[您的地址]
[日期]
[收信人姓名]
[收信人地址]
尊敬的 [姓氏] 女士:
[开头:用一两句话说明您是谁,以及您想咨询什么。]
[细节:说明背景,以及您需要对方回答的具体问题。]
[结尾:说明您希望对方做什么,向对方致谢,并说明如何联系您。]
谨此致意,
[您的姓名]
正式信函模板
填写您的信息、收信人的信息以及信件的三个部分,即可得到以美式齐头式、美式修改齐头式或英式齐头式排版的正式信函,附带正确的标点、该格式惯用的日期写法,以及与称呼相匹配的结尾敬语——包括英式信函中 Yours sincerely 与 Yours faithfully 的规则。诚实的模板,不使用人工智能。免费,无需注册。
每一行都从左页边开始。
只会改变空白段落中的提示语,不会改动您输入的文字。
您的信息
如需要,可在最后一行填写电子邮箱或电话号码。
按页面语言的顺序和月份名称书写,例如 2026年3月12日。
收信人信息
称呼与结尾敬语
通常是姓氏。正式信函中绝不使用名字作称呼。
美式信函无论是否知道收信人姓名,都以 “Sincerely,” 结尾。Respectfully、Best regards 与 Yours truly 也是标准用法。
正文
您的信函
还有 9 处空白未填写
正文:0 个单词。
如何使用正式信函模板
- 1. 选择格式与用途。 选择美式齐头式、美式修改齐头式或英式齐头式。用途只会改变空白段落中的提示语。
- 2. 填写信息。 添加您的姓名和地址、日期,以及收信人的姓名、职务、机构和地址。请说明您是否知道收信人的姓名,因为这决定了称呼,在英式信函中还决定了结尾敬语。
- 3. 写三个简短的段落。 开头说明您为何写信,中间给出细节,结尾说明您希望对方做什么,并向读者致谢。可选的主题行放在称呼之后。
- 4. 检查排版,然后复制、下载或打印。 尚未填写的部分会以高亮的方括号标出。打印后,请在您打印姓名上方的空白处亲笔签名。
三种格式对比
| 美式齐头式 | 美式修改齐头式 | 英式齐头式 | |
|---|---|---|---|
| 对齐 | 全部靠左页边 | 地址、日期与结尾敬语居中;其余靠左 | 全部靠左页边 |
| 日期 | March 12, 2026 | March 12, 2026 | 12 March 2026 |
| 称谓 | Mr., Ms., Dr. | Mr., Ms., Dr. | Mr, Ms, Dr |
| 称呼之后 | 冒号 | 冒号 | 逗号,或开放式标点时不加 |
| 结尾敬语 | Sincerely,或其他美式结尾敬语 | Sincerely,或其他美式结尾敬语 | Yours sincerely / Yours faithfully |
三种格式中,各部分的顺序相同:发件人地址、日期、收件人姓名与地址、称呼、可选的主题行、正文、结尾敬语、供签名使用的四行空白,以及您打印的姓名。附件与抄送行放在最后。段落不缩进,段与段之间空一行。在英式格式中,将发件人地址置于右上角的传统做法是可选的;左对齐的版式如今已成为标准。
称呼与结尾敬语的匹配
| 如果称呼是…… | 英式结尾敬语 | 美式结尾敬语 |
|---|---|---|
| Dear Ms Rivera(有姓名) | Yours sincerely | Sincerely |
| Dear Sir or Madam(无姓名) | Yours faithfully | Sincerely |
| Dear Hiring Manager(职位称呼) | Yours faithfully | Sincerely |
| To Whom It May Concern | Yours faithfully | Sincerely |
英式规则是一种配对:称呼中写明人名时,结尾用 Yours sincerely;不写人名时,结尾用 Yours faithfully。只有首词大写。美式信函不遵循这一规则:Sincerely 在两种情况下都可以使用,Respectfully、Best regards 与 Yours truly 也在使用。只要可能,请找到收信人的姓名,直接写给某个人。写给具名读者的信,总比任何泛泛的称呼更好。
让信函保持在一页之内
- 开门见山说明目的。 第一句说明您为何写信:是为了咨询、申请、投诉还是致谢。
- 提供读者采取行动所需的信息。 日期、参考编号、截止日期以及确切的问题或请求,应放在中间段落。
- 说明您的诉求。 结尾写明您希望对方采取的行动,向读者致谢,并说明如何联系您。
- 正文控制在约 350 个单词以内。 商务信函通常可以放在一页之内,正文超出时本工具会发出提醒。
- 使用真实人物的姓名,并确保拼写正确。 寄出之前,请对照该机构的官方网站核实。
常见问题
- 什么是齐头式格式?
- 一种商务信函版式,其中每一行都从左页边开始:地址、日期、称呼、正文段落、结尾敬语和签名。信函为单倍行距,各部分与段落之间空一行,段落不缩进。它是美国商务写作中最常见的格式。
- 齐头式与修改齐头式有什么区别?
- 齐头式中,所有内容都靠左对齐。修改齐头式中,发件人地址、日期、结尾敬语和签名从页面中央开始,而收件人地址、称呼和正文仍靠左页边。两种格式在正式信函中都可以接受。
- 应该用 Yours sincerely 还是 Yours faithfully?
- 在英式信函中,称呼包含姓名时(如 Dear Ms Rivera)用 Yours sincerely;不包含姓名时(如 Dear Sir or Madam)用 Yours faithfully。美式信函通常无论是否知道姓名,都用 Sincerely 结尾。
- 不知道收信人的姓名时,该如何称呼?
- 先尝试在该机构的网站上查找,或致电询问。如果做不到,可以使用职位称呼,如 Dear Hiring Manager 或 Dear Admissions Committee,也可以用 Dear Sir or Madam。To Whom It May Concern 在美国很常见,但读起来可能显得生硬。
- 日期应该放在正式信函的哪里?
- 放在您的地址之下、收信人地址之上,前后各空一行。在美式修改齐头式中,日期从页面中央开始。美式写作 March 12, 2026;英式写作 12 March 2026,不加逗号。
- 称呼之后应使用冒号还是逗号?
- 冒号是美式商务信函的惯例。逗号常用于私人信件;英式信函采用开放式标点时,称呼和结尾之后都不加逗号。在英式格式中勾选开放式标点选项,即可去掉称呼和结尾后的逗号。
- 本工具会替我写信吗?
- 不会。它只是排版您输入的细节和段落,并在某个段落为空时显示提示语。这是诚实的模板,不使用人工智能。内容、语气与校对都由您负责。