Calculateur de budget de subvention
Saisissez le personnel avec ses avantages sociaux, l'équipement, les déplacements, les fournitures, les sous-contrats et les autres coûts, fixez votre propre taux et votre propre base de frais indirects, et obtenez un budget de subvention année par année, avec hausse des salaires, règles des coûts directs modifiés totaux (MTDC) de 2 CFR 200.1 appliquées pour vous, et un tableau à copier ou à télécharger. Il fonctionne dans votre navigateur et rien n'est envoyé en ligne. Gratuit, sans inscription.
La subvention
De 1 à 10.
La valeur par défaut pour chaque personne ; un quatrième champ sur une ligne la remplace.
Appliquée à partir de la deuxième année et composée. Utilisez la politique de votre établissement.
Appliquée aux déplacements, fournitures, aide aux participants et coûts hors base. Beaucoup de bailleurs n'autorisent aucune hausse : laissez 0, sauf si votre appel vous permet d'indexer.
Selon 2 CFR 200.1, la base MTDC exclut les équipements, l'aide aux participants, l'exonération des frais de scolarité, les bourses et allocations, les frais de location, les soins aux patients, les dépenses d'investissement, et la part de chaque sous-contrat au-delà du seuil.
Saisissez le taux figurant dans l'accord en vigueur de votre établissement ou dans les règles de votre bailleur. Cet outil ne connaît le taux d'aucun établissement.
Le plus faible entre le niveau de capitalisation de votre établissement et 10 000 $ (2 CFR 200.1, depuis 2024). Les articles en dessous sont comptés comme fournitures.
50 000 $ pour chaque sous-contrat sur la durée de la subvention (2 CFR 200.1, depuis 2024).
Lignes budgétaires
Un élément par ligne. Séparez les champs par des virgules, des tabulations, des points-virgules ou des barres verticales, et écrivez les montants sans séparateurs de milliers (62000, et non 62 000). Le dernier champ est facultatif : l'année (2) ou les années (1-3) auxquelles l'élément s'applique. Omettez-le pour toutes les années.
Budget
Ajoutez des lignes budgétaires pour voir le budget pluriannuel.
Les montants sont arrondis aux dollars entiers ligne par ligne, comme l'exigent la plupart des formulaires budgétaires, afin que les colonnes totalisent exactement.
Comment utiliser le calculateur de budget de subvention
- 1. Définissez la subvention. Choisissez la durée du projet, la hausse annuelle des salaires, le taux d'avantages sociaux par défaut, et si votre taux de frais indirects s'applique au MTDC ou aux coûts directs totaux. Saisissez votre propre taux de frais indirects : l'outil ne le recherche pas.
- 2. Ajoutez des lignes budgétaires. Un élément par ligne : le personnel avec salaire et effort, l'équipement avec coût et année d'achat, puis les déplacements, fournitures, sous-contrats, aide aux participants et coûts hors base. Ajoutez une année ou une plage (2 ou 1-3) pour limiter une ligne à certaines années.
- 3. Vérifiez ce qui a été lu. Sous chaque zone, l'outil indique combien de lignes il a comprises et cite celles qu'il n'a pas pu lire, afin qu'une coquille ne supprime jamais un coût en silence.
- 4. Lisez le budget. Le tableau présente chaque ligne par année, le total direct, la base sur laquelle s'appliquent les frais indirects, les frais indirects eux-mêmes et la demande totale. Copiez-le dans un tableur ou téléchargez un CSV.
Ce qui entre dans la base MTDC
Les frais indirects sont généralement un pourcentage d'une base, et cette base n'est que rarement l'ensemble de vos coûts directs. Selon les Uniform Guidance, 2 CFR 200.1, les coûts directs modifiés totaux (MTDC) comprennent tous les salaires et rémunérations directs, les avantages sociaux applicables, les matériaux et fournitures, les services, les déplacements, ainsi que les 50 000 $ premiers de chaque sous-contrat, quelle que soit la période d'exécution de celui-ci. Tout le reste est exclu.
