نموذج الخطاب الرسمي

كيفية استخدام نموذج الخطاب الرسمي

1. 1. اختر التنسيق والغرض. اختر الكتلة الكاملة (US) أو الكتلة المعدّلة (US) أو الكتلة (UK). الغرض يغيّر فقط نصوص الإرشاد في الفقرات الفارغة.
2. 2. املأ البيانات. أضف اسمك وعنوانك والتاريخ، واسم المرسَل إليه ومسماه الوظيفي ومؤسسته وعنوانه. وحدّد هل تعرف اسم المرسَل إليه، لأن ذلك يحدد التحية، وفي الخطاب البريطاني يحدد عبارة الختام أيضًا.
3. 3. اكتب ثلاث فقرات قصيرة. تبيّن الافتتاحية سبب كتابتك، وتعرض الفقرة الوسطى التفاصيل، ويذكر الختام ما تريده ويشكر القارئ. يأتي سطر الموضوع الاختياري بعد التحية.
4. 4. راجع التخطيط، ثم انسخ الخطاب أو نزّله أو اطبعه. تُظهر الأقواس المميّزة أي جزء ما زال فارغًا. ووقّع الرسالة المطبوعة بخط يدك في المساحة فوق اسمك المكتوب.

مقارنة التخطيطات الثلاثة

في الأنماط الثلاثة تأتي الأجزاء بالترتيب نفسه: عنوان المرسِل، ثم التاريخ، ثم اسم المرسَل إليه وعنوانه، ثم التحية، ثم سطر الموضوع الاختياري، ثم المتن، ثم الختام، ثم أربعة أسطر فارغة للتوقيع، ثم اسمك المكتوب. تأتي أسطر المرفقات والنسخ في الأخير. لا تُزاح الفقرات، ويفصل سطر فارغ بينها. وفي تخطيط UK يُعد وضع عنوان المرسِل في أعلى الجهة اليمنى (وهو تقليد إنجليزي قديم) اختياريًا، إذ صارت المحاذاة إلى اليسار هي المعيار الحالي.

مطابقة التحية وعبارة الختام

قاعدة UK ثنائية: حين تخاطب شخصًا باسمه يكون الختام Yours sincerely (مع خالص التحية)، وحين لا تذكر الاسم يكون Yours faithfully (وتفضلوا بقبول فائق الاحترام). وفي الإنجليزية تُكتب الكلمة الأولى فقط بحرف كبير. أما الخطابات الأمريكية فلا تتبع هذه القاعدة: Sincerely تصلح في الحالتين، وكذلك Respectfully وBest regards وYours truly مستعملة. وحيثما أمكن، ابحث عن الاسم واكتب إلى شخص بعينه، فالخطاب الموجّه إلى قارئ مسمّى أفضل من أي تحية عامة.

الحفاظ على الخطاب في صفحة واحدة

• ابدأ بالغرض. توضح الجملة الأولى سبب كتابتك: للاستفسار، أو للتقديم، أو للشكوى، أو للشكر.
• قدّم ما يحتاجه القارئ ليتصرف. التواريخ وأرقام المراجع والمواعيد النهائية والسؤال أو الطلب بدقة، كلها تنتمي إلى الفقرة الوسطى.
• اذكر ما تريده. اختتم بالإجراء الذي تتمناه، واشكر القارئ، وأخبره كيف يمكنه التواصل معك.
• اجعل المتن في حدود 350 كلمة تقريبًا أو أقل. تتسع الخطابات التجارية عادةً لصفحة واحدة، وتحذّرك الأداة حين يطول المتن.
• استعمل اسم شخص حقيقي مكتوبًا بشكل صحيح. تحقق منه في موقع المؤسسة نفسها قبل إرسال الخطاب.

الأسئلة الشائعة

ما هو تنسيق الكتلة الكاملة؟

تخطيط للخطابات التجارية تبدأ فيه كل الأسطر من الهامش الأيسر: العناوين والتاريخ والتحية والفقرات والختام والتوقيع. التباعد بين الأسطر مفرد، مع سطر فارغ بين الأجزاء وبين الفقرات، ولا تُزاح أي فقرة. وهو الأكثر شيوعًا في الكتابة التجارية الأمريكية.

ما الفرق بين الكتلة والكتلة المعدّلة؟

في الكتلة الكاملة كل شيء مُحاذى إلى اليسار. وفي الكتلة المعدّلة يبدأ عنوان المرسِل والتاريخ والختام والتوقيع من منتصف الصفحة، بينما يبقى عنوان المرسَل إليه والتحية والمتن عند الهامش الأيسر. وكلا التخطيطين مقبول في الخطابات الرسمية.

هل أكتب Yours sincerely أم Yours faithfully؟

في الخطاب البريطاني استعمل مع خالص التحية (Yours sincerely) حين تتضمن التحية اسمًا، مثل Dear Ms Rivera، واستعمل وتفضلوا بقبول فائق الاحترام (Yours faithfully) حين لا تتضمنه، مثل Dear Sir or Madam. وتُختتم الخطابات الأمريكية عادةً بعبارة مع خالص التحية (Sincerely) سواء عُرف الاسم أم لم يُعرف.

كيف أخاطب خطابًا دون أن أعرف الاسم؟

حاول أولًا أن تجده في موقع المؤسسة أو بالهاتف. وإن تعذّر ذلك فاستعمل صفة مثل حضرة مدير التوظيف أو حضرة لجنة القبول، أو حضرة السيد أو السيدة. وعبارة «إلى من يهمه الأمر» شائعة في الولايات المتحدة لكنها قد تبدو غير شخصية.

أين يوضع التاريخ في الخطاب الرسمي؟

أسفل عنوانك وأعلى عنوان المرسَل إليه، مع سطر فارغ قبله وبعده. وفي الكتلة المعدّلة الأمريكية يبدأ التاريخ من المنتصف. في الولايات المتحدة تكتب March 12, 2026، وفي بريطانيا تكتب 12 March 2026 بلا فاصلة.

هل أستعمل النقطتين أم الفاصلة بعد التحية؟

النقطتان الرأسيتان هما العرف الأمريكي في الخطابات التجارية. والفاصلة شائعة في الخطابات الشخصية، وفي الخطابات البريطانية حيث يحذف الترقيم المفتوح الفاصلة كليًا. ضع علامة في مربع الترقيم المفتوح في تنسيق UK لإزالة الفواصل بعد التحية وبعد الختام.

هل تكتب الأداة الخطاب نيابةً عني؟

لا. تنسّق الأداة التفاصيل والفقرات التي تكتبها، وتُظهر إرشادًا حيث تكون الفقرة فارغة — قوالب صادقة دون ذكاء اصطناعي. أما المضمون والنبرة والتدقيق اللغوي فمسؤوليتك أنت.