Mẫu Thư Trang Trọng

Cách Sử Dụng Mẫu Thư Trang Trọng

1. 1. Chọn kiểu trình bày và mục đích. Chọn khối đầy đủ của Mỹ, khối sửa đổi của Mỹ hoặc khối kiểu Anh. Mục đích chỉ thay đổi các gợi ý trong những đoạn còn trống.
2. 2. Điền thông tin. Thêm tên và địa chỉ của bạn, ngày tháng, cùng tên, chức danh, tổ chức và địa chỉ của người nhận. Cho biết bạn có biết tên người nhận hay không, vì điều đó quyết định lời chào và, trong thư kiểu Anh, cả lời kết.
3. 3. Viết ba đoạn ngắn. Đoạn mở đầu nêu lý do bạn viết, đoạn giữa đưa ra chi tiết, và đoạn kết nêu điều bạn muốn và cảm ơn người đọc. Tiêu đề thư là tùy chọn, đặt sau lời chào.
4. 4. Kiểm tra bố cục, rồi sao chép, tải về hoặc in. Các dấu ngoặc được tô sáng đánh dấu bất cứ chỗ nào còn trống. Hãy ký tay vào bản in, ở khoảng trống phía trên tên đã gõ của bạn.

So Sánh Ba Kiểu Trình Bày

Trong cả ba kiểu, các phần xuất hiện theo cùng một thứ tự: địa chỉ người gửi, ngày, tên và địa chỉ người nhận, lời chào, tiêu đề thư (nếu có), nội dung, lời kết, bốn dòng để ký tên, và tên đã gõ của bạn. Dòng tài liệu đính kèm và dòng bản sao gửi đến nằm cuối cùng. Các đoạn không thụt đầu dòng, và một dòng trống ngăn cách các đoạn. Trong kiểu khối Anh, việc đặt địa chỉ người gửi ở góc trên bên phải là tùy chọn; hiện nay khối căn trái là tiêu chuẩn.

Khớp Lời Chào và Lời Kết

Quy tắc của Anh là một cặp đôi: khi bạn xưng hô với một người bằng tên, lời kết là Yours sincerely; khi không có tên, lời kết là Yours faithfully. Chỉ từ đầu tiên được viết hoa. Thư kiểu Mỹ không theo quy tắc này: Sincerely dùng được trong cả hai trường hợp, và Respectfully, Best regards và Yours truly cũng đang được dùng. Khi có thể, hãy tìm tên và viết cho một người cụ thể. Thư gửi đến một người có tên luôn tốt hơn bất kỳ lời chào chung chung nào.

Giữ Thư Trong Một Trang

• Mở đầu bằng mục đích. Câu đầu tiên nói rõ bạn viết để làm gì: để hỏi, để ứng tuyển, để khiếu nại, hoặc để cảm ơn.
• Cung cấp những gì người đọc cần để hành động. Ngày tháng, mã số tham chiếu, thời hạn và câu hỏi hay yêu cầu chính xác thuộc về đoạn giữa.
• Nói rõ điều bạn mong muốn. Kết thư bằng hành động bạn hy vọng, cảm ơn người đọc, và cho biết cách liên hệ với bạn.
• Giữ phần nội dung dưới khoảng 350 từ. Thư kinh doanh thường vừa một trang, và công cụ sẽ cảnh báo khi phần nội dung dài hơn.
• Dùng đúng tên của một người thật, viết đúng chính tả. Hãy kiểm tra tên trên trang web của tổ chức trước khi gửi thư.

Câu Hỏi Thường Gặp

Kiểu khối đầy đủ là gì?

Đây là kiểu trình bày thư kinh doanh trong đó mọi dòng đều bắt đầu từ lề trái: địa chỉ, ngày, lời chào, các đoạn nội dung, lời kết và chữ ký. Thư được in cách dòng đơn, với một dòng trống giữa các phần và giữa các đoạn, và không đoạn nào thụt đầu dòng. Đây là kiểu phổ biến nhất trong văn bản kinh doanh ở Mỹ.

Khác biệt giữa kiểu khối và kiểu khối sửa đổi là gì?

Trong kiểu khối đầy đủ, mọi thứ đều căn trái. Trong kiểu khối sửa đổi, địa chỉ người gửi, ngày, lời kết và chữ ký bắt đầu ở giữa trang, còn địa chỉ người nhận, lời chào và nội dung vẫn ở lề trái. Cả hai đều được chấp nhận đối với thư trang trọng.

Nên dùng Yours sincerely hay Yours faithfully?

Trong thư kiểu Anh, dùng Yours sincerely khi lời chào có tên, như Dear Ms Rivera, và Yours faithfully khi không có tên, như Dear Sir or Madam. Thư kiểu Mỹ thường kết bằng Sincerely, dù có biết tên người nhận hay không.

Làm thế nào để viết thư khi không biết tên người nhận?

Trước tiên hãy thử tìm tên trên trang web của tổ chức hoặc qua điện thoại. Nếu không được, hãy dùng một chức danh như Dear Hiring Manager hoặc Dear Admissions Committee, hay Dear Sir or Madam. To Whom It May Concern khá phổ biến ở Mỹ nhưng có thể nghe thiếu tính cá nhân.

Ngày tháng đặt ở đâu trong thư trang trọng?

Bên dưới địa chỉ của bạn và phía trên địa chỉ người nhận, với một dòng trống trước và sau. Trong kiểu khối sửa đổi của Mỹ, ngày bắt đầu ở giữa trang. Thư Mỹ ghi March 12, 2026; thư Anh ghi 12 March 2026, không có dấu phẩy.

Sau lời chào dùng dấu hai chấm hay dấu phẩy?

Dấu hai chấm là quy ước của Mỹ cho thư kinh doanh. Dấu phẩy phổ biến trong thư cá nhân, còn trong thư kiểu Anh, kiểu dấu câu mở bỏ hẳn dấu phẩy. Chọn ô dấu câu mở ở kiểu Anh để bỏ các dấu phẩy sau lời chào và lời kết.

Công cụ này có viết thư thay tôi không?

Không. Công cụ chỉ trình bày các thông tin và đoạn văn bạn gõ, và hiển thị gợi ý ở những đoạn còn trống — mẫu thư trung thực, không dùng AI. Nội dung, giọng văn và việc hiệu đính là của bạn.