Kalkulator budżetu grantu

Jak korzystać z kalkulatora budżetu grantu

1. 1. Ustaw grant. Wybierz długość projektu, roczną podwyżkę wynagrodzeń, domyślną stawkę świadczeń (fringe) oraz to, czy Twoja stawka kosztów pośrednich dotyczy MTDC, czy całkowitych kosztów bezpośrednich. Wpisz własną stawkę kosztów pośrednich; narzędzie jej nie wyszukuje.
2. 2. Dodaj pozycje budżetu. Jedna pozycja w wierszu: personel z wynagrodzeniem i zaangażowaniem, aparatura z kosztem i rokiem zakupu, potem podróże, materiały, podgranty, wsparcie uczestników oraz koszty spoza bazy. Dodaj rok albo zakres (2 albo 1-3), aby ograniczyć pozycję do wybranych lat.
3. 3. Sprawdź, co zostało odczytane. Pod każdym polem narzędzie podaje, ile pozycji zrozumiało, i cytuje te, których nie mogło odczytać, dzięki czemu literówka nigdy po cichu nie usunie kosztu.
4. 4. Odczytaj budżet. Tabela pokazuje każdą pozycję w podziale na lata, sumę kosztów bezpośrednich, bazę, od której naliczane są koszty pośrednie, same koszty pośrednie i łączny wniosek. Skopiuj ją do arkusza albo pobierz plik CSV.

Co wchodzi do bazy MTDC

Koszty pośrednie zwykle są procentem bazy, a baza rzadko obejmuje wszystkie koszty bezpośrednie. Zgodnie z Uniform Guidance, 2 CFR 200.1, zmodyfikowane całkowite koszty bezpośrednie (MTDC, modified total direct costs) to wszystkie bezpośrednie wynagrodzenia i płace, należne świadczenia (fringe), materiały i zaopatrzenie, usługi, podróże oraz pierwsze 50 000 $ każdego podgrantu, niezależnie od okresu jego realizacji. Wszystko inne zostaje wyłączone.

Dwa punkty wielu zaskakują. Po pierwsze, 50 000 $ liczy się raz na każdy podgrant w całym okresie realizacji, a nie raz w roku: podgrant po 40 000 $ rocznie przez trzy lata wprowadza do bazy 40 000 $, potem 10 000 $, a potem nic. Narzędzie śledzi to między latami. Po drugie, pozycja tańsza niż próg aparatury nie jest aparaturą, więc laptop za 1 800 $ to materiał i wchodzi do bazy.

Co zmieniło się w 2024 roku

Zrewidowane Uniform Guidance stosuje się do grantów federalnych przyznanych 1 października 2024 roku lub później, więc starsze granty mogą nadal mieć wcześniejsze progi — sprawdź warunki swojego grantu. Stawka de minimis przysługuje tylko beneficjentowi bez obowiązującej stawki wynegocjowanej; ten, kto ją ma, stosuje stawkę wynegocjowaną, bo agencje federalne muszą ją akceptować. Obie wartości można edytować w narzędziu, ponieważ sponsor lub instytucja może przyjąć coś innego. Fundatorzy niefederalni stosują wyłącznie własne zasady.

Jak działa waloryzacja

Wieloletni budżet musi określać, ile kosztować będą ludzie w trzecim roku, a nie w pierwszym. Narzędzie stosuje roczną podwyżkę wynagrodzeń od drugiego roku i składa ją z roku na rok: pensja 100 000 $ przy podwyżkach o 3% wynosi 100 000 $, potem 103 000 $, a następnie 106 090 $. Świadczenia (fringe) rosną razem z wynagrodzeniem, bo są procentem płacy. Inne powtarzalne koszty mają własną stawkę wzrostu, domyślnie 0%, ponieważ wielu fundatorów nie dopuszcza inflacji w kosztach innych niż personel. Aparatury się nie waloryzuje — wpisz cenę, jaką spodziewasz się zapłacić w roku zakupu — podobnie jak podgrantów, które pochodzą z budżetu partnera.

