầm làm mất một chi phí.
4. 4. Đọc ngân sách. Bảng hiển thị từng dòng theo năm, tổng chi phí trực tiếp, cơ sở mà tỷ lệ gián tiếp được tính trên đó, chi phí gián tiếp và tổng đề nghị tài trợ. Hãy sao chép vào bảng tính hoặc tải xuống tệp CSV.

Những Gì Nằm Trong Cơ Sở MTDC

Chi phí gián tiếp thường là một tỷ lệ phần trăm của một cơ sở, và cơ sở hiếm khi là toàn bộ chi phí trực tiếp của bạn. Theo Hướng dẫn Thống nhất (Uniform Guidance), 2 CFR 200.1, tổng chi phí trực tiếp đã điều chỉnh (MTDC) gồm toàn bộ lương và tiền công trực tiếp, phúc lợi kèm theo áp dụng được, nguyên liệu và vật tư, dịch vụ, đi lại, và tối đa 50.000 $ đầu tiên của mỗi hợp đồng phụ, bất kể thời gian thực hiện của hợp đồng phụ. Mọi thứ khác đều bị loại trừ.

Hai điểm hay gây nhầm lẫn. Thứ nhất, $50.000 được tính một lần cho mỗi hợp đồng phụ trong suốt thời gian của khoản tài trợ, không phải một lần mỗi năm: một hợp đồng phụ $40.000 mỗi năm trong ba năm đưa $40.000, rồi $10.000, rồi không gì vào cơ sở. Công cụ theo dõi việc này qua các năm. Thứ hai, một mục có giá thấp hơn ngưỡng thiết bị thì không phải thiết bị, nên một máy tính xách tay $1.800 là vật tư và đi vào cơ sở.

Điều Gì Đã Thay Đổi Năm 2024

Hướng dẫn Thống nhất đã sửa đổi áp dụng cho các khoản tài trợ liên bang được cấp từ ngày 1 tháng 10 năm 2024, nên một khoản tài trợ cũ hơn vẫn có thể mang các ngưỡng trước đó — hãy đọc điều khoản khoản tài trợ của bạn. Tỷ lệ de minimis chỉ dành cho người nhận chưa có tỷ lệ đàm phán hiện hành; người đã có tỷ lệ đàm phán thì dùng tỷ lệ đó, vì các cơ quan liên bang phải chấp nhận tỷ lệ đàm phán. Cả hai con số đều có thể chỉnh sửa trong công cụ, vì nhà tài trợ hoặc tổ chức của bạn có thể quy định khác. Các nhà tài trợ phi liên bang tuân theo quy định riêng của họ hoàn toàn.

Tăng Lương Hoạt Động Như Thế Nào

Một ngân sách nhiều năm phải nói rõ người ta sẽ có chi phí bao nhiêu ở năm thứ ba, không phải năm thứ nhất. Công cụ áp dụng mức tăng lương hằng năm của bạn từ năm thứ 2 và cộng dồn: mức lương $100.000 với tăng 3% là $100.000, rồi $103.000, rồi $106.090. Phúc lợi kèm theo đi theo lương đã tăng, vì nó là tỷ lệ phần trăm của tiền công. Các chi phí định kỳ khác có tỷ lệ tăng riêng, mặc định là 0% vì nhiều nhà tài trợ không cho phép lạm phát đối với chi phí ngoài nhân sự. Thiết bị không được điều chỉnh — hãy nhập giá bạn dự kiến trả vào năm mua — và hợp đồng phụ cũng vậy, vì chúng đến từ ngân sách riêng của đối tác.

Ví Dụ Minh Họa

Nhấn Thử một ví dụ: một dự án ba năm với tăng lương 3% mỗi năm, tỷ lệ phúc lợi kèm theo mặc định 28% (8% cho trợ lý sau đại học), và tỷ lệ gián tiếp 15% trên MTDC. Các tỷ lệ này chỉ mang tính minh họa, không phải của tổ chức nào. Năm 1 có $85.800 lương và $21.024 phúc lợi kèm theo. Máy theo dõi mắt $24.000 là thiết bị và nằm ngoài cơ sở, trong khi máy tính xách tay $1.800 nằm dưới ngưỡng nên được tính là vật tư. Hợp đồng phụ $40.000 nằm trong cơ sở, nên cơ sở năm 1 là $154.124 và chi phí gián tiếp là $23.119. Năm 2 chỉ có $10.000 của cùng hợp đồng phụ nằm trong cơ sở, và năm 3 không có gì. Trong cả ba năm, chi phí trực tiếp là $524.483, chi phí gián tiếp $59.773, và đề nghị tài trợ $584.256.