| Dans la base MTDC | Exclu de la base MTDC |
|---|---|
| Salaires et rémunérations | Équipement |
| Avantages sociaux | Dépenses d'investissement |
| Matériaux et fournitures | Soins aux patients |
| Services | Frais de location |
| Déplacements | Exonération des frais de scolarité |
| Les 50 000 $ premiers de chaque sous-contrat | Bourses et allocations |
| Aide aux participants | |
| Montant de chaque sous-contrat au-delà de 50 000 $ |
Deux points piègent souvent. D'abord, les 50 000 $ sont comptés une fois par sous-contrat sur toute la durée de la subvention, et non une fois par an : un sous-contrat de 40 000 $ par an pendant trois ans verse 40 000 $, puis 10 000 $, puis rien dans la base. L'outil suit cela d'une année à l'autre. Ensuite, un article qui coûte moins que le seuil d'équipement n'est pas un équipement : un ordinateur portable à 1 800 $ est donc une fourniture et entre dans la base.
Ce qui a changé en 2024
| Règle | Avant la révision de 2024 | À partir du 1er octobre 2024 |
|---|---|---|
| Seuil d'équipement (2 CFR 200.1) | 5 000 $ par unité | 10 000 $ par unité, ou le niveau de capitalisation de l'établissement s'il est inférieur |
| Montant de sous-contrat dans le MTDC (2 CFR 200.1) | Les 25 000 $ premiers | Les 50 000 $ premiers |
| Taux de minimis de frais indirects (2 CFR 200.414) | 10 % du MTDC | Jusqu'à 15 % du MTDC |
Les Uniform Guidance révisées s'appliquent aux subventions fédérales accordées à partir du 1er octobre 2024 : une subvention plus ancienne peut donc conserver les seuils antérieurs, et il faut lire les conditions de votre subvention. Le taux de minimis n'est accessible qu'au bénéficiaire qui ne dispose d'aucun taux négocié en vigueur ; celui qui a un taux négocié l'utilise, car les organismes fédéraux doivent accepter les taux négociés. Les deux valeurs sont modifiables dans l'outil, car votre bailleur ou votre établissement peut prévoir autre chose. Les financeurs non fédéraux suivent entièrement leurs propres règles.
Comment fonctionne la hausse des salaires
Un budget pluriannuel doit indiquer ce que coûteront les personnes la troisième année, et non la première. L'outil applique votre hausse annuelle de salaire à partir de la deuxième année et la compose : un salaire de 100 000 $ avec des augmentations de 3 % donne 100 000 $, puis 103 000 $, puis 106 090 $. Les avantages sociaux suivent le salaire indexé, car ils sont un pourcentage de la rémunération. Les autres coûts récurrents ont leur propre taux de hausse, fixé à 0 % par défaut, car de nombreux bailleurs n'autorisent pas l'inflation sur les coûts hors personnel. L'équipement n'est pas indexé : saisissez le prix que vous prévoyez de payer l'année de l'achat. Il en va de même des sous-contrats, qui proviennent du budget du partenaire.
Exemple détaillé
Appuyez sur Essayer un exemple : un projet de trois ans avec des augmentations annuelles de 3 %, un taux d'avantages sociaux par défaut de 28 % (8 % pour l'assistant diplômé) et un taux de frais indirects de 15 % sur le MTDC. Ces taux sont illustratifs et ne correspondent à aucun établissement. L'année 1 compte 85 800 $ de salaires et 21 024 $ d'avantages sociaux. L'oculomètre à 24 000 $ est un équipement et reste hors de la base, tandis que l'ordinateur portable à 1 800 $ est en dessous du seuil et compte comme fourniture. Le sous-contrat de 40 000 $ est dans la base : la base de l'année 1 vaut donc 154 124 $ et les frais indirects 23 119 $. L'année 2, seuls 10 000 $ du même sous-contrat sont dans la base, et l'année 3 aucun. Sur les trois ans, les coûts directs s'élèvent à 524 483 $, les frais indirects à 59 773 $ et la demande totale à 584 256 $.