Przykład krok po kroku

Naciśnij Wypróbuj przykład: trzyletni projekt z rocznymi podwyżkami o 3%, domyślną stawką świadczeń 28% (8% dla asystenta doktoranta) i stawką kosztów pośrednich 15% od MTDC. Te stawki są ilustracyjne i nie należą do żadnej instytucji. W pierwszym roku wynagrodzenia wynoszą 85 800 $, a świadczenia 21 024 $. Okulograf za 24 000 $ jest aparaturą i pozostaje poza bazą, a laptop za 1 800 $ leży poniżej progu i liczy się jako materiał. Podgrant za 40 000 $ wchodzi do bazy, więc baza w pierwszym roku wynosi 154 124 $, a koszty pośrednie 23 119 $. W drugim roku do bazy trafia tylko 10 000 $ tego samego podgrantu, a w trzecim nic. W ciągu trzech lat koszty bezpośrednie wynoszą 524 483 $, koszty pośrednie 59 773 $, a wniosek 584 256 $.

Częste błędy w budżetach grantów

• Naliczanie kosztów pośrednich od aparatury. W MTDC aparatura jest wyłączona; sprawdź, czy baza w Twojej umowie to MTDC czy TDC, zanim to założysz.
• Zerowanie progu podgrantu co roku. Pierwsze 50 000 $ liczy się raz na każdy podgrant przez cały grant.
• Zapominanie o świadczeniach (fringe). Dotyczą każdej pozycji wynagrodzeń i nie mają tej samej stawki dla każdego rodzaju pracownika. Użyj czwartego pola, aby nadać pozycji własną stawkę.
• Wpisywanie pełnej pensji jako kosztu. Pozycja budżetu to wynagrodzenie razy zaangażowanie, a zaangażowanie jest procentem etatu.
• Mylenie wsparcia uczestników z personelem. Stypendia i podróże wypłacane uczestnikom to wsparcie uczestników i są wyłączone z bazy.

Najczęstsze pytania

Czym jest MTDC w budżecie grantu?

Zmodyfikowane całkowite koszty bezpośrednie: wynagrodzenia, świadczenia (fringe), materiały i zaopatrzenie, usługi, podróże oraz pierwsze 50 000 $ każdego podgrantu. Wyłączone są aparatura, wydatki kapitałowe, opieka nad pacjentem, koszty wynajmu, zwolnienie z opłat za studia, stypendia, wsparcie uczestników oraz część każdego podgrantu powyżej 50 000 $ (2 CFR 200.1). Koszty pośrednie naliczane są jako procent tej bazy.

Jak obliczyć koszty pośrednie w grancie?

Pomnóż stawkę kosztów pośrednich przez bazę. Jeśli bazą jest MTDC, najpierw wyznacz MTDC, odejmując koszty wyłączone od sumy kosztów bezpośrednich, a potem zastosuj stawkę. Przy stawce 15% i bazie MTDC 154 124 $ koszty pośrednie wynoszą 23 118,60 $, które narzędzie zaokrągla do 23 119 $.

Jaki jest próg aparatury w 2 CFR 200.1?

Aparatura to mienie o okresie użytkowania dłuższym niż rok i koszcie jednostkowym równym lub wyższym niż mniejsza z dwóch wartości: poziomu kapitalizacji instytucji albo 10 000 $. Przed rewizją z 2024 roku próg wynosił 5 000 $, więc wcześniejsze granty mogą stosować tę wartość.

Jak działa zasada 50 000 $ dla podgrantów w wielu latach?

Tylko pierwsze 50 000 $ każdego podgrantu liczy się do MTDC, w całym okresie realizacji. Podgrant po 40 000 $ rocznie wprowadza 40 000 $ do bazy w pierwszym roku, 10 000 $ w drugim i nic w trzecim. Jeśli masz kilka podgrantów, każdy ma własne 50 000 $.

Czym jest stawka kosztów pośrednich de minimis?

Beneficjent bez obowiązującej federalnej stawki wynegocjowanej może naliczyć do 15% MTDC zgodnie z 2 CFR 200.414, bez dokumentowania sposobu jej wyliczenia. Skorzystanie z niej jest opcjonalne, a po wybraniu obowiązuje dla wszystkich grantów federalnych, dopóki beneficjent nie wynegocjuje stawki.

Czy w wieloletnim budżecie uwzględniać podwyżki wynagrodzeń?

Zwykle tak w przypadku personelu, zgodnie z polityką instytucji dotyczącą rocznych podwyżek. Wielu fundatorów nie dopuszcza inflacji w innych kosztach, więc sprawdź ogłoszenie konkursu. Kalkulator z tego powodu trzyma obie stawki osobno.

Czy ten kalkulator budżetu grantu zna stawkę kosztów pośrednich mojej uczelni?

Nie. Wpisujesz stawkę z umowy o stawce wynegocjowanej albo z zasad sponsora, a narzędzie stosuje ją do wybranej przez Ciebie bazy. Nie twierdzi nic o stawce żadnej instytucji.