Những Lỗi Thường Gặp Trong Ngân Sách Tài Trợ

• Tính chi phí gián tiếp trên thiết bị. Theo MTDC, thiết bị bị loại trừ; hãy kiểm tra xem cơ sở trong thỏa thuận của bạn là MTDC hay TDC trước khi giả định.
• Đặt lại ngưỡng hợp đồng phụ mỗi năm. $50.000 đầu tiên được tính một lần cho mỗi hợp đồng phụ cho toàn bộ khoản tài trợ.
• Quên phúc lợi kèm theo. Nó đi theo mọi dòng lương, và không cùng một tỷ lệ cho mọi loại nhân viên. Hãy dùng trường thứ tư để gán tỷ lệ riêng cho một dòng.
• Nhập lương toàn thời gian làm chi phí. Dòng ngân sách là lương nhân với thời gian thực hiện, và thời gian thực hiện là tỷ lệ phần trăm của một hợp đồng bổ nhiệm.
• Nhầm lẫn hỗ trợ người tham gia với nhân sự. Trợ cấp và chi phí đi lại trả cho người tham gia là hỗ trợ người tham gia và bị loại khỏi cơ sở.

Câu Hỏi Thường Gặp

MTDC trong ngân sách tài trợ là gì?

Tổng chi phí trực tiếp đã điều chỉnh: lương, phúc lợi kèm theo, nguyên liệu và vật tư, dịch vụ, đi lại, và $50.000 đầu tiên của mỗi hợp đồng phụ. Nó loại trừ thiết bị, chi phí vốn, chăm sóc bệnh nhân, chi phí thuê, miễn học phí, học bổng và học bổng nghiên cứu, hỗ trợ người tham gia, và phần của mỗi hợp đồng phụ vượt quá $50.000 (2 CFR 200.1). Chi phí gián tiếp được tính theo tỷ lệ phần trăm trên cơ sở này.

Tính chi phí gián tiếp của khoản tài trợ như thế nào?

Nhân tỷ lệ gián tiếp với cơ sở. Nếu cơ sở là MTDC, hãy tính MTDC trước bằng cách loại các chi phí bị loại khỏi tổng chi phí trực tiếp, rồi áp dụng tỷ lệ. Với tỷ lệ 15% và cơ sở MTDC $154.124, chi phí gián tiếp là $23.118,60, mà công cụ này làm tròn thành $23.119.

Ngưỡng thiết bị trong 2 CFR 200.1 là gì?

Thiết bị là tài sản có tuổi thọ hữu dụng trên một năm và chi phí mỗi đơn vị bằng hoặc cao hơn mức thấp hơn giữa mức vốn hóa của tổ chức bạn hoặc $10.000. Ngưỡng này là $5.000 trước bản sửa đổi năm 2024, nên các khoản tài trợ cấp sớm hơn có thể dùng con số đó.

Ngưỡng hợp đồng phụ $50.000 hoạt động qua nhiều năm thế nào?

Chỉ $50.000 đầu tiên của mỗi hợp đồng phụ được tính vào MTDC, trong toàn bộ thời gian thực hiện. Một hợp đồng phụ $40.000 mỗi năm đưa $40.000 vào cơ sở năm 1, $10.000 vào năm 2, và không gì vào năm 3. Nếu bạn có nhiều hợp đồng phụ, mỗi hợp đồng có $50.000 riêng.

Tỷ lệ chi phí gián tiếp de minimis là gì?

Người nhận chưa có tỷ lệ chi phí gián tiếp liên bang được đàm phán hiện hành có thể tính tối đa 15% MTDC theo 2 CFR 200.414, mà không cần ghi lại cách tính. Dùng nó là tùy chọn, và khi đã chọn, nó áp dụng cho mọi khoản tài trợ liên bang cho đến khi người nhận đàm phán được một tỷ lệ.

Có nên đưa mức tăng lương vào ngân sách nhiều năm không?

Thường là có với nhân sự, theo chính sách của tổ chức bạn về tăng lương hằng năm. Nhiều nhà tài trợ không cho phép lạm phát đối với các chi phí khác, nên hãy kiểm tra thông báo mời tài trợ. Vì lý do đó, công cụ giữ hai tỷ lệ tách biệt.

Công cụ tính ngân sách tài trợ này có biết tỷ lệ gián tiếp của trường đại học tôi không?

Không. Bạn nhập tỷ lệ từ thỏa thuận tỷ lệ đàm phán hoặc quy định của nhà tài trợ, và công cụ áp dụng nó vào cơ sở bạn chọn. Công cụ không khẳng định tỷ lệ của bất kỳ tổ chức nào.