Erreurs courantes dans les budgets de subvention
- Imputer des frais indirects sur l'équipement. Dans le MTDC, il est exclu ; vérifiez si la base de votre accord est le MTDC ou le TDC avant de le supposer.
- Réinitialiser le seuil de sous-contrat chaque année. Les 50 000 $ premiers sont comptés une seule fois par sous-contrat pour toute la durée de la subvention.
- Oublier les avantages sociaux. Ils suivent chaque ligne de salaire, et le taux n'est pas le même pour toutes les catégories de personnel. Utilisez un quatrième champ pour donner à une ligne son propre taux.
- Saisir le salaire à temps plein comme coût. La ligne budgétaire est le salaire multiplié par l'effort, et l'effort est un pourcentage de l'affectation.
- Confondre aide aux participants et personnel. Les indemnités et les déplacements versés aux participants relèvent de l'aide aux participants et sont exclus de la base.
Un outil de planification, non une soumission
L'appel à propositions du bailleur, le service des subventions de votre établissement et votre accord de taux négocié déterminent ce qui est admissible et quel taux s'applique. Utilisez cet outil pour rédiger et comparer des scénarios, puis faites vérifier les chiffres définitifs et rédigez la justification budgétaire selon le format de votre bailleur.
Questions fréquentes
- Qu'est-ce que le MTDC dans un budget de subvention ?
- Les coûts directs modifiés totaux : salaires, avantages sociaux, matériaux et fournitures, services, déplacements, et les 50 000 $ premiers de chaque sous-contrat. Il exclut l'équipement, les dépenses d'investissement, les soins aux patients, les frais de location, l'exonération des frais de scolarité, les bourses et allocations, l'aide aux participants, et la part de chaque sous-contrat au-delà de 50 000 $ (2 CFR 200.1). Les frais indirects sont calculés en pourcentage de cette base.
- Comment calcule-t-on les frais indirects d'une subvention ?
- Multipliez le taux de frais indirects par la base. Si la base est le MTDC, calculez-le d'abord en retirant les coûts exclus du total direct, puis appliquez le taux. Avec un taux de 15 % et une base MTDC de 154 124 $, les frais indirects valent 23 118,60 $, que cet outil arrondit à 23 119 $.
- Quel est le seuil d'équipement de 2 CFR 200.1 ?
- L'équipement est un bien dont la durée d'utilisation dépasse un an et dont le coût unitaire est égal ou supérieur au plus faible entre le niveau de capitalisation de votre établissement et 10 000 $. Ce seuil était de 5 000 $ avant la révision de 2024 : les subventions accordées plus tôt peuvent donc utiliser ce chiffre.
- Comment fonctionne la règle des 50 000 $ de sous-contrat sur plusieurs années ?
- Seuls les 50 000 $ premiers de chaque sous-contrat comptent dans le MTDC, sur toute la période d'exécution. Un sous-contrat de 40 000 $ par an verse 40 000 $ dans la base de l'année 1, 10 000 $ dans celle de l'année 2, et rien l'année 3. Si vous avez plusieurs sous-contrats, chacun a ses propres 50 000 $.
- Qu'est-ce que le taux de frais indirects de minimis ?
- Un bénéficiaire qui ne dispose d'aucun taux fédéral négocié de frais indirects en vigueur peut appliquer jusqu'à 15 % du MTDC, selon 2 CFR 200.414, sans justifier son calcul. Son usage est facultatif et, une fois choisi, il s'applique à toutes les subventions fédérales jusqu'à ce que le bénéficiaire négocie un taux.
- Faut-il inclure les hausses de salaire dans un budget pluriannuel ?
- En général oui pour le personnel, selon la politique de votre établissement pour les augmentations annuelles. De nombreux bailleurs n'autorisent pas l'inflation sur les autres coûts : vérifiez l'appel à propositions. Le calculateur sépare les deux taux pour cette raison.
- Ce calculateur connaît-il le taux de frais indirects de mon université ?
- Non. Vous saisissez le taux figurant dans votre accord de taux négocié ou dans les règles de votre bailleur, et l'outil l'applique à la base que vous choisissez. Il n'affirme rien sur le taux d'un établissement.